devo adattare il passaporto del prodotto se cambio fornitore di materiali

Sì, se il cambio di materiale modifica i dati registrati

Un passaporto prodotto descrive un prodotto concreto così come è stato realizzato, e se un fornitore diverso fornisce un materiale diverso — un tipo di schiuma diverso, un tipo di legno diverso, un tipo di colla con un'emissione di formaldeide diversa — allora il passaporto di quel prodotto non corrisponde più alla realtà. Il passaporto deve quindi essere aggiornato, oppure viene creata una nuova variante di prodotto con un passaporto proprio. Se il fornitore cambia, ma il materiale stesso rimane invariato (lo stesso tipo di legno, la stessa composizione, le stesse proprietà), nella maggior parte dei casi non cambia nulla per il passaporto, perché il passaporto descrive le proprietà del prodotto e non il nome del fornitore.

Cosa rientra e cosa non rientra in questa domanda

Questa domanda riguarda il momento in cui un produttore o un importatore cambia fornitore di materiali per un prodotto che ha già un passaporto di prodotto, o per il quale il passaporto viene compilato. Riguarda quindi il contenuto del passaporto: i materiali, la composizione per ciascun componente e le proprietà che ne derivano. Non riguarda la questione di chi sia il fornitore dal punto di vista commerciale — tale nome non deve necessariamente figurare nel passaporto, se non rilevante per un dato obbligatorio come l'origine o una sostanza che deve essere segnalata. Non riguarda neanche le variazioni incidentali all'interno della stessa specifica: se due fornitori forniscono lo stesso materiale certificato secondo la stessa norma, la proprietà registrata non cambia. E non riguarda la questione di quanto spesso i dati devono essere controllati in generale — questa è una domanda separata, descritta nella pagina relativa a quanto devono essere attuali i dati nel passaporto del prodotto.

La distinzione che conta non è quindi "fornitore diverso sì o no", ma "proprietà del materiale diversa sì o no". Un produttore che cambia fornitore di legno ma continua a utilizzare lo stesso tipo di legno con le stesse proprietà si trova in una situazione diversa rispetto a un produttore che passa a un tipo diverso di materiale in lastre con una composizione di colla diversa.

Nessuna data fissa ancora, ma un obbligo fisso una volta che entra in vigore

La data in cui il passaporto digitale del prodotto per i mobili diventa obbligatorio non è ancora stata fissata. Il piano di lavoro della Commissione europea secondo l'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) menziona i mobili come categoria di prodotti e un atto delegato con i requisiti precisi è in preparazione, ma la data di pubblicazione e di entrata in vigore di tale atto non è ancora fissa. Non appena sarà nota, verrà indicata qui. Fino a quel momento è comunque già stabilito che il passaporto, una volta obbligatorio, deve contenere le informazioni attuali e corrette sul prodotto secondo l'articolo 9 e l'articolo 10 dell'ESPR. Ciò significa che l'obbligo di aggiornare il passaporto in caso di cambio di materiale non è una norma separata che potrebbe essere abrogata in seguito — è una conseguenza diretta dell'obbligo che il passaporto sia corretto, e tale obbligo è già stabilito, anche se la data di inizio per i mobili non è ancora nota.

Come funziona in pratica in caso di cambio di fornitore

In caso di cambio di fornitore di materiale, il primo passo è stabilire se il materiale stesso cambia: la stessa materia prima, la stessa composizione, le stesse proprietà misurate, o no. Se rimane uguale, nella maggior parte dei casi non c'è motivo di aggiornare il passaporto. Se il materiale cambia — un tipo di plastica diverso, una lega metallica diversa, un rivestimento diverso — il secondo passo è verificare quali dati nel passaporto ne sono interessati: la composizione materiale per ciascun componente (vedi registrare i materiali per componente), un'eventuale classe di emissione (vedi determinare la classe di emissione di formaldeide), la percentuale di sostanze pericolose, o la percentuale di riciclabilità. Ciò che concretamente deve figurare nel passaporto riguardo ai materiali e alla composizione è descritto nella pagina relativa a quali dati vengono inseriti nel passaporto del prodotto per i mobili.

