Czy muszę ujawniać wrażliwe dane biznesowe o moich meblach?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Udostępniać wyłącznie dane ustawowo wymagane, nie więcej

Artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa, które dane powinny znaleźć się w cyfrowym paszporcie produktu. Jest to określony zestaw: chodzi o dane niezbędne do identyfikacji, konserwacji, ponownego wykorzystania i przetwarzania mebla, a nie wszystkie informacje o produkcie i procesie produkcji. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to przede wszystkim pytanie sortowacyjne: które dane znajdujące się obecnie w wewnętrznych systemach powinny znaleźć się w paszporcie, a które nie? Umowa z dostawcą, cena zakupu lub receptura składu kleju zazwyczaj do tego nie należą — które dokładnie dane mają zastosowanie w praktyce, opisane są na stronie dotyczącej jakie dane będą zawarte w paszporcie produktu dla mebli.

Udostępniać dane właściwym stronom w łańcuchu dostaw

Artykuł 38 ESPR traktuje o obowiązkach aktorów w łańcuchu dostaw: kto powinien przekazywać jakie informacje komu. To bezpośrednio wiąże się z kwestią poufności biznesowej, ponieważ podwykonawca dostarczający komponenty lub materiały przekazuje w ten sposób również część swojej własnej wiedzy stronie dalej w łańcuchu. Dla mniejszego producenta oznacza to konieczność zastanowienia się, które dane udostępnić, a które nie udostępniać odbiorcy, oraz na jakim poziomie szczegółowości. Nie każda strona w łańcuchu ma bowiem dostęp do tych samych danych; kto dokładnie może przeglądać co, opisane jest na stronie dotyczącej kto może przeglądać które dane z paszportu produktu.

Rozróżnianie między danymi publicznymi a niebędącymi publicznymi

Nie wszystkie dane w paszporcie są dostępne dla każdego. Niektóre dane są przeznaczone dla konsumenta lub użytkownika, inne dla inspektora rynku, a jeszcze inne wyłącznie dla recyklera na koniec cyklu życia produktu. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że wypełnianie paszportu nie jest tylko ćwiczeniem technicznym ("jaką wartość wpisuję tutaj"), ale także pytaniem klasyfikacyjnym: jaka grupa odbiorców odpowiada danym. Tego rozróżnienia zwykle nie można wypełnić tak swobodnie, jak się wydaje — klasyfikacja jest w dużej mierze ustalona w przepisach i późniejszych aktach delegowanych dla każdej grupy produktów.

Unikać powiązań prowadzących do ujawnienia tajemnic biznesowych, tam gdzie to możliwe

Dane, które wydają się same w sobie nieszkodliwe — skład materiału, stosunek wagowy, dostawca określonego komponentu — mogą w połączeniu z innymi danymi ujawnić coś o recepturze lub procesie produkcji. Dla przedsiębiorstwa posiadającego własną opracowaną konstrukcję lub powłokę oznacza to, że wypełnianie pola paszportu wymaga krótko zastanowienia się nad tym, co całokształt wszystkich wypełnionych pól ujawni osobie postronnej, a nie tylko nad każdym polem oddzielnie.

Gdzie pada w praktyce

Producent wypełnia pole paszportu dotyczące składu materiału dokładną recepturą własnie opracowywanego miksu kleju lub powłoki, podczas gdy bardziej ogólne oznaczenie (na przykład grupa substancji) wystarczyłoby dla celu paszportu.

Importer kopiuje dane bezpośrednio z karty katalogowej dostawcy do paszportu, w tym wewnętrzny kod artykułu lub nazwę dostawcy, które nie były przeznaczone dla użytkownika końcowego.

Projektant powierzchni dzieli w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pełny dokument źródłowy z zamawiającym, w tym raporty z badań podstawowych i korespondencję, zamiast danych, które sam paszport przewiduje.

Producent mebli na zamówienie obawia się, że podanie materiałów dla każdej części może ujawnić konkurentom własną metodę konstruowania, i dlatego zbyt długo odkłada wypełnianie tej części paszportu — podczas gdy pytanie, na ile szczegółowe powinno to być, można oddzielnie uwzględnić na stronie dotyczącej czy materiał musi być określony dla każdej części mebla.

Przedsiębiorstwo pracujące z wieloma podwykonawcami nie ma jasności, kto w łańcuchu dostarczył już jaką część danych, i dlatego gromadzi poufne informacje biznesowe od podwykonawców podwójnie, bez wyjaśnienia, kto może te dane wykorzystywać dalej.

Co można rejestrować

• Wewnętrzna lista wskazująca, które dane powinny być zawarte w paszporcie, a które pozostają wewnętrzne (na przykład receptura, cena kosztu, nazwa dostawcy), aby każdy pracownik wypełniający paszport nie musiał ponownie dokonywać tej oceny.
• Porozumienie z dostawcami dotyczące szczegółowego poziomu danych materiałowych, które są przekazywane, oraz formy, w jakiej są przekazywane — jest to zgodne z wymogami dotyczącymi substancji niebezpiecznych w paszporcie, patrz strona dotycząca które substancje niebezpieczne muszą być wymienione w paszporcie produktu meblowego.
• Szablon lub lista kontrolna określająca, które elementy są wysyłane, a które nie są wysyłane do zamawiającego w ramach postępowania przetargowego lub zapytania ofertowego, niezależnie od tego, co znajduje się w paszporcie publicznym.
• Przegląd osób w ramach własnego przedsiębiorstwa, które mają dostęp do danych źródłowych paszportu (na przykład system ERP lub baza danych produktów) oraz osób zarządzających tym przeglądem.
• Ustalone porozumienie ze stroną, która składa i hostuje paszport w imieniu przedsiębiorstwa, dotyczące danych, które otrzymują, jak długo są przechowywane i kto ma do nich dostęp.
• Notatka dotycząca produktów złożonych (na przykład sofa z materiałem tekstylnym, drewnem i metalem) odnosząca się do szczegółowego poziomu udostępnianych informacji dla każdej grupy materiałowej — istotne przy gromadzeniu danych dotyczących tekstyliów i tkanin obiciowych w paszporcie produktu.