Kuinka usein minun on päivitettävä tuotepassin tiedot?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

ESPR sääntelee artiklassa 9 ja artiklassa 10, mitä digitaalisen tuotepassin on sisällettävä ja mitkä tekniset vaatimukset passin on täytettävä, mutta kummassakaan artiklassa ei anneta konkreettista määräaikaa sille, kuinka usein tietoja on päivitettävä. Siitä kuitenkin seuraa joukko käytännön velvoitteita, jotka yhdessä määrittävät, kuinka "ajankohtaiseksi" passun on käytännössä jäätävä.

Tietojen on vastattava myytävää tuotetta

ESPR:n artikla 9 sitoo passin tiettyyn tuotteeseen tai tuotemallin. Tämä tarkoittaa, että passin tiedot on vastattava siihen, mitä todellisuudessa tuodaan markkinoille. 10–100 työntekijän yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että jokainen tuotteen muutos — eri vaahtotyyppi, eri liimalaatu, muutettu pintakäsittely — on oltava nähtävissä sille, joka passia hallinnoi. Ei siksi, että olisi olemassa kiinteä päivitystaajuus, vaan siksi, että passi ei muuten enää vastaa sen kuvaaman tuotteen todellisuutta.

Passin on pysyttävä saatavilla tuotteen käyttöiän ajan

Artikla 10 asettaa vaatimuksia passin saatavuudelle myös ensimmäisen myynnin jälkeen. Tämä ei koske ainoastaan sitä, pysyykö linkki toimintakunnossa, vaan myös sitä, ovatko sen taustalla olevat tiedot edelleen asiaankuuluvat sille, joka passia kulloinkin tutustuu — mekaanikko, joka haluaa purkaa kalusteet, ostaja, joka haluaa tarkistaa materiaalit, tai kierrätystä tekevä osapuoli tuotteen elinkaarensa lopussa. Mitkä osapuolet tarkalleen ottaen saavat käyttää tietoja ja mihin tietoihin heillä on pääsy, kuvataan kohdassa keillä on oikeus tarkastella mitkä tiedot tuotepassista.

Tuotteen muutokset vaikuttavat usein passin useampaan osaan samalla kertaa

Muutos, joka näyttää ensi silmäyksellä pieneltä, vaikuttaa usein passin useampaan kenttään. Eri pintamateriaalityyppi ei vaikuta ainoastaan materiaalien rekisteröintiin, vaan mahdollisesti myös formaliiniemissioluokkaan ja kierrätysprosenttiin. Materiaalien rekisteröinnin osalta on merkityksellistä, missä tasolla se on dokumentoitava; siitä kerrotaan kohdassa onko minun dokumentoitava materiaali joka kalusteen osalle erikseen. Emissioluokan osalta katso kuinka määritän kalusteen formaliiniemissioluokan. Yritys, joka toteuttaa tuotemuutoksen ainoastaan omassa teknisessä dokumentaatiossa, mutta ei passissa, aiheuttaa ristiriitaisuuden, jota ei huomata itsestään — kunnes joku tutustuu passiin ja tiedot eivät vastaa todellisuutta.

Missä menee pieleen käytännössä

Toimittajan nimi tai osoite muuttuu, mutta passi ei. Kun alihankkija hankitaan, tuotantolaitosta siirretään tai aliurakoitsija vaihdetaan, passi jää usein päivittämättä, koska sitä ei pidetä "tuotemuutoksena". Kuitenkin tämän tyyppiset tiedot voivat olla osa passia.

Materiaalien koostumus muuttuu toimittajan vaihdoksen seurauksena, mutta kukaan ei tarkista passia sen vuoksi. Hankinta vaihtaa toimittajaa esimerkiksi vaahdon tai tekstiilin osalta, tekniset määritykset muuttuvat hieman, mutta kukaan ei yhdistä tätä passin hallintoon. Verhoilujen ja tekstiilien kohdalla tämä on yleinen ongelma; katso kohdasta kuinka kirjaan tekstiili- ja verhoilutiedot tuotepassiin.

Korjaus tai kunnostus suoritetaan, mutta sitä ei raportoida takaisin passiin. Kun kalusteita korjataan tai kunnostetaan ja jälleen tuodaan markkinoille, herää kysymys siitä, pitääkö tämä ja miten se käsitellä passissa. Siitä kerrotaan kohdassa pitääkö huollon ja korjauksen tiedot kirjata tuotepassiin.

Passi täytetään käyttöönoton yhteydessä eikä sitä enää katsota. Erityisesti yrityksissä, joissa passia pidetään kertakertaisena compliance-tehtävänä sen sijaan, että sitä pidettäisiin jatkuvana osana tuotteiden hallintaa, on vaara, että tiedot hitaasti jäävät jälkeen todellisuudesta — ilman, että kukaan tästä tietoisesti päättää.

Mittausmenetelmät tai laskentasäännöt muuttuvat, vaikka vanhat arvot jäävät passiin. Kun määritystapa muuttuu — esimerkiksi CO2-jalanjäljelle tai kierrätettävyysprosentille — ei ole automaattisesti selvää, pitäisikö olemassa olevia passeita muuttaa takautuvasti. Taustatietoa mittausmenetelmästä itsestään on saatavilla osoitteessa minkä menetelmän mukaan minun on mitattava passeissa olevien arvojen lukumäärätja kierrätettävyysprosenttia laskettaessa osoitteessa kuinka lasken huonekalun kierrätettävän materiaalin prosenttiosuuden.

Mitä voitte dokumentoida

• sisäinen prosessi, joka yhdistää sen, milloin tuotemuutos tapahtuu, passin valvontahetkeen. Tämä voi nivoutua olemassa oleviin engineering change- tai toimittajien hallinnan prosesseihin, jotta passia ei käsitellä erillisenä osana.
• Yhteenveto siitä, kuka yrityksessä on vastuussa passia koskevien muutosten ilmoittamisesta — ostot, tuotekehitys, laatu — ja kuka tekee varsinaisen muutoksen passiin.
• Kansio jokaista tuotemalleja kohti sen pohjana olevia tietoja, joihin passi perustuujotta muutoksessa voidaan nopeasti nähdä, mitkä passin kentät siihen vaikuttavat. Tämä liittyy kysymykseen siitä, mitkä tarkalleen ottaen tiedot kuuluvat huonekalujen tuotepassiin, katso mitkä tiedot sisältyvät huonekalujen tuotepassiin.
• muutosloki passissajossa on päivämäärä ja peruste, jotta voidaan näyttää todisteilla, milloin ja miksi tietoja on muutettu.
• Sopimukset materiaalin toimittajien kanssa muutoksista, jotka koskevat passia esimerkiksi materiaalin koostumuksessa tai vaarallisissa aineissa — asianmukainen taustamateriaali tästä on saatavilla osoitteessa mitä vaarallisia aineita tulee ilmoittaa huonekalun tuotepassissa.

Heti kun huonekalujen delegoidut säädökset on julkaistu, tämä täydennetään tai niistä löytyy konkreettinen päivitysterminen.