Jak si zajistím v kupní smlouvě dodání údajů o pasu?

Co konkrétně musíte udělat

Co se od vás očekává

Nákupní smlouva obvykle upravuje cenu, dobu dodání a kvalitu. Pro digitální produktový pas přichází nová složka: dodání údajů o pasu dodavatelem, včas a v správné podobě. Nejde o samostatnou právní povinnost, která existuje nezávisle na vaší smlouvě — ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) zavazuje subjekty v dodavatelském řetězci poskytovat informace potřebné k sestavení pasu, ale způsob, jakým informace tečou od dodavatele k nákupčímu, si mohou strany dojednat samy. Vaše smlouva je tak nástrojem, kterým si tuto návštěvu zajistíte.

Žádejte údaje, které jsou skutečně potřebné

Smlouva, která pouze říká, že dodavatel "poskytne potřebné informace", není v praxi vymahatelná: potřebné na co, a podle jaké definice? Je praktičtější specifikovat, o jaké údaje jde — složení materiálu, původ, údaje o opravách a co dalšího je relevantní pro daný typ nábytku. Které údaje to přesně jsou, závisí na produktu; přehled toho, co se obvykle požaduje, najdete v jaké údaje si mám vyžádat od svého dodavatele nábytku. Pro firmu s 10 až 100 zaměstnanci to obvykle znamená, že oddělení nákupu nebo vedení si tento seznam vypracují v příloze smlouvy místo v hlavním textu — takto lze seznam aktualizovat bez opětovného vyjednávání celé smlouvy.

Určete načasování dodání

Článek 38 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) zavazuje subjekty v dodavatelském řetězci poskytovat informace, ale neuvádí, kdy by mělo k tomu dojít v jednotlivém obchodním vztahu. Tento okamžik si určí smluvní strany samy. Z praktického hlediska je rozumné provázat dodávku údajů se stávajícím smluvním okamžikem — například s potvrzením objednávky nebo s dodáním zboží — aby nebyl potřeba samostatný postup k extrahování údajů. Firmy, které si to nedojednou, si často při první dodávce uvědomí, že dodavatel nemá protokol pro dodávku údajů o pasu.

Dojednejte si formu a formát

Údaje, které se sice poskytují, ale v podobě, kterou nelze zpracovat, znamenají stejně práce jako žádné údaje. Pro středně velkou firmu je praktické uvést v smlouvě formát — šablonu, tabulku nebo jiný pevný formát — aby údaje od různých dodavatelů přicházely srovnatelně. To je zvlášť důležité, když se stejný součást nakupuje u různých dodavatelů; jak si s tím poradíte, je popsáno v co dělám, pokud nakupuji stejné součásti od různých dodavatelů.

Odpovědnost za nesprávné nebo chybějící údaje

Jako dovozce nesesu povinnosti podle článku 29 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781), a to i když podkladové údaje pocházejí od dodavatele, který sám na toto nařízení není vázán. Tento rozdíl v postavení je relevantní pro znění smlouvy: pro nákupující stranu je rozumné stanovit, co se stane, pokud se údaje ukáží jako nesprávné, neúplné nebo se zpožďují, místo aby se o tom jednalo až později. V případě dovozu z mimo EU je to ještě důležitější, protože dovozce má tam vlastní právní postavení; viz co znamená produktový pas, když dováž nábytka z mimo Evropské unie.

Kde se v praxi často dělají chyby

Určitý počet situací se u firem, které se s tím setkávají poprvé, opakuje.

Povinnost poskytovat údaje je oddělena od povinnosti dodávky. Smlouva upravuje dobu dodání nábytku, ale ne dobu, kdy tam mají být údaje o pasu. Výsledek: produkt přijde včas, údaje přijdou týdny později, nebo vůbec.

Výměnou za "tržně přiměřené" nebo "obvyklé" údaje se dojedná bez seznamu. Obě strany si myslí, že si rozumějí, až do okamžiku, kdy údaje přijdou a zjistí se, že chybějí právě v místě, které bylo potřeba.

Subdodavatelé a dodavatelé polotovarů jsou zapomenuti. Dodavatel dodává sám od jiné strany a toto propojení není zahrnuto v kontraktu. Kdo v řetězci má přesně povinnost poskytnout údaje, je řešeno v musí podnikatel smluvně vázaný, který dodává polotovary, také poskytnout údaje pro pas.

Neexistuje dohoda o eskalaci, pokud dodavatel neposkytnout data. Kontrakt se nezabývá tím, co se stane, pokud údaje chybí, čímž se nákupčí ocitá bez prostředků nátlaku. Co v té situaci dělat, je uvedeno v můj dodavatel neposkytuje údaje — co mohu dělat.

Původ dřeva je považován za vedlejší záležitost. U masivních dřevěných nábytku je původ údaj, který se často musí zaznamenat zvlášť, s vlastním dokumentačním tokem, který se automaticky nepřipojuje k ostatním specifikacím. Viz jak zafixuji původ dřeva.

Co si můžete zaznamenat

• Příloha nákupní smlouvy se přesným seznamem požadovaných údajů, včetně odkazu na použitou šablonu.
• Moment dodání údajů o pasu propojený se stávajícím momentem smlouvy, jako je potvrzení objednávky nebo dodání.
• Povinný formát doručení (tabulka, šablona nebo jiný pevný formát), aby byly údaje od různých dodavatelů srovnatelné.
• Určení důsledků nesprávných, neúplných nebo pozdních údajů, včetně toho, kdo jaké kroky podniká při nedostatku.
• Odkaz na povinnost subdodavatelů nebo dodavatelů polotovarů poskytnout údaje hlavnímu dodavateli.
• Dohoda o kontrole dodaných údajů před zpracováním; jak tato kontrola vypadá z obsahového hlediska, je uvedeno v jak ověřím, zda jsou údaje od mého dodavatele správné.
• Pro dodavatele mimo EU: samostatná sada dohod o času a formě dodání, protože údaje zde nejsou automaticky dostupné v EU-důvěryhodném formátu. Viz jak získám údaje z pasů od dodavatele mimo EU.
• Případně určení pro ověření údajů třetí stranou, pokud je to pro daný typ produktu nebo rozsah dodávky žádoucí; viz musím nechat zkontrolovat údaje z mého pasu nezávislou stranou.

Tyto dohody nejsou právním seznamem, ale smluvními volbami, které činí dodání údajů o pasu stejně vymahatelné jako ostatní dodávkové povinnosti. Které z těchto bodů jsou relevantní, závisí také na tom, zda se pas produktu již vztahuje na daný typ nábytku; viz zda se na můj nábytek vztahuje digitální pas a pro kontext, co je digitální pas produktu pro nábytek.