Pentru o discuție bună cu furnizorul dumneavoastră de software despre pasaportul meubilei, aveți nevoie în principal de prezentări generale, nu de un dosar gros. Este vorba despre patru documente: o prezentare generală a datelor produsului pe care deja le consemnați, o prezentare generală a sistemelor în care se află aceste date, o descriere a cine din lanțul dumneavoastră acționează ca furnizor al pasaportului, și o schiță a acordurilor pe care doriți să le încheiați cu furnizorul cu privire la găzduire, acces și transfer de date. Cu aceste patru documente, un furnizor poate estima ceea ce este necesar din punct de vedere tehnic, și voi puteți evalua dacă oferta se aliniază situației dumneavoastră.
Detaliul care joacă cel mai mult rol în această discuție se găsește în ultimul punct: ce se întâmplă dacă relația cu furnizorul se încheie vreodată. Odată ce obligația intră în vigoare, un pasaport trebuie să rămână accesibil pentru o perioadă mai lungă. Furnipas.eu respectă pentru aceasta zece ani. Un furnizor care azi oferă o propunere atractivă, nu este automat aceeași parte peste cinci sau zece ani, și tocmai din acest motiv, un acord privind portabilitatea trebuie să facă parte din standardul documentelor pe care le pregătiți.
Lista de documente
Primul document este o prezentare generală a ceea ce deja consemnați: liste de materiale, numere de articole, date de provenienție, informații de reparare și întreținere. Aceasta nu trebuie să fie un document nou, un export din sistemul dumneavoastră existent adesea este suficient. Al doilea document este o descriere scurtă a de unde provin acele date: sistemul dumneavoastră ERP, un mediu PIM, sau pur și simplu o foaie de calcul care se ține la achiziții. Un furnizor trebuie să știe dacă trebuie să se cupleze cu un sistem sau dacă trebuie să suporte introducerea manuală.
Al treilea document se referă la rolul din lanț. Verordența face o distincție între diferite părți care pot acționa ca furnizor al pasaportului, și nu este aceeași parte în fiecare întreprindere. O notă scurtă despre cine din organizația dumneavoastră îndeplinește acel rol, sau cine o face în numele dumneavoastru, evită ca discuția cu furnizorul să se blocheze la o întrebare care ar fi trebuit de fapt să fie răspunsă intern. Mai multe despre acea distincție se găsesc în explicația asupra rolurilor și conceptelor din verordență.
Al patrulea document este schița acordurilor în sine: o scurtă listă cu ceea ce doriți să consemnați cu privire la durata găzduirii, disponibilitate, și ce se întâmplă la o schimbare. Aceasta nu trebuie să fie un contract juridic în momentul primei discuții, dar un furnizor care poate discuta imediat despre aceasta oferă o indicație despre cât de serios este luată această latură a serviciilor.
De ce acordul de ieșire formează centrul de greutate
La multe alte servicii IT, o schimbare este neplăcută dar ușor de urmărit: export de date, noul furnizor importă. La un pasaport de produs este diferit, deoarece codul QR care se află pe produsul în sine, se referă la o locație fixă. Dacă acea locație se schimbă fără ca codul să fie ajustat, purtătorul de date nu mai funcționează pentru produsele care sunt deja la clientul dumneavoastră. De aceea, nu numai că întrebați dacă datele sunt transferabile, ci și cum codurile QR existente rămân funcționale dacă schimbați furnizor. Cum furnipas.eu organizează ea însăși acea continuitate, este explicat pe pagina despre metoda de lucru și proveniența datelor.
Ce trebuie să poată arăta furnizorul la rândul său
În schimb, este rezonabil să cereți unui furnizor care a reglementat el însuși: unde sunt găzduite datele, cât timp se garantează că serviciul va fi oferit, și ce se întâmplă dacă compania însuși încetează să existe sau este preluată. Acestea nu sunt întrebări juridice pe care trebuie să le răspundeți dvs. însuți, ci întrebări practice care determină dacă o ofertă este durabilă pentru perioada pe care o cere verordona. Un număr de aceste întrebări, cu scurte explicații, sunt colectate pe pagina cu întrebări frecvente despre furnizori și găzduire.
Unde se conectează această conversație
Documentele pe care le pregătiți pentru această conversație se suprapun adesea cu ceea ce aveți deja pentru alte obligații, cum ar fi acordurile de procesare sub GDPR dacă sunt implicate date cu caracter personal, sau condiții de achiziție existente. Nu este o chestiune de a începe de la zero, ci de a pune piesele existente una lângă alta și de a vedea unde este necesară adăugarea.
Doriți mai întâi o indicație a ceea ce este relevant pentru compania dvs. în mod specific înainte de a purta conversația cu un furnizor? Atunci scanarea rapidă gratuită în câteva întrebări oferă o primă direcție, și banca de cunoștințe oferă subiecte suplimentare pentru a citi în liniștea.