hvem skal levere pasoplysningerne for private label-møbler

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Hvem der lader møbler fremstille af en tredjepart og derefter markedsfører dem under et eget mærkenavn, betragtes som fabrikant for disse møbler. Det er et af nøglepunkterne fra ESPR: ikke den person, som fysisk fremstiller møblet, bærer forpligtelserne i henhold til artikel 27 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781), men den person, hvis navn eller mærke står på produktet. Det gælder uanset spørgsmålet om, hvor meget indflydelse der er været på designet eller produktionen. Mere om denne afgrænsning står på salg under eget mærke — hvilke forpligtelser pådrager jeg mig?.

Indsamling og samling af data

Artikel 27 pålægger fabrikanten ansvaret for at sikre, at det digitale produktpas eksisterer og er korrekt, også hvis de faktiske produktionsdata kommer fra en leverandør. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder dette normalt, at der skal være en person — ofte inden for indkøb eller kvalitet — som anmoder fabriken om tekniske specifikationer, materialsammensetning og herkomstoplysninger, kontrollerer disse for fuldstændighed og videregiver dem til den part, som samler passet. Hvem der ikke selv ved noget om materialerne, fordi "fabrikken nok ordner det", risikerer at udgive et pas uden at der inden for virksomheden er blevet kontrolleret, om indholdet er sandsynligt.

Sikring af leverandørens medvirken

Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver kravene for aktører i forsyningskæden: hvem der leverer dele, materialer eller halvfabrikata, skal stille de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at opfylde produktkravene. Det vedrører private label direkte, fordi fabrikken, som fremstiller møblet for dig, ofte er den eneste part i kæden, som faktisk har kildedata — træsort, limpakke, coatings, herkomst af metallet i en ramme. Praktisk betyder det, at der i indkøbskontrakten eller i korrespondancen med fabrikken skal være grundlag for at anmode om disse oplysninger og modtage dem i tide. Uden denne aftale er der reel risiko for, at dataene kommer sent, er ufuldstændige eller slet ikke er til rådighed, når passet skal udgives.

Sikring af, at passet opfylder form- og indholdskreavene

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) stiller krav til form og indhold af det digitale produktpas selv: hvilke datakategorier der skal være med, hvordan databæreren knyttes til produktet, og hvordan tilgængelighed og opdatering er reguleret. For en private label-sælger betyder det, at det ikke er nok at have en pdf med specifikationer liggende et sted — dataene skal komme i den rigtige struktur og knyttes til en databærer på eller ved produktet. Dette er typisk den del, hvor en platform som furnipas.eu overtager arbejdet, men de bagvedliggende data skal dog først komme fra producenten (i dette tilfælde: private label-sælgeren).

Hvor det går galt i praksis

En række situationer dukker gentagne gange op i praksis ved private label-indkøb.

Fabrikken leverer et teknisk datablad, men ikke de data, som passet har behov for. Et leverandørdokument med stivhedsklasser og dimensioner er ikke automatisk det samme som materialsammensetningen eller oprindelsesoplysninger, der er relevante for et produktpas. Den, der går ud fra, at det ene dokument erstatter det andet, opdager ofte for sent, at der er et hul i dataene.

Der er ingen kontraktlig aftale om levering af pasdata. Ved mange private label-forhold blev indkøbsaftalen udarbejdet for år siden, længe før produktpasset var aktuel. Uden en tillægsaftale, der fastlægger, hvem der leverer hvilke data og hvornår, er fabrikken ikke forpligtet — og ofte heller ikke vant til — at levere disse oplysninger proaktivt.

Fabrikken ændrer en del eller et materiale uden at meddele det. En private label-sælger, der har forespurgt data en gang og betragter dem som endelige, løber risikoen for, at passet ikke længere stemmer overens med det faktiske produkt, når fabrikken f.eks. bruger en anden lim, belægning eller leverandør af plastdele.

Der indkøbes fra flere fabrikker samtidigt under ét mærkenavn. Ved private label produceres et og samme modelnavn undertiden hos forskellige fabrikanter, med små forskelle i materiale eller konstruktion. Hvis pasdata ikke vedligeholdes pr. produktvariant, opstår der risiko for, at ét pas fejlagtigt bruges for alle varianter.

Uklarhed om, hvem der er ansvarlig, hvis fabrikken selv også leverer direkte til andre parter. Når samme fabrik også leverer produktet under eget mærke eller til en anden private label-kunde, kan der opstå uklarhed om, hvem der skal ordne passet for hvilken markedsversion. Se også for den bredere afgrænsning hvem er ansvarlig for møbelproduktpasporten?.

Det, du kan fastsætte

For en private label-sælger er det praktisk at aftale følgende punkter skriftligt, helst som et tillæg til eksisterende indkøbskontrakter:

• En leverandørerklæring hvori fabrikken bekræfter, hvilke materialer, dele og overfladebehandlinger der er arbejdet ind i produktet, herunder oprindelse hvor relevant.
• En aftale om meldepligt ved ændringer: fabrikken informerer private label-sælgeren, så snart et materiale, en del eller en leverandør ændres, så passet kan opdateres.
• En fast kontaktperson hos fabrikken der er ansvarlig for at levere pasdata, for at forhindre, at anmodninger forsvinder mellem afdelinger.
• Et oversigt pr. produktvariant, især når en og samme model produceres hos flere fabrikker eller i flere udførelser.
• En notits i indkøbsmappen om hvornår og fra hvem hvilke data blev modtaget, så det kan godtgøres ved kontrol, at dataene har en sporbar oprindelse.

For virksomheder, der ikke er sikre på, om de for et bestemt produkt regnes som producent eller som noget andet — f.eks. fordi import også er involveret — er sondringen udarbejdet på er jeg importør eller fabrikant ifølge ESPR?. Og når fabrikken selv ligger uden for EU, kommer der endnu et separat lag af forpligtelser, som er beskrevet på min fabrikant er placeret uden for Den Europæiske Union — hvem ordner produktpasset så?