Für ein gutes Gespräch mit Ihrem Softwarelieferanten über das Möbelpaspoort benötigen Sie vor allem Übersichten, keine umfangreiche Dokumentation. Es geht um vier Dokumente: eine Übersicht der Produktdaten, die Sie bereits erfassen, eine Übersicht der Systeme, in denen diese Daten gespeichert sind, eine Beschreibung, wer in Ihrer Lieferkette als Anbieter des Paspoorts auftritt, und ein Konzept der Vereinbarungen, die Sie mit dem Lieferanten über Hosting, Zugang und Datentransfer treffen möchten. Mit diesen vier Dokumenten kann ein Lieferant abschätzen, was technisch erforderlich ist, und Sie können selbst beurteilen, ob das Angebot Ihrer Situation entspricht.
Das Detail, das in diesem Gespräch am meisten eine Rolle spielt, steckt in diesem letzten Punkt: was geschieht, wenn die Beziehung zum Lieferanten irgendwann endet. Sobald die Verpflichtung in Kraft tritt, muss ein Paspoort über einen längeren Zeitraum erreichbar bleiben. Furnipas.eu setzt dafür zehn Jahre an. Ein Lieferant, der heute ein attraktives Angebot unterbreitet, ist nicht automatisch in fünf oder zehn Jahren noch dieselbe Partei, und genau deshalb sollte eine Vereinbarung über Übertragbarkeit standardmäßig in den Unterlagen enthalten sein, die Sie vorbereiten.
Die Liste der Dokumente
Das erste Dokument ist eine Übersicht, was Sie bereits erfassen: Materiallisten, Artikelnummern, Herkunftsdaten, Reparatur- und Wartungsinformationen. Dies muss nicht unbedingt ein neues Dokument sein; ein Export aus Ihrem bestehenden System reicht oft aus. Das zweite Dokument ist eine kurze Beschreibung, woher diese Daten stammen: Ihr ERP-System, eine PIM-Umgebung oder einfach eine Tabelle, die in der Beschaffung gepflegt wird. Ein Lieferant muss wissen, ob er sich mit einem System verbinden muss oder manuelle Eingaben unterstützen muss.
Das dritte Dokument betrifft die Rolle in der Lieferkette. Die Verordnung unterscheidet verschiedene Parteien, die als Anbieter des Paspoorts auftreten können, und dies ist nicht in jedem Unternehmen dieselbe Partei. Eine kurze Notiz darüber, wer in Ihrer Organisation diese Rolle erfüllt oder wer dies in Ihrem Namen tut, verhindert, dass das Gespräch mit dem Lieferanten bei einer Frage steckenbleibt, die eigentlich intern hätte beantwortet werden müssen. Weitere Informationen zu diesem Unterschied finden Sie unter der Erläuterung von Rollen und Begriffen in der Verordnung.
Das vierte Dokument ist das Konzept der Vereinbarungen selbst: eine kurze Liste mit dem, was Sie über Hosting-Dauer, Verfügbarkeit und was bei einem Wechsel geschieht, festhalten möchten. Dies muss im Moment des ersten Gesprächs kein rechtskräftiger Vertrag sein, aber ein Lieferant, der darüber gleich mitreden kann, gibt einen Hinweis darauf, wie ernst diese Seite der Dienstleistung genommen wird.
Warum die Exit-Vereinbarung den Schwerpunkt bildet
Bei vielen anderen IT-Diensten ist ein Wechsel lästig, aber überschaubar: Daten exportieren, neuer Lieferant importiert. Bei einem Produktpaspoort ist das anders, weil der QR-Code, der auf dem Produkt selbst angebracht ist, auf einen festen Ort verweist. Ändert sich dieser Ort, ohne dass der Code angepasst wird, funktioniert der Datenträger nicht mehr für Produkte, die bereits beim Kunden stehen. Fragen Sie daher nicht nur, ob Daten übertragbar sind, sondern auch, wie die bestehenden QR-Codes weiterhin funktionieren, wenn Sie den Lieferanten wechseln. Wie furnipas.eu diese Kontinuität selbst gestaltet, wird erläutert auf der Seite über die Arbeitsweise und Herkunft der Daten.
Was der Lieferant seinerseits zeigen können muss
Umgekehrt ist es angemessen, von einem Lieferanten zu fragen, was er selbst geregelt hat: wo die Daten gehostet werden, wie lange die Dienstleistung garantiert angeboten wird, und was geschieht, wenn das Unternehmen selbst aufhört zu bestehen oder übernommen wird. Dies sind keine rechtlichen Fragen, die Sie selbst beantworten müssen, sondern praktische Fragen, die bestimmen, ob ein Angebot für die Laufzeit, die die Verordnung verlangt, tragfähig ist. Eine Reihe dieser Fragen mit kurzer Erläuterung ist zusammengestellt auf der Seite mit häufig gestellten Fragen zu Lieferanten und Hosting.
Worauf dieses Gespräch anschließt
Die Dokumente, die Sie für dieses Gespräch vorbereiten, überschneiden sich häufig mit dem, was Sie bereits für andere Verpflichtungen haben, wie Verarbeitungsverträge gemäß der DSGVO, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, oder bestehende Einkaufsbedingungen. Es ist keine Frage, bei null anzufangen, sondern bestehende Dokumente nebeneinander zu legen und zu sehen, wo eine Ergänzung erforderlich ist.
Möchten Sie zunächst einen Hinweis darauf, was für Ihr Unternehmen spezifisch relevant ist, bevor Sie das Gespräch mit einem Lieferanten führen? Dann bietet der kostenlose Quick-Scan in ein paar Fragen eine erste Orientierung, und die Wissensdatenbank bietet weitere Themen zum ruhigen Durchlesen.