Es gibt keinen Festbetrag für die Aufnahme des Möbelproduktpass in einen Einkaufsvertrag, und jede Zusage dazu wäre verfrüht. Die Kosten entstehen aus einigen konkreten Entscheidungen: wie viele Verträge Sie anpassen müssen, ob Sie mit Standardeinkauf oder Maßanfertigung arbeiten, und ob Sie dies selbst tun oder dafür Rechtsberatung in Anspruch nehmen. Letzteres ist in der Regel der größte Kostenpunkt, nicht die Anpassung des Textes selbst.
Die Verordnung selbst legt nicht fest, was Ihr Vertrag mit einem Lieferanten kosten darf. Sie legt nur fest, wer in der Lieferkette für welchen Teil der Informationen im Produktpass verantwortlich ist. Diese Aufteilung muss dann irgendwo festgehalten werden, und das geschieht in der Regel im Einkaufsvertrag oder in einem Anlage dazu. Die damit verbundenen Kosten sind also eigentlich die Kosten für Rechtsberatung, die Sie ohnehin regelmäßig in Anspruch nehmen, wenn sich die Vereinbarungen mit Lieferanten ändern.
Woher der Betrag kommt
Der größte Teil der Kosten entfällt auf die Zeit, die erforderlich ist, um genau festzustellen, was festgehalten werden muss und wer das aufstellt. Unternehmen, die einen eigenen Juristen oder Vertragsmanager beschäftigen, wickeln dies oft als Teil ihrer laufenden Tätigkeiten ab. Unternehmen ohne diese Funktion schalten üblicherweise ein externes Büro oder einen Berater ein, und dann zählen die Stunden, die erforderlich sind, um den Vertrag zu durchgehen und anzupassen. Wie viel das genau kostet, unterscheidet sich je nach Büro und Region, und dazu machen wir keine Aussage.
Ein zweiter Kostenpunkt ist die Anzahl der Verträge, die angepasst werden müssen. Ein Unternehmen mit zwei festen Lieferanten hat einen anderen Ablauf als ein Unternehmen mit Dutzenden von Zulieferern in verschiedenen Ländern. Es ist sinnvoll, zuerst zu ermitteln, wie viele Beziehungen tatsächlich betroffen sind, bevor Sie ein Angebot für das gesamte Verfahren anfordern.
Was die Komplexität bestimmt
Standardmöbel von einem festen Hersteller erfordern in der Regel weniger Ausarbeitung als Maßanfertigung oder Projekteinrichtung, bei der pro Auftrag unterschiedliche Parteien beteiligt sind. Wie die Verordnung dabei betrachtet, wer welche Rolle erfüllt, können Sie nachlesen unter die Erläuterung der Rollen in der Lieferkette. Diese Rollenverteilung bestimmt nämlich auch, welche Vereinbarungen in den Vertrag gehören: wer die Daten liefert, wer für ihre Richtigkeit verantwortlich ist, und wer dafür sorgt, dass das Produktpass erreichbar bleibt.
Auch die Anzahl der Länder, in denen Sie einkaufen oder verkaufen, spielt eine Rolle. Arbeiten Sie mit Lieferanten aus mehreren EU-Mitgliedstaaten, kann es notwendig sein, pro Land zu überprüfen, ob zusätzliche Anforderungen gelten. Dies erhöht die Stundenanzahl, sagt aber nichts über die Höhe eines eventuellen Stundenhonorar aus, das je nach Berater unterschiedlich ist.
Selbst recherchieren, bevor Sie einen Juristen einschalten
Viele der vorbereitenden Fragen können Sie selbst im Voraus beantworten: welche Lieferanten beteiligt sind, welche Informationen sie bereits liefern, und wo die Lücken sind. Je mehr davon bereits schriftlich festgehalten ist, desto weniger Stunden benötigt ein Jurist, um den Vertrag aufzustellen oder anzupassen. Mit einer kurzen Analyse, die in fünf Fragen zeigt, wo Sie stehen erhalten Sie einen ersten Hinweis auf das, was in Ihrer Situation noch fehlt, bevor Sie externe Beratung in Anspruch nehmen.
Es ist auch sinnvoll, im Voraus festzulegen, welchen Teil der Arbeit Sie an Ihren Softwareleveranten auslagern. Wer das Produktpass technisch hostet und aktualisiert, ist eine andere Frage als wer vertraglich für die Richtigkeit der Daten verantwortlich ist. Beide Fragen gehören in den Vertrag, erfordern aber nicht unbedingt dieselbe Rechtsberatungszeit.
Laufende Kosten versus Einmalkosten
Neben den einmaligen Kosten für die Anpassung des Vertrags stellt sich die Frage, was es strukturell kostet, die Vereinbarungen aktuell zu halten, wenn ein Lieferant wechselt oder die Regeln nach Veröffentlichung der delegierten Handlung verschärft werden. Dies ist ein separates Problem, unabhängig von den einmaligen Aufstellungskosten, und hängt davon ab, wie oft sich Ihre Einkaufsbeziehungen ändern.
Für die Informationen, die furnipas.eu selbst kostenlos bereitstellt, und was nur mit einem Abonnement ausgearbeitet wird, können Sie den Aufbau unserer Dienstleistung ansehen. Dort sehen Sie auch, wo die Grenze zwischen der kurzen Antwort und der Ausarbeitung pro Verpflichtung mit Vorlagen liegt.
Für die eigene Situation, einschließlich des genauen Inhalts eines Vertrags, ist es ratsam, einen Juristen zu konsultieren, der die Details Ihrer Einkaufsbeziehungen kennt. Auf der Seite mit häufig gestellten Fragen finden Sie zusätzliche Hintergrundinformationen darüber, wie sich diese Vereinbarungen zu bestehenden Vertragsbedingungen verhalten.
Möchten Sie zunächst selbst einen Überblick bekommen, was in Ihrer Situation eine Rolle spielt, bevor Sie Kosten für externe Beratung tragen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die Themen in der Knowledge Base durch; beide geben eine erste Orientierung, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.