Dois-je documenter le matériau pour chaque composant d'un meuble ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce que l'on attend de vous

Le RGPD lui-même ne précise pas dans les articles 5 à 7 si les données de matériaux doivent être enregistrées par composant du meuble ou si un aperçu récapitulatif des matériaux utilisés au niveau du produit suffit. Cette précision relève de la méthode de travail spécifique au produit (acte délégué) pour les meubles, qui n'existe pas encore. Ce qui est établi : l'article 10 du RGPD dispose que le passeport numérique du produit doit contenir les informations prescrites dans l'acte délégué applicable, et la composition des matériaux est l'une des catégories qui en relève. Le niveau de détail — par composant, par groupe de matériaux ou au niveau du produit — reste donc ouvert.

Enregistrer la composition des matériaux au niveau exigé par la réglementation

Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie surtout : administrer dès maintenant de manière à permettre une ventilation ultérieure, sans attendre que l'exigence exacte soit connue. Un processus de production dans lequel un fabricant sait quel bois, quel plastique, quel textile et quelles pièces métalliques ont été utilisés dans une armoire, un canapé ou une chaise peut, avec un peu de discipline, être réduit à une liste par composant — à condition que cette information soit enregistrée au moment de l'achat ou de l'assemblage. Les entreprises qui ne font pas ce lien constatent, lors de la livraison du passeport, que les informations de composition doivent être reconstituées à partir de factures, de confirmations de commande et d'appels aux fournisseurs.

S'aligner sur ce qui doit déjà figurer dans le passeport

Les données de matériaux sont liées à d'autres éléments obligatoires du passeport. Les substances qui doivent précisément figurer dans le passeport sont décrites sur la page consacrée à quelles données entreront dans le passeport numérique du produit pour les meubles. La composition des matériaux est l'une des catégories d'information parmi plusieurs, et le niveau de détail auquel elle est demandée détermine également le travail nécessaire pour la fournir.

Tenir compte de l'interaction entre le matériau et les autres données obligatoires

Le niveau de détail de l'enregistrement des matériaux a un impact sur d'autres obligations. Le pourcentage de matériau recyclable, par exemple, ne peut être correctement calculé pour un produit composé de plusieurs matériaux que si l'on sait de quels composants le produit est constitué et quel matériau compose ces composants. Le fonctionnement de ce calcul est expliqué sur la page consacrée à le pourcentage de recyclabilité d'un meuble. La présence de substances dangereuses devient également pertinente par composant matériau : un rembourrage en mousse, une couche de colle ou un traitement de surface peut contenir une substance différente de celle du cadre. Ce qui doit y être signalé est indiqué sur la page consacrée à substances dangereuses dans les meubles.

Où ça pose problème dans la pratique

Quelques situations reviennent régulièrement chez les entreprises qui se préparent au passeport.

Les composants assemblés sont enregistrés comme un seul matériau. Un coussin d'assise se compose souvent d'un cadre en bois ou en métal, d'un rembourrage en mousse, d'une housse intérieure et d'un revêtement extérieur. Dans l'administration de nombreux fabricants, ceci est noté comme « coussin » avec une seule description de matériau, alors qu'il s'agit en fait de quatre flux de matériaux. Cela s'applique encore plus fortement aux textiles et revêtements, car la composition des fibres et le traitement peuvent différer par couche — voir l'explication sur enregistrer les textiles et revêtements dans le passeport du produit.

Les fournisseurs ne fournissent qu'une marque commerciale, pas une composition de matériaux. Un matériau en feuille, un type de colle ou un revêtement est souvent acheté sous un nom de marque sans que la composition sous-jacente soit systématiquement partagée. Tant qu'il n'y avait pas d'obligation de passeport, ce n'était pas un problème. Dès que les données de matériaux par composant sont nécessaires, il s'avère que cette information ne peut pas simplement être demandée, en particulier rétroactivement pour les produits déjà dans l'assortiment depuis des mois ou des années.

Les fixations métalliques et les matériaux de fixation sont oubliés. Les vis, charnières, pieds en métal — ces composants sont souvent considérés comme des « accessoires » et non comme un matériau qui doit être noté séparément. En cas d'exigence détaillée par composant, ceux-ci relèvent effectivement de l'enregistrement.

L'enregistrement des matériaux n'est pas lié à la version du produit. Un fabricant change un type de mousse ou remplace un fournisseur de matériau en feuille, mais la documentation existante n'est pas mise à jour. Lorsque le passeport d'un modèle ancien est demandé, les informations sur les matériaux ne correspondent plus à ce qui se trouve réellement dans ce produit. La fréquence à laquelle les données du passeport doivent être à jour est décrite sur la page concernant la manière dont les données du passeport de produit doivent être à jour.

Les pièces de réparation ou de remise à neuf diffèrent de l'original, sans que cela soit documenté. Lorsqu'une pièce de meuble est remplacée — par exemple un revêtement ou une pièce de cadre lors d'une remise à neuf — le matériau de remplacement peut différer de la composition d'origine. La question de savoir si et comment cela doit être intégré dans le passeport est abordée sur la page concernant réparations et remise à neuf dans le passeport produit.

Ce que vous pouvez documenter

• Une liste de matériaux par élément de produit (cadre, rembourrage, revêtement, quincaillerie, revêtement), avec pour chaque élément le type de matériau et si possible l'origine.
• Documentation d'achat des fournisseurs indiquant la composition des matériaux, pas seulement un nom commercial ou un code d'article.
• Un historique des versions par modèle de produit, de sorte que les modifications d'utilisation des matériaux soient traçables jusqu'à la date de production ou au lot.
• Fiches techniques des matériaux en feuille, mousses, colles et revêtements, archivées par fournisseur utilisé et variante de matériau.
• Un lien entre l'enregistrement des matériaux et le calcul du pourcentage de recyclabilité, de sorte que les deux soient cohérents.
• Aperçu des petites pièces métalliques et en plastique (vis, charnières, pieds) qui échapperaient autrement à l'enregistrement régulier des matériaux.
• Notes sur les modifications de matériaux lors de la réparation ou de la remise à neuf, y compris le moment où la modification a été effectuée.

Ces éléments deviennent plus faciles à gérer avec un modèle qui apporte de la structure à l'enregistrement des matériaux par élément, de sorte que les données sont prêtes dès que l'acte délégué sur les meubles fixe les exigences exactes.