was tue ich, wenn ich das gleiche Bauteil bei verschiedenen Lieferanten einkaufe

Jede Einkaufsvariante erhält ein eigenes Passierschein

Wenn dieselbe Komponente — beispielsweise ein Bezugsstoff oder ein Plattenmaterial — bei mehreren Lieferanten eingekauft wird, sollte es grundsätzlich pro Lieferant einen eigenen Satz von Passierscheindaten geben. Das Produktpassierschein beschreibt ein spezifisches Produkt so, wie es tatsächlich zusammengesetzt und hergestellt wird, und diese Zusammensetzung kann je Lieferant unterschiedlich sein: andere Rohstoffe, anderer Produktionsort, andere chemische Behandlung. Auch wenn die Komponente optisch identisch ist und die gleiche Funktion im Möbel erfüllt, können die zugrunde liegenden Informationen — Herkunft, Materialzusammensetzung, recycelter Anteil, Testergebnisse — je Lieferant unterschiedlich sein. Ein Passierschein, das „im Namen von

Für wen dies gilt und wo der Spielraum ist

Dies ist insbesondere bei Herstellern und Projekteinrichtern relevant, die bewusst mit mehreren Lieferanten für dieselbe Komponente arbeiten — aus Gründen der Liefersicherheit, des Preises oder der Nachhaltigkeit. Die Verpflichtung, genaue Daten bereitzustellen, liegt auf der Ebene des Produkts, das auf dem Markt gebracht wird: jedes Möbelmodell mit einer spezifischen Stoff- oder Plattenvariante ist in diesem Sinne eine eigene zu beschreibende Kombination. Dies gilt nicht automatisch für jede kleine Farb- oder Oberflächenvariante desselben Lieferanten und desselben Herstellungsverfahrens — wenn die zugrunde liegende Materialzusammensetzung und Herkunft identisch sind, kann das Passierschein möglicherweise darauf ausgerichtet werden, ohne dass für jeden Farbcode ein völlig neues Dossier erforderlich ist. Der relevante Unterschied ist nicht "sieht es gleich aus", sondern "sind die zugrunde liegenden Informationen gleich". Im Zweifelsfall darüber, was genau pro Variante festgehalten werden muss, gibt welche Daten Sie bei Ihrem Möbellieferanten abfragen einen konkreten Überblick, um gegen die eigene Einkaufspraxis zu prüfen.

Was bereits feststeht und was noch nicht

Wann diese Verpflichtung konkret für Möbel in Kraft tritt, steht noch nicht fest. Die ESPR selbst ist in Kraft, aber die produktspezifische Ausarbeitung für Möbel muss noch durch eine delegierte Handlung festgestellt werden; diese wird nach dem Arbeitsplan der Europäischen Kommission um 2028 erwartet, aber ein endgültiges Datum gibt es noch nicht. Sobald diese Handlung veröffentlicht ist, wird hier das Datum angegeben. Bis dahin steht bereits fest, dass die ESPR die allgemeinen Rahmenbedingungen für den Inhalt eines Passierscheins und die Art der Prüfung, Messung und Berechnung von Informationen festlegt — dies bietet bereits jetzt Orientierung bei der Strukturierung von Einkaufsprozessen, auch wenn es noch keine gesetzliche Verpflichtung gibt.

Wie dies in der Praxis angegangen wird

Wer jetzt bereits mit mehreren Lieferanten für dieselbe Komponente arbeitet, sollte zunächst pro Lieferant inventarisieren, welche Daten verfügbar sind und welche nicht — diese Übersicht ist die Grundlage für alles Weitere. Anschließend empfiehlt es sich zu prüfen, ob die Lieferanten tatsächlich unterschiedliche Materialien oder Produktionsprozesse einsetzen, oder ob es sich um nahezu identische Eingaben handelt, die nur über eine andere Handelsroute hereinkommen; dieser Unterschied bestimmt, ob später ein Basis-Dossier mit kleinen Varianten ausreicht oder mehrere vollständig getrennte Passierscheine erforderlich sind. Danach empfiehlt es sich, die Vereinbarungen über die Bereitstellung dieser Daten bei jedem Lieferanten einzeln festzuhalten, damit nicht später zufällig herauskommt, dass ein Lieferant liefern kann und der andere nicht — wie Sie die Lieferung von Passierscheindaten im Einkaufsvertrag festlegen beschreibt, wie das praktisch eingerichtet wird. Abschließend ist es ratsam, ein festes Verfahren zu haben, um zu überprüfen, ob die Angaben des einen Lieferanten nicht stillschweigend für den anderen übernommen wurden, denn das ist genau das Risiko bei dieser Art von Multi-Sourcing: Daten, die bei Lieferant A stimmen, werden dann zu Unrecht auch an das Produkt von Lieferant B gekoppelt. Wer dies sichern möchte, kann den Ansatz aus wie die Daten des Lieferanten auf Richtigkeit überprüft werden Als Checkliste pro Einkaufsbeziehung verwenden.

