vad måste jag göra om QR-koden på en möbel blir oläslig

Vad du konkret måste göra

En QR-kod på ett möbel utsätts för flyttningar, rengöringsmedel, solljus, repor och ibland en slipmaskine. Frågan om vad som då händer med produktpasset är alltså ingen teoretisk fråga, utan något som varje tillverkare eller importör som arbetar med bärare förr eller senare kommer att ställas inför. ESPR själv reglerar inte bokstavligen "vad händer om koden skadas" — förordningen reglerar vad som förväntas av datadrägaren och passet bakom den, och från detta kan man sluta sig till var ansvaret ligger.

Vad som förväntas av dig

Dataderägaren måste vara läsbar och funktionell under produktens hela livslängd

Artikel 11 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver krav på den tekniska utformningen och driften av det digitala produktpasset, inklusive datadrägaren som hänvisar till passet. Tanken bakom detta krav är att ett pass som inte längre kan hämtas upp inte i praktiken existerar — för en användare, en reparatör eller en tillsynsmyndighet spelar det liten skillnad om passet inte existerar eller bara inte är tillgängligt. För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta praktiskt sett att valet av material, placering och tryckteknik för QR-koden är en del av designprocessen för möbeln, inte en etikett som klistras på efteråt. Vid bestämmande av hur koden appliceras på produkten spelar bland annat roll hur appliceras QR-koden för produktpasset på mina möbler — ett val som direkt är kopplat till hur känslig koden är för skador.

Själva passet måste fortsätta att existera, skilt från den fysiska koden

Artikel 10 i ESPR ställer krav på det digitala produktpasset som sådant — uppgifterna måste förbli tillgängliga, även om den fysiska bäraren på produkten inte längre fungerar. Det är ett viktigt skiljande: QR-koden är ingången, inte själva passet. För ett företag betyder detta att det förutom den fysiska koden måste finnas ett annat sätt att komma åt passet, till exempel via en unik identifieringskod som är spårbar från etiketten till rätt produkt. Hur det ser ut i praktiken hänger samman med hur varje produkt får en unik identifieringskod tilldelas.

Passet måste förbli sökbar via registret

Artikel 13 i ESPR beskriver registret över digitala produktpass. Ett registrerat pass förblir sökbar där, även när QR-koden på en specifik möbel inte längre fungerar. Registret är således ett andra lager — vid sidan av den fysiska bäraren på produkten — genom vilket ett pass kan återfinnas. Vad som exakt registreras och upprätthålls där beskrivs i vad är registret för digitala produktpass och vad måste jag lägga in i det.

Att byta eller efterbehandla en etikett rör andra regler

Artikel 16 och 17 i ESPR handlar om etiketter och om förfalskade etiketter. När en databärare byts — till exempel genom en ny klistermärke på en returnerad eller reparerad möbel — är det relevant att bytet inte ger intrycket av en annan, möjligt vilseledande etikett. För ett företag som utför reparationer eller byten av databärare innebär detta att utbyte av en kod är en medveten åtgärd, med en tydlig koppling till det befintliga passet, inte en ny eller ändrad version utan sådan koppling.

Där det går fel i praktiken

Ett par situationer återkommer regelbundet i praktiken:

• En QR-klistermärke är anbringad på en yta som regelbundet rengörs med aggressiva medel, vilket gör koden oläslig inom några månader.
• En möbel sågas eller efterbehandlas på mått efter produktion, och databäraren försvinner utan att någon noterar detta före leverans.
• Vid reparation eller återanvändning anbringas en ny klistermärke, men ingen har dokumenterat vilket pass som är kopplat till den, vilket gör att kopplingen mellan produkt och pass går förlorad.
• En importör förutsätter att tillverkaren redan har anbringat en hållbar bärare, medan så inte är fallet med det valda materialet eller valet av placering.
• En möbel består av flera sammansatta delar, och det är inte förutbestämt vilket delparti som bär databäraren — med följden att efter demontering vet ingen längre vilken kod som hör till vilket pass. Detta gäller särskilt vid frågor som får varje del sitt eget pass eller möbeln som helhet.

Vad du kan dokumentera

För att påvisbart göra det klart att databäraren och passet är noggrant utformade är det värdefullt att dokumentera ett antal saker skriftligt:

• Valet av material, teknik och placering av QR-koden, med en motivering för varför detta val passar möbelns användning och miljö.
• Den unika identifieringskoden per produkt och hur denna kod förblir spårbar till passet, även utan funktionell fysisk bärare.
• En procedur för utbyte av databärare vid reparation, returer eller återanvändning, inklusive vem som utför detta och hur kopplingen till det befintliga passet upprätthålls.
• Registreringen av passet i det europeiska registret, så att passet förblir sökbar även utan funktionell QR-kod.
• Avtal med leverantörer eller importörer om vem som ansvarar för att anbring och underhålla databäraren, särskilt när en produkt bearbetas eller monteras ytterligare efter produktion.
• Dokumentation om hur passet kan justeras efter publicering, för situationer där uppgifter måste korrigeras senare — se kan jag ändra uppgifter efter att produktpasset redan är publicerat.

Dessa dokumenteringar är inte bara användbara som bevis gentemot en tillsynsmyndighet, utan också praktiska: de gör att en skadad QR-kod blir en rutinfråga i stället för en sökning efter vad som någon gång dokumenterades.