Hvor ofte skal jeg opdatere dataene i produktpasset?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR regulerer i artikel 9 og artikel 10, hvad der skal fremgå af det digitale produktpas, og hvilke tekniske krav passet skal opfylde, men ingen af artiklerne fastlægger en konkret tidsperiode for, hvor ofte oplysningerne skal opdateres. Det, der dog fremgår heraf, er en række praktiske forpligtelser, som tilsammen fastlægger, hvor "aktuelt" et pas i praksis skal forblive.

Oplysningerne skal stemme overens med det produkt, der sælges

Artikel 9 i ESPR knytter passet til et specifikt produkt eller produktmodel. Det betyder, at informationen i passet skal stemme overens med det, der faktisk bringes på markedet. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det, at hver ændring i et produkt — en anden type skum, en anden type lim, et tilpasset finish — skal være registreret hos den person, der administrerer passet. Ikke fordi der gælder en fast opdateringsfrekvens, men fordi passet ellers ikke længere passer til det produkt, det beskriver.

Passet skal forblive tilgængeligt i hele produktets levetid

Artikel 10 fastlægger krav til passets tilgængelighed, også efter det første salg. Det handler ikke kun om, hvorvidt linket forbliver aktivt, men også om, hvorvidt den information, der ligger bag det, stadig er relevant for den person, der på det tidspunkt konsulterer passet — en montør, der ønsker at demontere møblet, en indkøber, der ønsker at kontrollere materialerne, eller en genvinder ved produktets slutning af levetiden. Hvilke parter der præcis har adgang, og til hvilke oplysninger, er beskrevet på hvem må se hvilke oplysninger fra produktpasset.

Ændringer i produktet påvirker ofte flere dele af passet samtidigt

En tilpasning, der ved første øjekast virker lille, påvirker ofte flere felter i passet samtidigt. En anden type pladevare påvirker ikke kun materialregistreringen, men muligvis også formaldehyd-emissionsklassen og genanvendelsesprocenten. For materialregistreringen selv er det relevant, på hvilket niveau den skal fastlægges; det er forklaret på skal jeg registrere materialet for hver del af et møbel. For emissionsklassen, se hvordan bestemmer jeg formaldehyd-emissionsklassen for et møbel. En virksomhed, der gennemfører en produktændring kun i sin egen tekniske dokumentation, men ikke i passet, skaber en uoverensstemmelse, som ikke bliver bemærket af sig selv — før nogen konsulterer passet og finder ud af, at oplysningerne ikke stemmer.

Hvor det går galt i praksis

Et leverandørnavn eller en leverandøradresse ændres, men passet gør det ikke. Ved overtagelse af en leverandør, flytning af en produktionslokation eller skift af underleverandør bliver passet ofte glemt, fordi det ikke virker som en "produktændring". Alligevel kan denne type information være en del af passet.

En materialsammensætning ændres på grund af et leverandørskifte, uden at nogen kontrollerer passet for dette. Indkøb skifter leverandør for eksempelvis skum eller tekstiler, de tekniske specifikationer ændrer sig let, men ingen forbinder dette tilbage til passtadministrationen. For polstring og tekstiler er dette et hyppigt punkt, se hvordan registrerer jeg oplysninger om tekstil og beklædning i produktpasset.

En reparation eller renovering udføres, men bliver ikke tilbagerapporteret til passet. Når et møbel bliver repareret eller opfrisket og igen bringes i handelen, opstår spørgsmålet om og hvordan dette skal behandles i passet. Dette behandles på skal jeg registrere reparationer af møbler i produktpasset.

Passet udfyldes ved lancering og bliver ikke set på igen. Især hos virksomheder, hvor passet ses som en engangscompliance-opgave i stedet for som en løbende del af produktstyringen, opstår risikoen for, at oplysningerne langsomt bliver bagud for virkeligheden — uden at nogen aktivt beslutter dette.

Målemetoder eller beregningsregler ændrer sig, mens gamle værdier forbliver i passet. Når den måde, hvorpå en værdi bestemmes, ændres — for eksempel for CO2-fodslaget eller genbrugelighedsprocenten — er det ikke automatisk klart, om eksisterende produktpasporter skal tilpasses med tilbagevirkende kraft. Baggrundsmateriale om målemetoden selv findes på ifølge hvilken metode skal jeg måle værdierne for produktpasset, og for beregningen af genbrugelighedsprocenten på hvordan beregner jeg procentdelen af genanvendeligt materiale i et møbel.

Det, du kan fastsætte

• En intern proces, der knytter, hvornår en produktændring finder sted, til et kontrolpunkt for produktpasset. Dette kan slutte an til eksisterende processer for engineering change eller leverandørstyring, således at produktpasset ikke behandles som en separat del.
• En oversigt over, hvem der inden for virksomheden er ansvarlig for at signalere ændringer, der vedrører produktpasset — indkøb, produktudvikling, kvalitet — og hvem der rent faktisk gennemfører tilpasningen i produktpasset.
• Et dossier pr. produktmodel med de underliggende data, som produktpasset er baseret på, således at det ved en ændring hurtigt kan ses, hvilke felter i produktpasset der påvirkes heraf. Dette knytter an til spørgsmålet om, hvilke data der præcist hører til i produktpasset for møbler, se hvilke data kommer der i møblers produktpasport.
• En ændringslog for produktpasset, med dato og årsag, således at det er påviselig, hvornår og hvorfor data er tilpasset.
• Aftaler med underleverandører om videregivelse af ændringer der er relevante for produktpasset, for eksempel i materialesammensætning eller farlige stoffer — relevant baggrundsmateriale herom findes på hvilke farlige stoffer skal jeg angive i produktpasset for et møbel.

Så snart den delegerede handling for møbler er offentliggjort, suppleres der her, eller om den indeholder en konkret frist for opdatering.