Die Grundlagen in den ESPR-Artikeln

Dass das Passierschein das spezifische Produkt so beschreiben muss, wie es tatsächlich zusammengesetzt ist, ergibt sich aus den Anforderungen für das digitale Produktpass in Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), gelesen in Verbindung mit den ökologischen Gestaltungs-, Leistungs- und Informationsanforderungen der Artikel 5 bis 7 dieser Verordnung: diese Anforderungen sind an die tatsächlichen Merkmale des Produkts gebunden, nicht an eine generische Produktkategorie. Dass Informationen auf zuverlässigen Test-, Mess- und Berechnungsmethoden basieren müssen, ist in Artikel 39 der ESPR festgelegt — was bedeutet, dass Daten von einem Lieferanten nicht einfach als Nachweis für das Produkt eines anderen Lieferanten dienen können. Und Artikel 40 der ESPR zur Verhinderung von Umgehung und Leistungsverschlechterung unterstreicht, dass es nicht zulässig ist, durch administrative Abkürzungen — wie ein Passierschein für mehrere tatsächlich unterschiedliche Produkte — den Kern der Informationspflicht auszuhöhlen.

Wer derzeit bereits mit mehreren Lieferanten für dasselbe Bauteil arbeitet, sollte am besten mit einer Übersicht beginnen, welche Daten jeder Lieferant bereits liefern kann und wo die Lücken sind; von dort aus lässt sich bestimmen, ob vertragliche Vereinbarungen, zusätzliche Fragen an den Lieferanten oder ein separater Ansatz pro Variante erforderlich sind.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Bei einem Stoff oder Platten-Material, das von mehreren Lieferanten kommt, ändert sich nichts am Ausgangspunkt der ESPR: jedes auf den Markt gebrachte Produkt muss einen Passierschein haben, der genau für dieses Produkt stimmt. Das Element "derselbe Stoff" ist also rechtlich gesehen nicht ein Ding mit einem Passierschein, sondern so viele Varianten wie es Quellen gibt.

Jeder Herkunftspfad ist ein eigener Informationsstrom

Artikel 7 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) fordert Informationen, die die Merkmale des gelieferten Produkts korrekt beschreiben. Wenn eine Bank mit demselben Bezugsstoff manchmal aus Fabrik A und manchmal aus Fabrik B kommt, können die Zusammensetzung, die Herkunft oder die Behandlung dieses Stoffes pro Lieferant etwas anders sein — auch wenn das Etikett, der Farbcode oder der Artikelname gleich ist. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass die Einkaufsverwaltung zeigen kann muss, welche Charge bei welchem Lieferanten eingekauft wurde, und welche Passierschein-Daten zu welcher Charge gehören. Ohne diese Verknüpfung entsteht das Risiko, dass Daten von Lieferant A für ein Produkt verwendet werden, das eigentlich von Lieferant B kommt.

Vergleichbarkeit zwischen Lieferanten ist kein Automatismus

Artikel 39 der ESPR befasst sich mit den Test-, Mess- und Berechnungsmethoden, die angewendet werden, um den Anforderungen zu genügen. Zwei Lieferanten von "derselben" Platte können zu unterschiedlichen Zahlen kommen, wenn sie nicht dieselbe Methode verwenden, um beispielsweise Emissionswerte oder recyceltes Material zu messen. Für ein verarbeitendes Unternehmen bedeutet dies, dass das Zusammenführen von Lieferantendaten zu einem Passierschein-Text nicht ohne weiteres möglich ist: zunächst muss klar sein, ob die zugrunde liegenden Messungen auf vergleichbare Weise durchgeführt wurden. Wie überprüfe ich, ob die Daten meines Lieferanten korrekt sind? geht näher darauf ein, wie das zu bewerten ist.