Il terzo passaggio consiste nel determinare se si tratta di un adeguamento del passaporto esistente oppure di un nuovo passaporto per una nuova variante di prodotto. Se il prodotto risultante è nella pratica un prodotto diverso — prestazioni diverse, composizione diversa, aspettativa di vita utile diversa — allora è opportuno un nuovo passaporto con un proprio vettore di dati, anziché sovrascrivere quello esistente. Se la modifica è limitata e il prodotto è funzionalmente identico, allora è più opportuno un aggiornamento del passaporto esistente. Per una piattaforma che ha ospitato il passaporto e ha fornito il vettore di dati QR, questo significa nella pratica che il fabbricante o l'importatore comunica i dati dei materiali modificati non appena il cambio di fornitore tocca una proprietà che figura nel passaporto.

Fonte: articoli 9, 10 e 38 dell'ESPR

L'articolo 9 dell'ESPR stabilisce che il passaporto digitale dei prodotti contiene informazioni sul prodotto specifico ed è collegato a un'identificazione univoca del prodotto. L'articolo 10 fissa i requisiti relativi al contenuto e all'accuratezza di tali informazioni. Nel complesso, questi articoli significano che il passaporto deve rappresentare lo stato reale e attuale del prodotto — un cambio di materiale che altera la composizione rientra in questa categoria. L'articolo 38 inoltre disciplina gli obblighi degli operatori della catena di fornitura di comunicare le informazioni necessarie alla parte che assembla il passaporto, il che è rilevante nel momento in cui un nuovo fornitore fornisce dati sui materiali diversi dal precedente.

Che cosa fare

In caso di cambio di fornitore, verificare innanzitutto se il materiale stesso cambia (materia prima, composizione, proprietà misurate) oppure solo il fornitore come parte; se il materiale rimane lo stesso, nella maggior parte dei casi non è necessario adeguare il passaporto. Se il materiale cambia, è opportuno comunicare i dati modificati non appena l'atto delegato relativo ai mobili e la relativa data di inizio sono resi noti, in modo che il passaporto o la nuova variante di prodotto siano assemblati con i dati corretti sui materiali.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un passaporto di prodotto è collegato a un prodotto, non a un fornitore. Non appena la composizione di un mobile cambia — ad esempio perché viene utilizzato un tipo diverso di pannello truciolare, schiuma o tessuto — nella maggior parte dei casi cambia anche l'informazione contenuta in quel passaporto. La domanda non è quindi in realtà "devo fare qualcosa in caso di cambio di fornitore", ma "cambia qualcosa nel prodotto stesso". Questa distinzione determina ciò che deve accadere nella pratica.

I dati devono corrispondere al prodotto effettivo

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che il passaporto digitale del prodotto contiene informazioni sul prodotto specifico a cui si applica. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa che il passaporto non è una descrizione generale di "un mobile" ma di quel mobile specifico, con i materiali che effettivamente contiene. Se un fornitore cambia, ad esempio, il tipo di colla o il materiale di fissaggio in acciaio, la questione è se ciò incide sulle informazioni indicate nel passaporto — si pensi ai materiali per componente o alle sostanze pericolose. Se è così, il passaporto esistente non corrisponde più al prodotto che esce dalla porta.

Attualità dei dati

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti cui il passaporto digitale del prodotto deve conformarsi, incluso il fatto che le informazioni in esso contenute siano accurate, complete e attuali. Un cambio di fornitore che comporta una diversa composizione materiale, un diverso livello di emissione o una diversa provenienza di una materia prima, incide in pratica precisamente su quel tipo di informazioni. La frequenza e il momento in cui i dati devono essere aggiornati sono descritti nella pagina su quanto devono essere attuali i dati nel passaporto del prodotto; per un cambio di fornitore, come punto di partenza per la questione di quando è necessario un adattamento.

Trasmissione delle informazioni nella catena di approvvigionamento

L'articolo 38 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti per gli operatori della catena di approvvigionamento: le informazioni rilevanti per il passaporto del prodotto devono essere comunicate alla parte che compila o gestisce il passaporto. Per un produttore di mobili o un importatore, ciò significa che un nuovo fornitore di materiali è, in pratica, la fonte dei dati che devono essere verificati e quindi trasmessi al passaporto. Senza questa trasmissione, si crea un passaporto che descrive ancora il vecchio fornitore, anche se il prodotto è già cambiato.

