Per un buon colloquio con il vostro fornitore di software sul passaporto del mobile avete soprattutto bisogno di panoramiche, non di un dossier corposo. Si tratta di quattro elementi: una panoramica dei dati di prodotto che già registrate, una panoramica dei sistemi in cui sono conservati questi dati, una descrizione di chi nella vostra catena agisce come fornitore del passaporto, e una bozza degli accordi che volete stipulare con il fornitore in merito a hosting, accesso e trasferimento dei dati. Con questi quattro elementi un fornitore può valutare cosa sia necessario dal punto di vista tecnico, e voi potete giudicare di persona se l'offerta corrisponde alla vostra situazione.
Il dettaglio che più incide in questo colloquio riguarda quest'ultimo punto: cosa accade se il rapporto con il fornitore termina. Non appena l'obbligo entra in vigore, un passaporto deve rimanere accessibile per un periodo più lungo. Furnipas.eu al riguardo applica dieci anni. Un fornitore che oggi presenta un'offerta interessante non è automaticamente la stessa parte fra cinque o dieci anni, e proprio per questo un accordo sulla trasferibilità deve rientrare di norma nei documenti che preparate.
L'elenco dei documenti
Il primo elemento è una panoramica di quanto già registrate: liste di materiali, numeri di articolo, dati di provenienza, informazioni sulla riparazione e la manutenzione. Non è necessario che sia un documento nuovo, spesso è sufficiente un'esportazione dal vostro sistema esistente. Il secondo elemento è una breve descrizione di dove provengono questi dati: dal vostro sistema ERP, da un ambiente PIM, oppure semplicemente da un foglio di calcolo conservato presso l'ufficio acquisti. Un fornitore deve sapere se deve integrarsi con un sistema o se deve supportare l'immissione manuale di dati.
Il terzo elemento riguarda il ruolo nella catena. Il regolamento distingue diverse parti che possono agire come fornitori del passaporto, e non è in ogni azienda la stessa parte. Una breve nota su chi nella vostra organizzazione ricopre questo ruolo, o chi lo fa per vostro conto, evita che il colloquio con il fornitore si blocchi su una domanda che avrebbe dovuto ricevere risposta a livello interno. