Kako zapisujem dostavu podataka pasošporta u svoj ugovor o nabavi?

Što konkretno morate napraviti

Što se od vas očekuje

Ugovor o nabavi u pravilu regulira cijenu, vrijeme isporuke i kvalitetu. Za digitalni produktni putovnicu dolazi novi dio: isporuka podataka o putovnici od strane dobavljača, na vrijeme i u proper obliku. To nije odvojena zakonska obveza koja postoji neovisno o vašem ugovoru — ESPR (Uredba (EU) 2024/1781) obvezuje subjekte u lancu opskrbe da pruže informacije potrebne za sastavljanje putovnice, ali kako te informacije teku od dobavljača k kupcu, stvar je dogovora samih stranaka. Vaš ugovor je time instrument koji vam omogućava da taj tok učinite obvezujućim.

Tražiti podatke koji su stvarno potrebni

Ugovor koji samo kaže da će dobavljač isporučiti "potrebne informacije" nije moguće provesti u praksi: potrebne za što, i prema kojoj definiciji? Praktičnije je specificirati koje podatke se radi — sastav materijala, porijeklo, podatke o popravkama, i sve ostalo što je relevantno za vrstu namještaja. Koji će se točno podaci trebati zavisi od proizvoda; pregled onoga što se obično traži nalazi se u koje podatke trebam tražiti od svoga dobavljača namještaja. Za tvrtku od 10 do 100 zaposlenika to obično znači da odjel nabave ili uprava definira ovaj popis kao prilog uz ugovor, umjesto u glavnom tekstu — na taj se način popis može ažurirati bez ponovnog pregovaranja cijelog ugovora.

Utvrditi vremenski raspored isporuke

Članak 38. ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) postavlja obaveze za subjekte u lancu opskrbe da pruže informacije, ali ništa ne govori o vremenu kada se to u pojedinoj trgovačkoj relaciji mora dogoditi. Taj je trenutak stvar dogovora stranaka ugovora. U praktičnom smislu, pametno je isporuku podataka povezati s postojećim trenutkom u ugovoru — npr. pri potvrdi narudžbe ili pri isporuci robe — kako ne bi bilo potrebno posebno razdoblje za odvajanje podataka. Tvrtke koje to ne preciziraju često tek pri prvoj isporuci otkriju da dobavljač nema protokol za isporuku podataka o putovnici.

Dogovoriti oblik i format

Podaci koji se isporuče ali u obliku koji se ne može obraditi, donose jednako posla kao i bez podataka. Za srednje veliku tvrtku praktično je u ugovoru nazvati format — obrazac, tablicu ili neki drugi stalni format — kako bi podaci od različitih dobavljača stigli usporedivo. To je posebno relevantno kada se isti dio nabavlja od različitih dobavljača; kako se s time nositi opisano je u što trebam učiniti ako isti dio kupujem od različitih dobavljača.

Odgovornost za netočne ili nedostajuće podatke

Kao uvoznik nosite obaveze prema članku 29. ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781), čak i kada temeljni podaci dolaze od dobavljača koji sam nije vezan ovom uredbom. Ta razlika u položaju relevantna je za tekst ugovora: za nabavljajuću stranu pametno je utvrditi što se događa ako se podaci pokažu netočnima, nepotpunima ili zakasnim, umjesto da se o tome pregovara tek naknadno. Za uvoz iz izvan EU to je još naglašenije, jer uvoznik tamo ima vlastiti zakonski položaj; vidi što znači produktni putovnica ako uvoziram namještaj iz izvan Europske Unije.

Gdje se stvari ne idu dobro u praksi

Nekoliko situacija redovito se javlja kod tvrtki koje to po prvi put pokušavaju uhvatiti u ugovor.

Obveza pružanja podataka neovisna je o obvezi isporuke. Ugovor regulira vrijeme isporuke namještaja, ali ne i kada moraju biti dostupni podaci o putovnici. Rezultat: proizvod stigla na vrijeme, podaci tjednima kasnije, ili nikad.

"Tržišno sukladni" ili "uobičajeni" podaci dogovaraju se bez popisa. Obje strane misle da se razumiju podjednako, dok podaci ne stignu i ne pokažu se nedostajuće upravo na mjestu gdje su bili potrebni.

Podizavači i dobavljači polufabrikata zaboravljaju se. Dobavljač sam isporučuje od druge strane, a ta veza se ne uzima u ugovor. Tko je u lancu točno obvezan dostavljati podatke, obrađuje se u mora li poddobavljač koji isporučuje poluproizvode davati podatke putovnice.

Nema eskalacijske dogovore ako dobavljač ne isporučuje. Ugovor nije jasan što se događa ako nedostaju podaci, što ostavlja kupca bez sredstava pritiska. Što učiniti u toj situaciji, nalazi se u moj dobavljač ne dostavi podatke — što mogu učiniti.

Porijeklo drva tretira se kao sporedna stvar. Za masivne drvene namještaj, porijeklo je podatak koji se često mora posebno zabilježiti, s vlastitim tijekom dokumentacije koji se automatski ne uključuje s ostatkom specifikacija. Vidi kako da fiksiram porijeklo drva.

Što možete dokumentirati

• Prilog uz ugovor o nabavi s točnom listom podataka koji se trebaju zatražiti, uključujući referencu na korišteni predložak.
• Rokovi isporuke podataka putovnice, povezani s postojećim ugovornim trenucima kao što je potvrda narudžbe ili dostava.
• Obavezni format isporuke (proračunska tablica, predložak ili drugi fiksni format) tako da su podaci od različitih dobavljača usporedivi.
• Odredba o posljedicama netočnih, nepotpunih ili zakašnjelih podataka, uključujući tko poduzima koje korake ako postoji nedostatak.
• Uputa na obvezu podizavača ili dobavljača polufabrikata da proslijede podatke glavnom dobavljaču.
• Dogovor o provjeri isporučenih podataka prije obrade; kako ta provjera izgleda sadržajno, nalazi se u kako provjeravam jesu li podaci od mog dobavljača točni.
• Za dobavljače izvan EU: poseban set dogovora o roku i obliku isporuke, jer podaci ovdje nisu automatski dostupni u EU-pouzdanom formatu. Vidi kako dobivam podatke putovnice od dobavljača izvan EU.
• Eventualno odredba o provjeri podataka od strane neovisne strane, ako je to poželjno za vrstu proizvoda ili opseg isporuke; vidi moram li svoju putovnicu provjere provjeriti prema nezavisne strane.

Ovi dogovori nisu zakonska lista provjere, već ugovorni izbor koji čini isporuku podataka putovnice jednako provedivom kao i druge isporučne obaveze. Koji od ovih točaka su relevantni, dijelom ovisi o primjenjuje li se digitalni proizvodni put na dotičnu vrstu namještaja; vidi za to odnosi li se digitalni produktni pasport na moj namještaj i, za pozadinu, što je digitalni putovnica proizvoda za namještaj.