Hvordan dokumenterer jeg leveringen af pasportdata i min indkøbskontrakt?

Du kan allerede nu indgå en kontraktuel aftale herom

Du fastlægger leveringen af pasportoplysninger ved i indkøbskontrakten konkret at beskrive, hvilke oplysninger leverandøren skal levere, i hvilken form og på hvilket tidspunkt, og hvem der er ansvarlig, hvis oplysninger mangler, er forældet eller ikke er korrekte. Det er i sin essens en almindelig indkøbsaftale: du specificerer en leveringspligt, præcis som du gør det for kvalitetscertifikater, sikkerhedsdatablade eller overensstemmelseserklæringer. Det særlige ved pasportoplysninger er, at de fremover ikke kun skal ligge hos dig, men skal videresendes til et digitalt produktpasport, som er tilgængeligt for køber, tilsynsmyndigheder og recycler via en QR-kode. En kontrakt, der understøtter den proces, regulerer således ikke kun hvad der skal leveres, men også hvor aktuelle og sporbare oplysningerne skal forblive.

For hvem dette er relevant, og for hvad det ikke er

Dette spørgsmål er relevant for alle, der køber møbler hos en leverandør og selv er ansvarlig for at sammensætte eller få sammensat produktpassportet: producenter, der indkøber dele eller råvarer, importører, der bringer fuldstændige møbler fra et tredjeland på EU-markedet, og indretningsmænd, der får møbler produceret under eget navn. Aftalen i kontrakten handler om informationsflowet mellem parterne i værdikæden, ikke om indholdet af passet selv. Hvad der præcist skal stå i passet, fastlægges pr. produktgruppe ved en delegeret retsakt fra Europa-Kommissionen — for møbler findes den endnu ikke. En indkøbskontrakt kan således allerede fastlægge pligten til at levere relevante oplysninger, men kan ikke fuldt ud specificere, hvilke oplysninger det præcist skal være, blot fordi denne liste for møbler endnu ikke er offentliggjort.

Ingen fast dato for møbler endnu

Der er for møbler endnu ingen fast ikrafttrædelsesdato. Kommissionens arbejdsplan for perioden 2025-2030 nævner en delegeret retsakt for møbler som forventet i 2028; herefter følger typisk en periode, før pligten reelt træder i kraft. Så længe denne retsakt ikke er offentliggjort, gælder der for møbler ingen lovpligtig pligt til et digitalt produktpasport. Det betyder ikke, at kontraktlige aftaler nu er ubrugelige — tværtimod: den, der allerede nu indeholder en leveringspligt for pasportoplysninger i kontrakten, behøver ikke at gøre det senere under tidspres. Når datoen bliver fastsat, vil den blive angivet her.

Hvordan du griber det praktisk an

Begynd med at navngive de datakategorier, du allerede nu med rimelighed kan forvente: materialsammensetning, herkomst af råvarer, oplysninger om reparation og demontage, og data om genbrug. Disse kategorier følger af det generelle design af ESPR og findes igen i næsten enhver delegeret retsakt, selv om den præcise udfyldelse varierer pr. produktgruppe. Indsæt derefter en klausul, der forpligter leverandøren til at levere disse oplysninger rettidigt, i et på forhånd aftalt format og på anmodning at ajourføre — ikke kun ved første levering, men også ved ændringer i sammensetning eller produktionsproces. Fastlæg desuden, hvem der er ansvarlig, hvis oplysninger mangler eller viser sig at være forkerte, og hvem der bærer udgifterne ved eventuel senere rettelse. Aftaler endelig, hvordan oplysningerne videregives til den part, der sammensætter passet: direkte til dig, eller direkte til den platform, der på vegne af dig hoster passet. Denne rækkefølge — navngiv kategorier, fastlæg leveringspligt, reguler ansvar, aftaler videregivelse — er den rækkefølge, som en indkøbsafdeling typisk griber det an.

Hvad dette er baseret på: artikel 38 og artikel 29 ESPR

Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) stiller krav til aktører i forsyningskæden: den, der er i kæden, skal levere de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde forpligtelserne omkring produktpasset. Denne artikel danner grundlaget for tanken om, at forpligtelsen ikke kun ligger hos producenten eller importøren, men strækker sig til de parter, der leverer til dem. Artikel 29 regulerer specifikt importørernes forpligtelser, herunder med hensyn til at kontrollere og videregive produktoplysninger, før et produkt bringes på EU-markedet. Sammen viser disse artikler, at ansvaret for korrekte og fuldstændige pasdata løber gennem hele kæden — og at en indkøbskontrakt er et egnet instrument til at fordele dette ansvar internt på passende måde, selvom ESPR selv ikke foreskriver en kontraktform.

Du kan allerede nu begynde at udarbejde en standardklausul til dine indkøbskontrakter, baseret på de datakategorier, der er nævnt ovenfor, så du nemt kan skærpe dem, når den delegerede handling for møbler er blevet offentliggjort, og det nøjagtige indhold af passet er fastsat.

Hvad dette er baseret på

Forordningen selv er tilgængelig på EUR-Lex. Vi henviser pr. påstand; du behøver ikke tro os.

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

En indkøbskontrakt regulerer normalt pris, leveringstid og kvalitet. For det digitale produktpas kommer der et nyt element til: leveringen af pasdata fra leverandøren, på tid og i korrekt form. Det er ikke en særskilt juridisk forpligtelse, der eksisterer uafhængigt af jeres kontrakt — ESPR (Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2024/1781) forpligter aktører i forsyningskæden til at stille de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at sammensætte passet, men hvordan disse oplysninger strømmer fra leverandør til køber, er op til parterne selv at aftale. Jeres kontrakt er dermed det instrument, hvormed I gør denne strøm bindende.

Anmod om oplysninger, der er faktisk nødvendige

En kontrakt, der blot fastslår, at leverandøren "leverer de nødvendige oplysninger", er ikke praktisk gennemførlig: nødvendige til hvad, og efter hvilken definition? Det er mere arbejdsomt at præcisere hvilke oplysninger, det drejer sig om — materialsammensetning, oprindelse, reparationsdata og hvad der ellers er relevant for møbeltypen. Hvilke oplysninger det præcist handler om, afhænger af produktet; en oversigt over, hvad der normalt anmodes om, findes i hvilke oplysninger skal jeg anmode min møbelleverandør om. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder dette typisk, at indkøbsafdelingen eller ledelsen fastlægger denne liste som et bilag til kontrakten i stedet for i hovedteksten — på denne måde kan listen opdateres uden at genforhandle hele kontrakten.

Fastlæg tidspunktet for leveringen

Artikel 38 i ESPR (Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2024/1781) pålægger aktører i forsyningskæden forpligtelser til at stille oplysninger til rådighed, men fastslår intet om, hvornår det skal ske i en individuel handelrelation. Det tidspunkt er op til kontraktparterne. Fra et praktisk synspunkt er det fornuftigt at knytte leveringen af oplysninger til et eksisterende kontraktmoment — for eksempel ved ordrebekræftelse eller ved levering af varerne — så der ikke er behov for en separat proces for at udtage oplysningerne. Virksomheder, der ikke fastlægger dette, oplever ofte først ved første levering, at leverandøren ikke har en protokol for at levere pasdata.

Aftale form og format

Oplysninger, der vel bliver leveret, men i en form, som ikke kan behandles, medfører lige så meget arbejde som ingen oplysninger. For en middelstørrelse virksomhed er det praktisk at nævne et format i kontrakten — en skabelon, regneark eller andet fast format — så oplysninger fra forskellige leverandører kommer sammenlignbart ind. Dette er især relevant, når samme komponent købes hos forskellige leverandører; hvordan I håndterer det, er beskrevet i hvad gør jeg, hvis jeg køber det samme komponent hos forskellige leverandører.

