Det finns inget fastslaget belopp för att inkorporera möbelpasset i ett inköpskontrakt, och något åtagande i den riktningen vore för förhastat. Kostnaderna uppstår ur ett par konkreta val: hur många kontrakt ni måste anpassa, huruvida ni arbetar med standardköp eller skräddarsydda lösningar, och om ni gör det själva eller köper in juridisk tid. Det senare är vanligtvis den största kostnadsposten, inte själva textanpassningen.
Själva förordningen fastställer inte vad ert kontrakt med en leverantör ska kosta. Den bestämmer endast vem i kedjan som är ansvarig för vilken del av informationen i passet. Den fördelningen måste sedan fastslås någonstans, och det sker vanligtvis i inköpskontraktet eller i en bilaga till det. De kostnader som är förknippade med detta är alltså i själva verket kostnader för juridiskt arbete som ni redan utför periodvis när avtalen med leverantörer förändras.
Varifrån beloppet kommer
Huvuddelen av kostnaderna ligger i den tid som krävs för att ta reda på exakt vad som måste fastslås och vem som upprättar det. Företag som har en egen jurist eller kontraktshandläggare på sin anställning behandlar detta ofta inom befintliga arbetsuppgifter. Företag utan denna funktion anlitar vanligtvis ett externt konsultbyrå eller rådgivare, och då räknas de timmar som krävs för att gå igenom och anpassa kontraktet. Exakt vad det kostar varierar mellan byråer och regioner, och vi gör ingen bedömning om det.
En andra kostnadspost är antalet kontrakt som måste anpassas. Ett företag med två fasta leverantörer har en annan väg än ett företag med dussintals underleverantörer i olika länder. Det är lämpligt att först kartlägga hur många relationer som detta faktiskt drabbar, innan ni begär en offert för hela processen.
Vad som bestämmer komplexiteten
Standardmöbler från en fast tillverkare kräver vanligtvis mindre utredning än skräddarsydda lösningar eller projektinredning, där olika parter är inblandade i varje uppdrag. Hur förordningen ser på vem som fyller vilken roll kan ni läsa om i förklaringen om roller i kedjan. Denna rollfördelning bestämmer nämligen delvis vilka avtal som ska ingå i kontraktet: vem som levererar uppgifterna, vem som är ansvarig för deras riktighet, och vem som säkerställer att passet förblir tillgängligt.
Även antalet länder där ni köper in eller säljer spelar en roll. Arbetar ni med leverantörer från flera EU-medlemsstater kan det vara nödvändigt att gå igenom varje land för att se om ytterligare krav gäller. Det ökar antalet timmar, men säger inget om höjden på en eventuell timtaxa, som varierar mellan rådgivare.
Ta reda på det själva innan ni anlitar en jurist
Många av förberedelsefrågor kan ni besvara själva i förväg: vilka leverantörer är inblandade, vilken information de redan levererar, och var luckor finns. Ju mer av detta redan finns dokumenterat, desto färre timmar behöver en jurist för att upprätta eller anpassa kontraktet. Med en kort analys som visar var ni står genom fem frågor får ni en första indikation på vad som saknas i er situation, innan ni inhämtar externt bistånd.
Det är också lämpligt att i förväg bestämma vilken del av arbetet ni lägger på er programvaruleverantör. Vem som tekniskt är värd för passet och uppdaterar det är en annan fråga än vem som är kontraktuellt ansvarig för uppgifternas riktighet. Båda frågorna hör hemma i kontraktet, men kräver inte nödvändigtvis samma juridiska tid.
Löpande kostnader kontra engångskostnader
Förutom engångskostnaderna för att anpassa kontraktet uppstår frågan om vad det strukturellt kostar att hålla överenskommelserna aktuella när en leverantör byter eller när reglerna skärps efter publicering av delegerad handling. Det är en separat fråga, skild från engångskostnaderna för upprättande, och beror på hur ofta dina inköpsrelationer ändras.
För den information som furnipas.eu själv tillhandahåller kostnadsfritt, och vad som endast utarbetas med ett abonnemang, kan du se uppbyggnaden av vår tjänsteprestationDär ser du också gränsen mellan det korta svaret och utarbetningen per skyldighet med mallar.
För din egen situation, inklusive det exakta innehållet i ett kontrakt, är det klokt att konsultera en jurist som känner detaljerna i dina inköpsrelationer. På sidan med vanliga frågor hittar du ytterligare bakgrund om hur dessa överenskommelser förhåller sig till befintliga kontraktsvillkor.
Vill du först själv få en bild av vad som spelar en roll i din situation innan du lägger pengar på extern rådgivning? Genomför den kostnadsfria snabbscanningen eller läs igenom ämnena i kunskapsbanken; båda ger en första riktning utan att du behöver ett konto.