À quelle fréquence dois-je mettre à jour les données du passeport produit ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce que l'on attend de vous

Le RSPR régit aux articles 9 et 10 ce qui doit figurer dans le passeport numérique de produit et aux quelles exigences techniques le passeport doit satisfaire, mais aucun de ces deux articles ne fixe de délai concret pour la fréquence de mise à jour des données. Ce qui en découle toutefois, c'est un certain nombre d'obligations pratiques qui déterminent ensemble à quel point un passeport doit rester « à jour » en pratique.

Les données doivent correspondre au produit qui est vendu

L'article 9 du RSPR lie le passeport à un produit spécifique ou à un modèle de produit. Cela signifie que les informations contenues dans le passeport doivent correspondre à ce qui est réellement mis sur le marché. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie que toute modification d'un produit — un autre type de mousse, un autre type de colle, une couche de finition modifiée — doit être connue de celui qui gère le passeport. Non pas parce qu'une fréquence de mise à jour fixe s'applique, mais parce que le passeport ne correspondrait autrement plus au produit qu'il décrit.

Le passeport doit rester accessible pendant toute la durée de vie du produit

L'article 10 fixe des exigences quant à l'accessibilité du passeport, y compris après la première vente. Cela ne touche pas seulement la question de savoir si le lien reste fonctionnel, mais aussi si les informations qui le sous-tendent restent pertinentes pour celui qui consulte le passeport à ce moment — un monteur qui souhaite démonter le meuble, un acheteur qui souhaite vérifier les matériaux, ou un recycleur en fin de vie. Les parties qui ont précisément accès et aux données qu'elles peuvent accéder sont décrites sur qui peut consulter quelles données du passeport numérique de produit.

Les modifications du produit affectent souvent plusieurs parties du passeport à la fois

Une adaptation qui peut sembler mineure au premier abord a souvent des répercussions sur plusieurs champs du passeport. Un autre type de matériau de revêtement n'affecte pas seulement l'enregistrement des matériaux, mais aussi potentiellement la classe d'émission de formaldéhyde et le pourcentage de recyclabilité. Pour l'enregistrement des matériaux lui-même, il est pertinent de savoir à quel niveau il doit être consigné ; ceci est expliqué sur dois-je enregistrer le matériau pour chaque partie d'un meuble. Pour la classe d'émission, voir comment déterminer la classe d'émission de formaldéhyde d'un meuble. Une entreprise qui effectue une modification de produit uniquement dans sa propre documentation technique, mais pas dans le passeport, crée une discordance qui ne sera pas remarquée automatiquement — jusqu'à ce que quelqu'un consulte le passeport et constate que les données ne correspondent pas.

Où ça pose problème dans la pratique

Un nom ou une adresse de fournisseur change, mais pas le passeport. En cas de reprise d'un fournisseur, de déménagement d'un site de production ou de changement de sous-traitant, le passeport est souvent oublié parce qu'il ne semble pas être une « modification du produit ». Or, ce type d'information peut faire partie du passeport.

Une composition de matériau change en raison d'un changement de fournisseur, sans que personne ne contrôle le passeport en conséquence. L'approvisionnement change de fournisseur pour, par exemple, la mousse ou le textile, les spécifications techniques changent légèrement, mais personne ne relie cela à la gestion du passeport. Pour les revêtements et les textiles, c'est un point très courant, voir comment enregistrer les données sur les textiles et les revêtements dans le passeport produit.

Une réparation ou une remise à neuf est effectuée, mais n'est pas signalée au passeport. Lorsqu'un meuble est réparé ou rénové et remis sur le marché, la question se pose de savoir si et comment cela doit être traité dans le passeport. Ceci est traité sur dois-je enregistrer les réparations d'un meuble dans le passeport produit.

Le passeport est rempli au lancement, puis n'est plus consulté. Notamment dans les entreprises où le passeport est considéré comme une tâche de conformité unique plutôt que comme un élément continu de la gestion de produit, il existe un risque que les données deviennent progressivement obsolètes par rapport à la réalité — sans que cela soit activement décidé.

Les méthodes de mesure ou les règles de calcul changent, tandis que les anciennes valeurs restent dans le passeport. Lorsque la manière de déterminer une valeur change — par exemple pour l'empreinte CO2 ou le pourcentage de recyclabilité — il n'est pas automatiquement clair si les passeports existants doivent être adaptés rétroactivement. Des informations générales sur la méthode de mesure elle-même se trouvent sur selon quelle méthode dois-je mesurer les valeurs pour le passeport, et pour le calcul du pourcentage de recyclabilité sur comment calculer le pourcentage de matériau recyclable d'un meuble.

Ce que vous pouvez documenter

• Un processus interne qui établit un lien entre le moment où une modification de produit intervient et un point de contrôle pour le passeport. Cela peut s'aligner sur les processus existants d'engineering change ou de gestion des fournisseurs, afin que le passeport ne soit pas traité comme une partie isolée.
• Un aperçu de qui, au sein de l'entreprise, est responsable de signaler les modifications qui concernent le passeport — approvisionnement, développement de produits, qualité — et qui effectue l'adaptation réelle du passeport.
• Un dossier par modèle de produit contenant les données sous-jacentes sur lesquelles le passeport est basé, afin que lors d'une modification, on puisse rapidement voir quels champs du passeport sont affectés. Cela correspond à la question de savoir exactement quelles données appartiennent au passeport, voir quelles données figurent dans le passeport produit pour les meubles.
• Un journal des modifications du passeport, avec date et raison, afin que soit démontré quand et pourquoi les données ont été adaptées.
• Des accords avec les fournisseurs concernant la transmission de modifications qui sont pertinentes pour le passeport, par exemple dans la composition des matériaux ou les substances dangereuses — les documents de référence pertinents à ce sujet se trouvent sur quelles substances dangereuses dois-je déclarer dans le passeport produit d'un meuble.

Dès que l'acte délégué pour les meubles sera publié, cette section sera complétée ou un délai concret de mise à jour y sera spécifié.