Sėkmingam pasikalbėjimui su jūsų programinės įrangos tiekėju apie baldų pasą jums reikalingi visų pirma apžvalgos, o ne storas dokumentų rinkinys. Kalbama apie keturias dalis: produkto duomenų, kuriuos jūs jau užfiksavote, apžvalgą; sistemų, kuriose yra tie duomenys, apžvalgą; aprašymą apie tai, kas jūsų grandinėje veikia kaip paso pasiūlytoja; ir susitarimo projektu su tiekėju dėl duomenų talpinimo, prieigos ir perdavimo. Su tomis keturiomis dalimis tiekėjas gali įvertinti, kas techniškai reikalinga, o jūs patys galite nustatyti, ar pasiūlymas atitinka jūsų situaciją.
Detalė, kuri šiame pasikalbėjime vaidina didžiausią vaidmenį, yra pastarasis punktas: kas atsitinka, jei santykiai su tiekėju kada nors baigiasi. Kai tik įsigalioja pareiga, pasas turi likti pasiekiamas ilgesnį laikotarpį. Furnipas.eu tam naudoja dešimt metų. Tiekėjas, kuris šiandien teikia patrauklų pasiūlymą, nebūtinai bus ta pati šalis po penkių ar dešimties metų, ir būtent dėl to susitarimas dėl perkėlumo turėtų standartiškai būti jūsų ruošiamos dokumentacijos dalies.
Dalių sąrašas
Pirmoji dalis yra jūsų jau fiksuojamo turinio apžvalga: medžiagų sąrašai, artikulų numeriai, kilmės duomenys, remonto ir priežiūros informacija. Tai neturi būti naujas dokumentas, dažnai pakanka eksporto iš jūsų egzistuojančios sistemos. Antroji dalis yra trumpas aprašymas, iš kur šie duomenys gaunami: iš jūsų ERP sistemos, PIM aplinkos arba tiesiog skaičiuoklės, kurią laikymas pradžioje. Tiekėjas turi žinoti, ar jis turi susieti su sistema, ar turėtų palaikyti rankinį įvedimą.
Trečioji dalis yra apie vaidmenį grandinėje. Reglamentas skiria skirtingas šalis, kurios gali veikti kaip paso teikėjos, o kiekviename įmonėje tai nėra ta pati šalis. Trumpa pastaba apie tai, kas jūsų organizacijoje vaidina tą vaidmenį, ar kas tai daro jūsų vardu, išvengia to, kad pasikalbėjimas su tiekėju užstringa dėl klausimo, kuris iš tikrųjų turėjo būti atsakytas viduje. Daugiau apie šį skirtumą yra paaiškinime apie vaidmenis ir sąvokas reglamente.
Ketvirtoji dalis yra pačių susitarimų projektas: trumpas sąrašas apie tai, ką norėtumėte fiksuoti dėl talpinimo trukmės, prieinamumo ir to, kas atsitinka keičiant teikėją. Tai neturi būti juridinis sutartis pirmojo pasikalbėjimo metu, tačiau tiekėjas, kuris gali iš karto apie tai diskutuoti, duoda nuorodą apie tai, kiek rimtai šis aptarnavimo aspektas yra vertinamas.
Kodėl išėjimo susitarimas yra svarbiausia dalis
Daugeliu kitų IT paslaugų atveju keičiantis teikėjui tai yra nemalonu, tačiau aiškus: duomenys eksportuojami, naujas tiekėjas juos importuoja. Produkto paso atveju tai yra kitaip, nes QR kodas, kuris yra pačiame produkte, nurodo fiksuotą vietą. Jei ta vieta keičiasi nekoreguojant kodo, duomenų nešiklis nebetarnauja produktams, kurie jau yra pas klientą. Todėl paklauskite ne tik to, ar duomenys yra perkeliami, bet ir to, kaip esami QR kodai išlieka veikiantys, jei keičiate tiekėją. Kaip pati furnipas.eu tvarko šią tęstinumą, paaiškinta darbo metodų ir duomenų kilmės puslapyje.
Ką tiekėjas savo ruožtu turi sugebėti parodyti
Atvirkščiai, pagrįsta paprašyti tiekėjo, ką jis pats sutvarkė: kur duomenys bus saugomi, kiek laiko paslauga garantuotai bus teikiama ir kas atsitiks, jei įmonė nustotų egzistuoti arba būtų perduota. Tai nėra teisiniai klausimai, į kuriuos jūs turėtumėte atsakyti patys, bet praktiniai klausimai, nustatantys, ar pasiūlymas yra tvaraus dėl to laikotarpio, kurį reglamentas reikalauja. Keletas šių klausimų su trumpu paaiškinimais yra surinkti į dažnai užduodamų klausimų puslapį apie tiekėjus ir hostingą.
Kur šis pokalbis susieta
Dokumentai, kuriuos parengate šiam pokalbiui, dažnai sutampa su tuo, ką jūs jau turite atliekant kitas pareigas, pavyzdžiui, duomenų tvarkymo susitarimus pagal GDPR, jei yra asmens duomenų, arba esamas pirkimo sąlygas. Tai nėra reikalas pradėti iš pradžios, bet esamus dokumentus dėti šalia ir žiūrėti, kur reikalingas papildymas.
Ar norite pirmą kartą gauti nuorodą, kuri jūsų įmonei konkrečiai yra svarbi, prieš pradėdami pokalbį su tiekėju? Tada nemokama greita analizė su keliomis klausimais suteikia pirmą kryptį ir žinių bankas siūlo toliau skaityti temų.