Yleisin virhe, jonka näemme, on se, että yritykset olettavat huonekalupasportin tarjoajan olevan automaattisesti sama osapuoli kuin valmistaja. Se ei ole itsestään selvää. Tarjoajan rooli liittyy siihen, kuka tuo huonekalun omalla nimellä Euroopan markkinoille tai myy sitä, ja se voi yhtä hyvin olla maahantuoja, jakeluyhtiö omalla brändillään tai projektisisustaja, joka tilaa huonekalut koottavaksi.
Seurauksena tästä sekaannuksesta on kaksitahoinen. Jotkut yritykset ajattelevat, että velvoite ei koske niitä, koska ne "eivät ole valmistaja", kun taas toiset taas olettavat, että toimittaja ketjussa hoitaa kaiken. Molemmat oletukset voivat johtaa siihen, että kukaan ketjussa ei todellisuudessa kerää tietoja ja tee pasporttia.
Käytännön virhe
Sekaannus syntyy yleensä yrityksissä, jotka eivät itse tuota, mutta ovat kuitenkin tuotteen kasvot. Ajattele maahantuojaa, joka tilaa toimistohuonekaluja Euroopan unionin ulkopuolelta ja myy niitä omalla merkkinimellänsä, tai projektisisustajaa, joka tilaa huonekalut koottavaksi omien spesifikaatioiden mukaan ja toimittaa ne sitten tilaajalle. Molemmissa tapauksissa kysymys "kuka on tässä tarjoaja" voi saada eri vastauksen kuin intuitiivisesti vaikuttaisi.
Tunnistettava esimerkki
Huonekalujen valmistaja EU:n ulkopuolella toimittaa tuoleja hollantilaisen maahantuojan luo. Tämä maahantuoja laittaa siihen oman merkkinsä ja myy tuolit projektisisustajalle, joka puolestaan toimittaa ne toimistoon. Se, kumpi näistä kolmesta osapuolesta on vastuussa pasportin laadintamisesta, riippuu siitä, kuka todellisuudessa tuo tuotteen markkinoille millä nimellä, ei siitä, kuka huonekalun fyysisesti valmisti. Tällaisia ketjuja esiintyy huonekaluteollisuudessa useammin kuin poikkeuksellisesti, juuri siksi että yksityinen merkkituotanto ja oman merkin käyttö ovat yleisiä.
Miksi tämä sekaannus on niin yleinen
Termi "tarjoaja" on useimmille yrittäjille uusi. Se, mikä on tuttua, on valmistajan, maahantuojan ja jakelijan ero olemassa olevista tuoteturvallisuutta ja CE-merkintää koskevista säännöistä. Silloin houkuttelevaa on olettaa, että roolien jakautuminen digitaaliselle tuotepassille on täsmälleen sama kuin näille aiemmille säännöille. Asetuksella on kuitenkin oma roolijako, ja osapuoli voi hoitaa eri roolia eri tuotteille. Kuka yhdelle tuotelinjalle vain ostaa ja myy edelleen, voi toiselle linjalle hyvinä olla se, joka tuo tuotteen markkinoille omalla nimellä.
Mitä asetus kuvailee
Asetus erottaa ketjun eri roolit ja sitoo pasportin laadintamisvelvoitteen siihen, kuka on vastuussa tuotteen markkinoille saattamisesta, ei siihen, kuka sen fyysisesti valmistaa. Huonekaluille on vielä saatava tarkempi käsittely: Euroopan komission työsuunnitelman mukaan huonekaluja koskevan delegoidun säädöksen odotetaan olevan valmiina noin vuonna 2028, eikä tämä päivämäärä ole vielä vahvistettu. Kun säädös on julkaistu, tulee selkeämmäksi myös se, kuinka roolien jakautuminen huonekaluille erityisesti määritellään. Siihen asti on hyödyllistä lukea olemassa olevat määritelmät uudelleen huolellisesti määritelmät uudelleen huolellisesti, jotta tiedätte, mitä kysymyksiä voitte esittää itsellenne ja ketjun kumppaneilleen.
Kuinka välttää tämän virheen
Käytännöllisin toimenpide on olla nimeämättä yhtä kiinteää roolia koko yrityksellesi, vaan selvittää tuotelinjakohtaisesti, kuka täyttää mitäkin roolia. Jos välitätte omaa brändiä ostetuista huonekaluista, on hyvin mahdollista, että teitä pidetään tarjoajana, vaikka ette itse tuottaisi mitään. Jos taas ostatte huonekaluja toisen osapuolen brändillä ja myytätte ne muuttamattomina eteenpäin, roolijako voi olla erilainen. On hyödyllistä keskustella tästä kysymyksestä nimenomaisesti toimittajienne kanssa ja määritellä sopimuksissa, kuka toimittaa mitäkin tietoja ja kuka vastaa digitaalisen tuotepassin kokoamisesta. Valvontaviranomaiset ja asetuksen virallinen teksti ovat oikea paikka päätökselle omastanne tilanteestanne; muut yritykset kohtaavat samankaltaisia kysymyksiä, ja usein kysytyissä kysymyksissä oleva yleiskatsaus näyttää, miten ne yleensä muotoillaan.
Mitä tämä tarkoittaa seuraavalle askeleellenne
Haluatteko tietää, miltä tällainen passi tulevaisuudessa käytännössä näyttää ja miten käsittelemme nämä tiedot passaksi, löydätte sen yleiskatsauksen sivuiltamme. Ja jos ette vielä ole varmoja, mikä rooli todennäköisesti sopii yrityksellenne, se on usein nähtävissä nopeammin kuin luulete: ilmaisen pika-arvioinnin avulla voitte muutamalla kysymyksellä nähdä, missä yrityksenne on, ilman että tarvitsette luoda tiliä ensin.