Ansvar ved urigtige eller manglende oplysninger

Som importør har I forpligtelser i henhold til artikel 29 i ESPR (Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2024/1781), også når de underliggende oplysninger kommer fra en leverandør, som selv ikke er bundet af denne forordning. Den forskel i stilling er relevant for kontraktteksten: det er for en køber fornuftigt at fastlægge, hvad der sker, hvis oplysninger viser sig at være urigtige, ufuldstændige eller forsinket, i stedet for at forhandle herom først senere. For import uden for EU spiller dette endnu stærkere ind, fordi importøren dér har egen juridisk status; se hvad betyder produktpasset, hvis jeg importerer møbler fra uden for Den Europæiske Union.

Hvor det går galt i praksis

Et antal situationer kommer regelmæssigt op hos virksomheder, der forsøger at fange det dette første gang i en kontrakt.

Dataverpligtelsen er uafhængig af leveringsverpligtelsen. Kontrakten regulerer leveringstiden for møblet, men ikke hvornår pasoplysningerne skal være der. Resultat: produktet kommer til tiden, oplysningerne kommer uger senere, eller slet ikke.

"Markedskonform" eller "sædvanlig" data aftales uden liste. Begge parter tror, at de betyder det samme, indtil oplysningerne kommer ind og viser sig at mangle netop det punkt, som var nødvendigt.

Underleverandører og halvfabrikatleverandører bliver glemt. En leverandør leverer selv fra en anden part, og dette led bliver ikke medtaget i kontrakten. Hvem i kæden der præcist er forpligtet til at levere data, behandles i skal en underleverandør, der leverer halvfabrikata, også give pasoplysninger.

Der er ingen eskaleringsprocedure, hvis leverandøren ikke leverer. Kontrakten siger intet om, hvad der sker, hvis data udebliver, hvilket efterlader køber uden pres-midler. Hvad der i den situation skal gøres, står i min leverandør leverer ikke dataene — hvad kan jeg gøre.

Træherkomst behandles som underordnet. For møbler af massivt træ er herkomst en oplysning, der ofte skal dokumenteres særskilt, med en egen dokumentationsgang, der ikke automatisk følger med resten af specifikationerne. Se hvordan dokumenterer jeg træets oprindelse.

Det, du kan fastsætte

Et bilag til indkøbskontrakten med den præcise liste over data, der skal anfordres, inklusiv reference til det anvendte skabelon.
Et leveringstidspunkt for pas-data, knyttet til et eksisterende kontraktmoment som ordrebekræftelse eller levering.
Et obligatorisk leveringsformat (regneark, skabelon eller andet fast format), så data fra forskellige leverandører kan sammenlignes.
En bestemmelse om følgerne af urigtige, ufuldstændige eller forsinket leverede data, herunder hvem der tager hvilke skridt ved en mangel.
En reference til forpligtelsen for underleverandører eller halvfabrikatleverandører til at videregive data til hovedleverandøren.
En aftale om kontrol af de leverede data før behandling; hvordan denne kontrol skal se ud indholdsligt, står i hvordan kontrollerer jeg, om dataene fra min leverandør er korrekte.
For leverandører uden for EU: et særskilt sæt aftaler om leveringstidspunkt og -form, da data her ikke automatisk er tilgængelige i et EU-betroet format. Se hvordan får jeg pasoplysninger fra en leverandør uden for EU.
Eventuelt en bestemmelse om verifikation af data af en uafhængig part, hvis det ønskes for produkttypen eller omfanget af leveringen; se skal jeg få kontrolleret mine pasoplysninger af en uafhængig part.

Disse aftaler er ikke en lovmæssig tjekliste, men kontraktuelle valg, der gør leveringen af pas-data lige så bindende som andre leveringsforpligtelser. Hvilke af disse punkter der er relevante, afhænger blandt andet af, om produktpasset allerede gælder for den pågældende møbeltype; se for det gælder det digitale produktpaspoort for mine møbler og, for baggrunden, hvad er et digitalt produktpas for møbler.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Denne side giver generel information om den regulering, som denne platform handler om. Vi kender ikke din situation. Hvis du er i tvivl om dit eget tilfælde, skal du konsultere en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed.

Skrevet med AI baseret på ovenstående kilder, kontrolleret af et menneske den 2026-08-22. Passer der noget ikke? Giv os besked — rettelser får prioritet.