Ako si zapíšem dodávku údajov o pase do svojej nákupnej zmluvy?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Kúpna zmluva zvyčajne upravuje cenu, čas dodávky a kvalitu. Pri digitálnom produktovom pase sa k tomu pridáva nová súčasť: dodávka údajov o pase dodávateľom, včas a v správnej forme. Nejde o samostatnú zákonú povinnosť existujúcu oddelene od vašej zmluvy — ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) zaväzuje aktérov v reťazci dodávok poskytovať informácie potrebné na zostavenie pasu, ale ako tieto informácie prúdia od dodávateľa k nákupčiemu, je na dohodnutí samotných strán. Vaša zmluva je teda nástrojom, pomocou ktorého túto prítomnosť vynútiteľne nastaviť.

Požiadať o údaje, ktoré sú skutočne potrebné

Zmluva, ktorá iba hovorí, že dodávateľ "poskytne potrebné informácie", sa v praxi nedá presadiť: potrebné na čo a podľa ktorej definície? Je praktikovateľnejšie špecifikovať, o ktoré údaje ide — zloženie materiálu, pôvod, údaje o opravách a čokoľvek ďalšie, čo je relevantné pre typ nábytku. Ktoré údaje presne to sú, závisí od produktu; prehľad toho, čo sa zvyčajne požaduje, nájdete v ktoré údaje mám požiadať u svojho dodávateľa nábytku. Pre podnik s 10 až 100 zamestnancami to zvyčajne znamená, že nákupný oddel alebo vedenie si tento zoznam stanoví ako prílohu zmluvy, namiesto zaradenia do hlavného textu — takto môže byť zoznam aktualizovaný bez opätovného vyjednávania celej zmluvy.

Stanoviť časový harmonogram dodávky

Článok 38 ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) ukladá povinnosti aktérom v reťazci dodávok poskytovať informácie, ale nehovorí nič o momente, kedy sa to musí stať v jednotlivom obchodnom vzťahu. Tento moment si určia sami zmluvní partneri. Z praktického hľadiska je rozumné viazať dodávku údajov na existujúci moment v zmluve — napríklad pri potvrdení objednávky alebo pri dodaní tovaru — aby nebol potrebný žiadny samostatný postup na samostatnú extrakciu údajov. Podnikmi, ktoré si to neurčia, si často pri prvej dodávke uvedomia, že dodávateľ nemá protokol na dodávku údajov o pase.

Dohodnúť si formu a formát

Údaje, ktoré sa síce dodajú, ale v forme, ktorá sa nedá spracovať, predstavujú toľko práce ako žiadne údaje. Pre stredne veľký podnik je praktické zaradiť do zmluvy formát — šablónu, tabuľku alebo iný pevný formát — aby údaje z rôznych dodávateľov prichádzali porovnateľne. To je obzvlášť relevantné, keď sa rovnaká súčasť nakupuje u rôznych dodávateľov; ako s tým postupovať, je popísané v čo robím, ak si kúpim rovnakú súčasť od rôznych dodávateľov.

Zodpovednosť za nesprávne alebo chýbajúce údaje

Ako dovozcovia máte povinnosti podľa článku 29 ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781), a to aj vtedy, keď sú základné údaje od dodávateľa, ktorý sám nie je viazaný touto nariadením. Tento rozdiel v postavení je relevantný pre zmluvu: pre nakupujúcu stranu je rozumné určiť si, čo sa stane, ak sa údaje ukážu ako nesprávne, neúplné alebo oneskorené, namiesto toho, aby sa o tom diskutovalo až neskôr. Pri dovoze zvonku EÚ to platí ešte viac, pretože dovozca tam má vlastné zákonné postavenie; pozri čo to znamená produktový pas, ak dovážam nábytok z mimo Európskej únie.

Kde sa to pokazí v praxi

Niekoľko situácií sa u podnikov, ktoré to prvýkrát pokúšajú uviesť do zmluvy, vyskytuje pravidelne.

Povinnosť poskytovania údajov je nezávislá od povinnosti dodávky. Zmluva upravuje čas dodávky nábytku, ale nie to, kedy by mali byť údaje o pase k dispozícii. Výsledok: produkt príde včas, údaje prídu týždne neskôr alebo nikdy.

"Trhovo súladné" alebo "bežné" údaje sa dohodnú bez zoznamu. Obe strany si myslia, že rozumejú rovnakej veci, kým údaje neprídu a ukáže sa, že chýbajú presne na mieste, kde boli potrebné.

Subdodávatelia a dodávatelia polotovaru sa zabúdajú. Dodávateľ dodáva tovar od inej strany a táto väzba nie je zahrnutá do zmluvy. Kto je v reťazci presne povinný dodať údaje, je spracovaný v musí subdodávateľ, ktorý dodáva polotovary, poskytnúť aj údaje z pasu.

Neexistuje žiadna eskalačná dohoda, ak dodávateľ nedodá. Zmluva mlčí o tom, čo sa stane pri absencii údajov, čím sa nákupčí ocitá bez nátlakových prostriedkov. Čo je v tejto situácii potrebné urobiť, je uvedené v môj dodávateľ neposkytuje údaje — čo môžem robiť.

Pôvod dreva sa považuje za vedľajšiu záležitosť. Pri masívnom drevenom nábytku je pôvod údajom, ktorý sa musí často zaznamenať zvlášť, s vlastným dokumentačným tokom, ktorý sa automaticky nedoplní so zvyškom špecifikácií. Pozri ako si zaznamenám pôvod dreva.

Čo môžete zaznamenať

• Príloha ku zmluve o nákupe s presným zoznamom údajov na vyžiadanie vrátane odkazu na použanú šablónu.
• Moment dodania údajov z pasu spolu s existujúcim chvíľou zmluvy, ako je potvrdenie objednávky alebo dodanie.
• Povinný formát dodania (tabuľka, šablóna alebo iný pevný formát) tak, aby boli údaje od rôznych dodávateľov porovnateľné.
• Určenie o dôsledkoch nesprávnych, neúplných alebo oneskorených údajov vrátane toho, kto podnikne aké kroky v prípade nedostatku.
• Odkaz na povinnosť subdodávateľov alebo dodávateľov polotovaru dodať údaje hlavnému dodávateľovi.
• Dohoda o kontrole dodaných údajov pred spracovaním; ako by kontrola obsahovo vyzerala, je uvedená v ako si overím, či sú údaje môjho dodávateľa správne.
• Pre dodávateľov mimo EÚ: osobitná sada dohôd o momente a forme dodania, pretože údaje tu nie sú automaticky dostupné v EÚ-dôvernom formáte. Pozri ako získam údaje z pasu od dodávateľa mimo EÚ.
• Prípadne určenie o overení údajov nezávislou stranou, ak je to žiaduce pre typ produktu alebo rozsah dodania; pozri musím nechať overiť svoje údaje z pasu nezávislou stranou.

Tieto dohody nie sú právnym zoznamom, ale zmluvnými možnosťami, ktoré spravujú dodávku údajov z pasu tak vypresne ako iné dodávacie povinnosti. Ktoré z týchto bodov sú relevantné, závisí aj od toho, či sa pas na daný typ nábytku už uplatňuje; pozri na to platí digitálny pas produktu pre môj nábytok a, na pozadí, čo je digitálny produktový pas pre nábytok.