Valutare se la modifica è sostanziale

Non ogni cambio di fornitore incide sul contenuto del passaporto. Un nuovo fornitore che fornisce esattamente lo stesso materiale, con la stessa composizione e le stesse proprietà, non cambia ciò che figura nel passaporto. Un nuovo fornitore che fornisce un tipo diverso di schiuma, un tipo diverso di colla o un metallo diverso, invece lo cambia. Questa valutazione spetta, in pratica, a chi assembla il prodotto, ed è direttamente collegata alla questione di quali dati devono figurare esattamente nel passaporto dei mobili; si veda quali dati sono inclusi nel passaporto del prodotto del mobile per una panoramica.

Dove le cose vanno male nella pratica

L'ufficio acquisti cambia fornitore senza informare l'ufficio qualità. In molte aziende, la scelta di un nuovo fornitore di materie prime o componenti avviene attraverso l'ufficio acquisti, mentre il passaporto è gestito dall'ufficio qualità o dallo sviluppo prodotto. Se questi due uffici non si coordinano sistematicamente, il prodotto cambia senza che il passaporto segua.

Cambiare solo in base al prezzo e ai tempi di consegna, non alla composizione. Un nuovo fornitore di, ad esempio, materiale in lastre viene spesso valutato sulla base di prezzo, tempi di consegna e qualità della finitura — non automaticamente sulla base della composizione chimica esatta o dell'emissione di formaldeide. Tuttavia, quest'ultimo è rilevante per il passaporto, si veda anche la pagina su come viene determinata la classe di emissione di formaldeide di un mobile.

La documentazione del vecchio fornitore rimane nel passaporto. In caso di cambio, a volte solo la nuova consegna viene elaborata fisicamente, mentre i dati sottostanti — rapporti di prova, certificati, dichiarazioni di materiale — provengono ancora dal fornitore precedente. Il passaporto fa quindi riferimento a informazioni che non corrispondono più al prodotto consegnato.

Nessuna visibilità su ciò che il nuovo fornitore effettivamente fornisce. Alcuni fornitori forniscono informazioni meno dettagliate rispetto al precedente, ad esempio nessuna specifica delle sostanze pericolose per componente. Ciò rende difficile mantenere il passaporto completo, anche quando si vorrebbe farlo.

L'adeguamento del passaporto viene rinviato a un "momento logico". Alcune aziende preferiscono aspettare l'aggiornamento fino a una modifica del modello più significativa, mentre il cambio di fornitore ha già portato a una diversa composizione del materiale in precedenza. Tra il momento del cambio e il momento dell'aggiornamento esiste quindi un periodo in cui il passaporto non corrisponde al prodotto.

Ciò che potete documentare

Un accordo interno tra l'ufficio acquisti e l'ufficio che gestisce il passaporto, in merito al momento in cui deve essere comunicato un cambio di fornitore.
Una checklist per ogni nuovo fornitore: quali materiali vengono forniti e su quali punti del passaporto potrebbe avere un'incidenza — considerare i materiali per componente, le sostanze pericolose o la riciclabilità.
Dichiarazioni e rapporti di prova del nuovo fornitore, archiviati insieme a (non al posto di) quelli del fornitore precedente, in modo che rimanga tracciabile quale passaporto corrispondeva a quale consegna.
Un fascicolo in cui, per ogni modifica del prodotto, è documentato se il passaporto è stato adeguato e in quale data — rilevante in combinazione con la questione della frequenza con cui i dati devono essere aggiornati.
Corrispondenza con il nuovo fornitore sulla fornitura dei dati necessari per il passaporto, in modo che la trasmissione delle informazioni all'interno della catena di approvvigionamento sia dimostrabilmente regolamentata.
Una panoramica di quali modifiche costituiscono e quali non costituiscono una variazione materiale che riguarda il passaporto, come giustificazione delle scelte effettuate.
Se applicabile: un calcolo adeguato dell'impronta di carbonio o della percentuale di riciclabilità, qualora i nuovi materiali differiscano da quelli precedenti — vedi le pagine su il calcolo dell'impronta di carbonio di un mobile e il calcolo della percentuale di riciclabilità di un mobile.

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