Najczęściej spotykanym błędem, który obserwujemy, jest założenie przez przedsiębiorstwa, że dostawca cyfrowego paszportu mebli jest automatycznie tą samą stroną co producent. To nie jest oczywiste. Rola dostawcy wiąże się z tym, kto wprowadza meble na rynek europejski pod własną nazwą lub je sprzedaje, i może to być importer, dystrybutor pod własną marką lub wyposażeniowiec, który zleca montaż mebli.
Następstwem tego zamieszania jest efekt podwójny. Niektóre przedsiębiorstwa uważają, że obowiązek ich nie dotyczy, ponieważ "nie są producentem", podczas gdy inne zakładają, że dostawca z dalszej części łańcucha wszystko sobie poradzi. Obie te założenia mogą prowadzić do sytuacji, w której nikt w łańcuchu faktycznie nie zbiera danych i nie zleca sporządzenia paszportu.
Błąd w praktyce
Zamieszanie zwykle pojawia się u przedsiębiorstw, które nie produkują samodzielnie, ale są twarzą produktu. Pomyśl o importerze, który zleca produkcję mebli biurowych poza Unią Europejską i sprzedaje je pod własną marką, lub wyposażeniowcu, który zleca montaż mebli zgodnie z własnymi specyfikacjami i następnie dostarcza je do zleceniodawcy. W obu przypadkach pytanie "kto jest tutaj dostawcą" może mieć inną odpowiedź niż się intuicyjnie wydaje.
Rozpoznawalny przykład
Producent mebli spoza UE dostarcza krzesła holenderskiemu importerowi. Ten importer nakleja na nich własną etykietę marki i sprzedaje krzesła dalej projektantowi wnętrz, który z kolei dostarcza je do biura. Która z tych trzech stron odpowiada za zlecenie sporządzenia paszportu, zależy od tego, kto faktycznie wprowadza produkt na rynek pod jaką nazwą, a nie od tego, kto fizycznie wytworzył meble. Tego rodzaju łańcuchy w branży meblarskiej są raczej normą niż wyjątkiem, właśnie dlatego że private label i własne znaki towarowe są powszechne.
Dlaczego ten błąd pojawia się tak często
Termin "dostawca" jest dla większości przedsiębiorców nowy. To, co jest znane, to rozróżnienie między producentem, importerem i dystrybutorem z istniejących zasad dotyczących bezpieczeństwa produktu i znakowania CE. Wtedy kusić jest założenie, że podział ról dla cyfrowego paszportu produktu przebiega dokładnie tak samo jak dla wcześniejszych zasad. Rozporządzenie ma jednak własny podział ról, a jedna strona może pełnić inną rolę dla jednego produktu niż dla innego. Kto dla jednej linii produktów jedynie kupuje i odsprzedaje, może dla innej linii rzeczywiście być tym, kto wprowadza produkt pod własną nazwą na rynek.
Co opisuje rozporządzenie
Rozporządzenie rozróżnia różne role w łańcuchu i wiąże obowiązek zlecenia sporządzenia paszportu z tym, kto odpowiada za wprowadzenie produktu do obrotu, a nie z tym, kto go fizycznie wytworzył. W przypadku mebli dokładne wdrożenie jeszcze nastąpi: zgodnie z planem działań Komisji Europejskiej akt delegowany dotyczący mebli oczekiwany jest około 2028 r., a data ta nie jest jeszcze ostateczna. Gdy tylko akt ten zostanie opublikowany, będzie również jaśniej, jak podział ról dla mebli konkretnie będzie uzupełniony. Do tego czasu warto już zapoznać się definicje jeszcze raz dokładnie przeczytać, aby wiedzieć, jakie pytania można sobie i swoim partnerom łańcuchowym postawić.
Jak uniknąć tego błędu
Najbardziej praktycznym krokiem nie jest wyznaczenie jednej stałej roli dla całej firmy, ale zbadanie dla każdej linii produktów, kto pełni jaką rolę. Jeśli wprowadzacie na rynek marca własnej marki na zakupione meble, istnieje realna szansa, że zostaniecie wskazani jako dostawca, nawet jeśli sami niczego nie produkujecie. Jeśli natomiast kupujecie meble pod marką innej strony i sprzedajecie je bez zmian, podział ról może być inny. Warto wyraźnie omówić to pytanie z dostawcami i ustalić w umowach, kto dostarcza jakie dane i kto odpowiada za przygotowanie pasportu. Organy nadzoru i oficjalny tekst rozporządzenia pozostają właściwym miejscem do wyrażenia opinii na temat waszej sytuacji; inne firmy napotykają podobne pytania, i przegląd często zadawanych pytań pokazuje, jak są one zwykle formułowane.
Co to oznacza dla waszego następnego kroku
Chcecie wiedzieć, jak taki paszport będzie wyglądał konkretnie i jak przetwarzamy te dane na paszport, ten przegląd znajdziecie na naszej stronie. A jeśli nie jesteście pewni, która rola prawdopodobnie pasuje do waszej firmy, często widać to szybciej niż się spodziewacie: dzięki bezpłatnej szybkiej ocenie możecie w kilku pytaniach zobaczyć, gdzie stoi wasza firma, bez konieczności wcześniejszego tworzenia konta.