Co to jest GS1 Digital Link i czy go potrzebuję do produktowego paszportu?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

GS1 Digital Link nie jest oddzielną obowiązkową częścią paszportu produktu, lecz technicznym standardem określającym sposób, w jaki kod QR lub inny nośnik danych odsyła do informacji. ESPR określa w artykule 11, jakim wymogom technicznych musi spełniać cyfrowy paszport produktu, a w artykule 12, jak powinna wyglądać unikatowa identyfikacja produktu. GS1 Digital Link jest jednym ze sposobów spełnienia tych wymogów technicznych, zbudowanym wokół istniejących kodów identyfikacyjnych GS1, takich jak GTIN.

Nośnik danych odsyłający do paszportu

Artykuł 11 ESPR wymaga nośnika danych — zwykle kodu QR — odsyłającego do paszportu produktu. GS1 Digital Link jest sposobem na zbudowanie odsyłacza w taki sposób, że jeden i ten sam kod QR może służyć wielu celom: skan dokonany przez konsumenta może prowadzić do informacji o produkcie, a skan w magazynie do danych magazynowych. Dla producenta mebli oznacza to, że wybór GS1 Digital Link jest szczególnie istotny, jeśli już pracuje się z kodami GS1, na przykład dlatego, że żąda tego hurtownia lub sprzedawca detaliczny. Sposób, w jaki nośnik danych znajduje się na samym meblu, opisany jest na stronie dotyczącej kodu QR na produkcie.

Unikatowa identyfikacja produktu

Artykuł 12 ESPR wymaga unikatowej identyfikacji, która pozwala odróżnić dany produkt od innych produktów. GS1 do tego celu wykorzystuje GTIN, kod często już używany w branży meblarskiej do celów logistycznych. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że praktycznie należy sprawdzić, czy istniejące kodowanie produktów nadaje się jako podstawa identyfikacji wymaganej przez paszport, czy też potrzebna jest dodatkowa struktura. Więcej na temat wymogów dotyczących tego kodu znajduje się na stronie dotyczącej unikatowej identyfikacji produktu.

Połączenie z istniejącymi systemami

Kto już pracuje z kodami GS1 w systemie ERP, zarządzaniu zapasami lub e-commerce, ma w GS1 Digital Link punkt zaczepienia do podpięcia paszportu produktu bez konieczności tworzenia całkowicie odrębnego systemu identyfikacyjnych kodów. Jest to szczególnie praktyczne dla przedsiębiorstw, które od lat pracują z GTIN dla dostawców lub partnerów handlu detalicznego. Sposób, w jaki to połączenie z własnym systemem wygląda w praktyce, opisany jest na stronie dotyczącej połączenia z własnym systemem ERP lub zarządzania zapasami.

Gdzie pada w praktyce

Pierwsza sytuacja to przypadek, gdy przedsiębiorstwo zakłada, że GS1 Digital Link jest obowiązkowy, ponieważ jest tak często wymieniane w kontekście paszportów produktów. Sama ESPR nie określa konkretnego standardu technicznego w artykułach 11 i 12; standard ten musi być doprecyzowany. Założenie, że jedna określona technologia jest jedyną drogą, prowadzi do niepotrzebnych inwestycji w momencie, gdy dokładne wymogi nie są jeszcze ustalone.

Druga sytuacja powstaje, gdy przedsiębiorstwo ma już strukturę GTIN, ale nigdy jej nie dostosowało do wymogu, aby identyfikacja była unikatowa dla każdego produktu zgodnie z artykułem 12. GTIN przydzielony na poziomie modelu, zamiast na poziomie pojedynczego sprzedawanego produktu, nie stanowi bezpośredniego dopasowania.

Trzecia sytuacja to przypadek, gdy kod QR jest wprawdzie zbudowany zgodnie ze strukturą GS1, ale odsyłacz znajdujący się u jego podstaw nie pozostaje dostępny przez dłuższy czas. Paszport produktu musi pozostać dostępny przez okres jego obowiązywania; dokładne określenie tego okresu znajduje się na stronie dotyczącej tego, jak długo paszport produktu musi być dostępny. Technicznie poprawna struktura GS1 Digital Link nic nie mówi o tym, czy serwer za nią stojący będzie jeszcze aktywny za kilka lat.

Czwarta sytuacja to przypadek, gdy różne działy w przedsiębiorstwie — sprzedaż, logistyka, compliance — każdy ma swoje wyobrażenie o tym, która kod jest "kodem" produktu, co powoduje, że dla tego samego produktu istnieje wiele identyfikacji obok siebie. To utrudnia retrospektywne określenie, która kod powinien znaleźć się w paszporcie.

Piąta sytuacja pojawia się w przypadku mebli składających się z kilku części, takich jak szafka z oddzielnie sprzedawanymi półkami lub kanapa z luźnymi modułami. Jeśli z góry nie ustalono, czy kod identyfikacyjny przydzielany jest na poziomie całości czy części, powstaje niejasność co do tego, gdzie trafiają poszczególne kody QR. To bezpośrednio dotyczy pytania omawianego na stronie o meblu składającym się z luźnych części.

Co można rejestrować

• Przegląd kodów produktów (GTIN lub inne), które są już używane w przedsiębiorstwie, oraz na jakim poziomie — model, wariant czy indywidualny produkt — te kody zostały przydzielone.
• Ustalenie wewnątrz przedsiębiorstwa, kto odpowiada za przydzielanie nowych kodów identyfikacyjnych, aby nie powstawały różne kody dla tego samego produktu w różnych departamentach.
• Opis tego, jak istniejące kodowanie produktów odnosi się do wymogu unikalnego kodu identyfikacyjnego na produkt, wraz z ewentualnymi zmianami, które są do tego niezbędne.
• Ustalona umowa ze stroną, która technicznie przygotowuje kod QR lub nośnik danych, dotycząca używanego standardu i jego uzasadnienia.
• Notka dotycząca powiązania produktowego pasportu z systemami wewnętrznymi, takimi jak ERP lub zarządzanie zapasami, aby przy zmianie systemu jasne było, skąd pochodzą poszczególne dane.
• Dokumentacja dotycząca sposobu postępowania z produktami, które ulegają zmianie po opublikowaniu pasportu, na przykład w przypadku zmienionego składu lub kompozycji — istotne w połączeniu z informacją na stronie o zmianie danych po opublikowaniu.