Keine Leistungsverschlechterung auf Umwegen

Artikel 40 der ESPR befasst sich mit der Verhinderung von Umgehung und Leistungsverschlechterung. Dieser Artikel ist relevant, sobald ein Unternehmen versucht werden könnte, bei zwei Lieferanten mit unterschiedlichen Leistungen systematisch die günstigsten Zahlen zu melden, während in der Praxis auch Material vom anderen Lieferanten verarbeitet wird. Der Zweck dieses Artikels ist, dass die Passierschein-Informationen die tatsächliche Zusammensetzung des gelieferten Produkts widerspiegeln, nicht einen günstigen Durchschnitt oder eine Auswahl danach, was am besten passt.

Das Passierschein folgt dem Produkt, nicht der Artikelnummer

Artikel 10 der ESPR beschreibt die Anforderungen an das digitale Produktpass selbst, einschließlich der Verknüpfung zwischen Pass und dem spezifischen Produkt. Eine interne Artikelnummer, die zwei Lieferanten unter einer Linie im Sortiment zusammenführt, ist für die eigene Verwaltung praktisch, aber für den Pass zählt die tatsächliche Zusammensetzung des Teils, das in das Möbel eingebaut ist. Dies berührt auch die Frage Gilt das digitale Produktpass für meine Möbel?da die Pflicht pro Produkt gilt und nicht pro Produktkategorie im eigenen Katalog.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Einige Situationen treten häufig bei Unternehmen auf, die mit wechselnden Zulieferern arbeiten:

Ein Pasporttext für zwei Quellen. Ein Polsterer verwendet durchgehend die gleiche Beschreibung und die gleichen Zusammensetzungsdaten für einen Stoff, auch wenn sich der tatsächliche Lieferant pro Bestellung ändert. Sobald einer der beiden Lieferanten die Rezeptur anpasst, ist der Text für einen Teil des Bestands nicht mehr korrekt.

Keine Chargenverwaltung. Der Einkauf wird nach Preis und Lieferfrist gesteuert, aber es wird nicht dokumentiert, welche Charge Plattenmaterial von welchem Lieferanten in welche Serie von Möbeln eingebaut wurde. Bei einer späteren Anfrage kann nicht mehr nachvollzogen werden, welcher Pass zu welchem Exemplar gehört.

Vertrauen auf die günstigste Information. Wenn ein Lieferant einen höheren Prozentsatz recycelten Materials angibt als der andere, wird diese Zahl für das gesamte Sortiment verwendet, auch für die Chargen des anderen Lieferanten. Dies berührt direkt den Sinn von Artikel 40 der ESPR.

Unvergleichbare Testmethoden vermischt. Der eine Lieferant liefert einen Testbericht nach einer Norm, der andere liefert nur eine Herstellererklärung ohne klare Messmethode. Beide werden ohne Unterscheidung in den gleichen Pasportfeldern platziert, obwohl sie nicht eins-zu-eins vergleichbar sind.

Lieferantenwechsel ohne Überprüfung des Passes. Ein neuer Lieferant wird neben dem bestehenden hinzugefügt, um das Lieferrisiko zu streuen, aber der Pass wird nicht angepasst, weil es "um denselben Stoff" gehen würde. Die Frage Welche Daten muss ich von meinem Möbellieferanten anfordern? wird dann beim neuen Lieferanten nicht erneut durchlaufen.

Was Sie festhalten können

Eine Übersicht pro Stoff- oder Plattenart, welche Lieferanten diese liefern, mit den entsprechenden Artikel- oder Chargencodes jedes Lieferanten einzeln.
Eine Verknüpfung in der eigenen Produktions- oder Bestellverwaltung zwischen Einkaufscharge und den Möbeln, in denen diese Charge verarbeitet ist, damit ein Pass nachträglich zur richtigen Quelle zurückverfolgt werden kann.
Pro Lieferant die zugrunde liegenden Testberichte oder Bescheinigungen, einschließlich einer Notiz über die verwendete Methode, damit klar ist, ob Werte verschiedener Lieferanten vergleichbar sind.
Vertragliche Vereinbarungen darüber, wann ein Lieferant eine Änderung der Zusammensetzung oder Rezeptur melden muss; Wie halte ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest? bietet hierfür einen Ansatzpunkt.
Ein festes Verfahren für den Zeitpunkt, zu dem ein Lieferant hinzugefügt oder ersetzt wird, einschließlich der erneuten Durchführung der Datenabfrage anstelle der automatischen Übernahme bestehender Passworttext.
Eine interne Notiz bei Situationen, in denen Daten zwischen Lieferanten abweichen, mit der getroffenen Wahl und deren Begründung, damit dies bei einer späteren Anfrage zu finden ist.

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