Hoe lang moet ik reserveonderdelen voor meubels beschikbaar houden?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) maakt het mogelijk dat er per productgroep — waaronder meubels — specifieke eisen komen over reparatie en reserveonderdelen. Dat gebeurt via een gedelegeerde handeling, die op productgroep-niveau vastlegt welke prestatie- en informatievereisten gelden. Voor meubels is die handeling er nog niet. Wat we hieronder beschrijven, is dus het kader zoals de ESPR dat schetst in de artikelen 5 tot en met 7 — niet een concrete termijn, want die staat nergens in de huidige tekst.

Beschikbaarheid van onderdelen als mogelijk ecologisch-ontwerpvereiste

Artikel 5 van de ESPR noemt beschikbaarheid van reserveonderdelen als een van de aspecten die in een productgroep-specifieke verordening geregeld kunnen worden, samen met zaken als reparatievriendelijkheid, demontage en duurzaamheid. Voor een meubelbedrijf betekent dit concreet: er is nu geen wettelijke termijn voor hoe lang onderdelen (scharnieren, poten, bekledingsstof, mechanismen) beschikbaar moeten blijven. Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels verschijnt, kan die wél een concrete periode vastleggen. Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers doet er praktisch gezien goed aan om nu al te inventariseren welke onderdelen van de eigen producten kritiek zijn voor reparatie, zodat een latere eis niet als verrassing komt.

Informatie over reserveonderdelen in het productpaspoort

Artikel 7 regelt welke informatie in het productpaspoort moet komen, en reparatie-informatie — waaronder gegevens over onderdelen — is een van de categorieën die daarbij horen. Praktisch betekent dit dat wanneer de meubel-specifieke eisen er zijn, het paspoort waarschijnlijk een vindplaats wordt voor informatie over welke onderdelen los verkrijgbaar zijn en via welke weg. Voor een bedrijf dat nu al reserveonderdelen levert (bijvoorbeeld vervangbekleding of onderstellen) is het zinvol die informatie gestructureerd bij te houden, in plaats van alleen op aanvraag via de klantenservice.

Verantwoordelijkheid van de fabrikant voor de onderliggende gegevens

Artikel 27 legt de verplichtingen van fabrikanten vast, waaronder de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens die in het paspoort terechtkomen. Wie wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van meubels leest, ziet dat deze verantwoordelijkheid niet automatisch bij de partij ligt die het paspoort laat opstellen — dat kan een importeur of merkhouder zijn die op basis van fabrikantgegevens werkt. Voor de vraag over reserveonderdelen is dat relevant: wie de gegevens over onderdelen aanlevert, is ook degene die er verantwoordelijk voor is dat die gegevens klopen op het moment dat de eisen concreet worden.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt geregeld terug bij meubelbedrijven die zich hierop voorbereiden:

• Onderdelen worden niet gestandaardiseerd. Elke serie krijgt een net iets andere scharnier of poot, waardoor er feitelijk geen "reserveonderdeel" bestaat maar alleen maatwerk per productiebatch. Dat maakt toekomstige beschikbaarheidseisen moeilijk uitvoerbaar.
• De informatie zit alleen bij de fabriek, niet bij de partij die het paspoort samenstelt. Bij private label of import wordt reparatie-informatie vaak niet meegestuurd, omdat niemand er nu al om vraagt. Wie hier meer over wil weten, leest wie moet de paspoortgegevens leveren bij private label meubels.
• Een importeur denkt dat de verplichting bij de fabrikant buiten de EU blijft liggen. Dat is niet automatisch zo; zie fabrikant buiten de Europese Unie voor hoe die verhouding in de ESPR is ingericht.
• Onderdelen worden wel bewaard, maar nergens geregistreerd wanneer een productielijn stopt. Als een model wordt uitgefaseerd, verdwijnt de kennis over welke onderdelen nog bestonden vaak samen met de productiedocumentatie.
• Aanpassingen aan een bestaand meubel (andere bekleding, ander onderstel) worden niet gezien als iets dat de verantwoordelijkheid voor onderdelen kan verschuiven. Wie een product laat veredelen of aanpassen, kan daarmee onder een andere rol vallen; dat is uitgewerkt in word ik fabrikant als ik een bestaand meubel laat aanpassen of veredelen.

Wat u kunt vastleggen

Ook zonder dat de meubel-specifieke termijn er al is, is het zinvol om nu al structuur aan te brengen:

• Een overzicht per productlijn van welke onderdelen als vervangbaar zijn ontworpen (scharnieren, poten, mechanismen, bekledingsdelen).
• Een vaste procedure voor hoelang onderdelen van uitgefaseerde modellen intern of bij een leverancier op voorraad blijven, los van wat de wet ooit gaat eisen.
• Afspraken met toeleveranciers over wie welke onderdeeldata aanlevert en actueel houdt — relevant bij private label en bij import, zie ook ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR.
• Een vastgelegde verantwoordelijkheid voor de juistheid van reparatie- en onderdeleninformatie, zodat bij een geschil duidelijk is wie welke gegevens heeft aangeleverd — zie ook wie is aansprakelijk bij foute gegevens van een leverancier in het paspoort.
• Een sjabloon voor onderdeeldocumentatie dat nu al aansluit op de categorieën uit artikel 7 van de ESPR, zodat het invoegen in het productpaspoort later een kwestie van aanleveren is in plaats van opnieuw opzetten.

Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd, met een concrete termijn voor beschikbaarheid van reserveonderdelen, werken we dit onderdeel verder uit met de precieze periode en de voorwaarden die daarbij horen.