Non esiste un importo fisso per l'integrazione del digital product passport in un contratto d'acquisto, e qualsiasi impegno al riguardo sarebbe prematuro. I costi derivano da alcune scelte concrete: quanti contratti dovete adattare, se lavorate con acquisti standard o personalizzati, e se lo fate voi stessi o se ricorrete a consulenza legale. Quest'ultimo è solitamente la voce di costo più consistente, non l'adattamento del testo stesso.
Il regolamento stesso non stabilisce quanto deve costare il vostro contratto con un fornitore. Stabilisce solo chi nella catena è responsabile di quale parte delle informazioni nel passaporto. Tale ripartizione deve poi essere fissata da qualche parte, il che avviene solitamente nel contratto d'acquisto o in un allegato a esso. I costi ad esso associati sono quindi in realtà i costi del lavoro legale che già svolgete periodicamente quando gli accordi con i fornitori cambiano.
Da dove proviene l'importo
La maggior parte dei costi risiede nel tempo necessario per stabilire esattamente cosa deve essere fissato e chi lo redige. Le aziende che hanno un proprio avvocato o manager dei contratti in servizio spesso integrano questo nelle attività esistenti. Le aziende senza questa funzione di solito ricorrono a uno studio esterno o a un consulente, e allora conta il numero di ore necessarie per esaminare e adattare il contratto. Quanto costa esattamente dipende da studio a studio e da regione a regione, e non prendiamo posizione al riguardo.
Una seconda voce di costo è il numero di contratti che devono essere adattati. Un'azienda con due fornitori fissi ha un percorso diverso da un'azienda con decine di subfornitori in paesi diversi. Qui è opportuno prima verificare quante relazioni interessano effettivamente, prima di richiedere un preventivo per l'intero processo.
Che cosa determina la complessità
I mobili standard di un produttore fisso richiedono solitamente meno sviluppo rispetto al personalizzato o all'allestimento di progetti, dove diverse parti sono coinvolte per ogni commessa. Il modo in cui il regolamento considera chi svolge quale ruolo potete leggerlo in la spiegazione dei ruoli nella catena. Infatti, questa ripartizione dei ruoli determina anche quali accordi appartengono al contratto: chi fornisce i dati, chi è responsabile della loro correttezza e chi assicura che il passaporto rimanga accessibile.
Anche il numero di paesi in cui acquistate o vendete gioca un ruolo. Se lavorate con fornitori di più stati membri dell'UE, potrebbe essere necessario verificare paese per paese se si applicano requisiti aggiuntivi. Questo aumenta il numero di ore, ma non dice nulla sull'importo di un eventuale tariffa oraria, che varia da consulente a consulente.
Chiarire voi stessi prima di coinvolgere un avvocato
Molte delle domande preliminari potete rispondere voi stessi in anticipo: quali fornitori sono coinvolti, quali informazioni forniscono già e dove sono le lacune. Più di questo è già su carta, meno ore avrà bisogno un avvocato per redigere o adattare il contratto. Con una breve verifica che in cinque domande mostra dove siete ottenete una prima indicazione di cosa manca ancora nella vostra situazione, prima di ricorrere a consulenza esterna.
È anche utile determinare in anticipo quale parte del lavoro affidate al vostro fornitore di software. Chi ospita e aggiorna tecnicamente il passaporto è una questione diversa da chi è responsabile contrattualmente della correttezza dei dati. Entrambe le questioni appartengono al contratto, ma non richiedono necessariamente lo stesso tempo legale.
Costi ricorrenti rispetto a costi una tantum
Oltre ai costi una tantum per l'adeguamento del contratto, si pone la questione di quale sia il costo strutturale per mantenere aggiornati gli accordi quando cambia un fornitore o quando le regole vengono inasprite dopo la pubblicazione dell'atto delegato. Si tratta di una questione separata, distinta dai costi iniziali di redazione, ed è collegata alla frequenza con cui cambiano le vostre relazioni di fornitura.
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Per la vostra situazione specifica, incluso il contenuto preciso di un contratto, rimane consigliabile consultare un legale che conosca i dettagli delle vostre relazioni di fornitura. Su pagina delle domande frequenti troverete informazioni supplementari su come questi accordi si relazionano alle condizioni contrattuali esistenti.
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