Et fast beløb for at behandle møbelpasporet i en indkøbskontrakt findes ikke, og ethvert løfte herom ville være forhastet. Omkostningerne opstår ud fra nogle konkrete valg: hvor mange kontrakter I skal tilpasse, om I arbejder med standardindkøb eller på særligt grundlag, og om I udfører dette selv eller køber juridisk tid ind. Sidstnævnte er normalt den største omkostningspost, ikke tilpasningen af selve teksten.
Forordningen selv bestemmer ikke, hvad jeres kontrakt med en leverandør skal koste. Den bestemmer kun hvem i kæden der er ansvarlig for hvilken del af informationen i pasporet. Denne fordeling skal derefter fastlægges et sted, og det sker sædvanligvis i indkøbskontrakten eller i et bilag dertil. De omkostninger, der er forbundet hermed, er således egentlig omkostningerne ved juridisk arbejde, som I alligevel udfører med jævne mellemrum, når aftaler med leverandører ændres.
Hvor beløbet kommer fra
Det meste af omkostningerne ligger i den tid, der er nødvendig for at fastslå præcist hvad der skal fastlægges, og hvem der udarbejder det. Virksomheder, der har en intern jurist eller kontraktchef ansat, behandler dette ofte inden for eksisterende arbejdsopgaver. Virksomheder uden denne funktion indhenter sædvanligvis ekstern bistand fra et advokatkontor eller rådgiver, og så tæller antallet af timer, der er nødvendige for at gennemgå og tilpasse kontrakten. Præcis hvad det koster, varierer fra kontor til kontor og fra region til region, og vi udtaler os ikke herom.
En anden omkostningspost er antallet af kontrakter, der skal tilpasses. En virksomhed med to faste leverandører har et andet forløb end en virksomhed med snesevis af underleverandører i forskellige lande. Her er det fornuftigt først at kortlægge hvor mange relationer det faktisk berører, før I anmoder om tilbud for hele forløbet.
Hvad der bestemmer kompleksiteten
Standardmøbler fra en fast producent kræver sædvanligvis mindre udarbejdelse end særligt arbejde eller projektindretning, hvor forskellige parter er involveret i hver opgave. Hvordan forordningen ser på hvem der udfylder hvilken rolle, kan I læse i forklaringen på roller i kæden. Denne rollefordeling bestemmer nemlig også delvis hvilke aftaler der høres hjemme i kontrakten: hvem leverer dataene, hvem er ansvarlig for deres korrekthed, og hvem sørger for at pasporet forbliver tilgængeligt.
Også antallet af lande hvori I køber eller sælger spiller en rolle. Arbejder I med leverandører fra flere EU-medlemsstater, kan det være nødvendigt at undersøge pr. land om der gælder supplerende krav. Det øger antallet af timer, men siger ingenting om størrelsen af et eventuelt timebetaling, som varierer fra rådgiver til rådgiver.
Afklar selv inden I ansætter en jurist
Mange af forberedelsespørgsmålene kan I besvare på forhånd selv: hvilke leverandører der er involveret, hvilke informationer de allerede leverer, og hvor hullet er. Jo mere heraf der allerede er dokumenteret, desto færre timer har en jurist brug for for at udarbejde eller tilpasse kontrakten. Med en kort analyse som i fem spørgsmål viser hvor I står får I en første indikation af hvad der mangler i jeres situation, før I indhenter ekstern rådgivning.
Det er også nyttigt på forhånd at fastlægge hvilken del af arbejdet I lægger hos jeres softwareleverandør. Hvem der teknisk hoster og opdaterer pasporet, er et andet spørgsmål end hvem der er kontraktligt ansvarlig for dataenes korrekthed. Begge spørgsmål høres hjemme i kontrakten, men kræver ikke nødvendigvis samme juridiske tid.
Løbende omkostninger versus engangsomkostninger
Ud til de engangsomkostninger for at tilpasse kontrakten kommer spørgsmålet om, hvad det strukturelt koster at holde aftaler opdateret, når en leverandør ændres, eller når reglerne bliver skærpet efter offentliggørelse af den delegerede retsakt. Dette er et separat spørgsmål, adskilt fra de engangsomkostninger ved opsætningen, og hænger sammen med, hvor ofte dine indkøbsrelationer ændres.
For de oplysninger, som furnipas.eu selv stiller gratis til rådighed, og hvad der kun udarbejdes med et abonnement, kan du se strukturen i vores serviceydelser. Der kan du også se, hvor grænsen ligger mellem det korte svar og udarbejdelsen pr. forpligtelse med skabeloner.
For din egen situation, herunder det præcise indhold af en kontrakt, er det stadig fornuftigt at konsultere en jurist, der kender detaljerne i dine indkøbsrelationer. På siden med ofte stillede spørgsmål finder du yderligere baggrund om, hvordan disse aftaler forholder sig til eksisterende kontraktbetingelser.
Vil du først selv få et billede af, hvad der foregår i din situation, før du bruger penge på eksternt rådgivning? Foretag den gratis quick-scan, eller læs emnerne i videnbanken; begge giver en første retning uden, at du har brug for en konto.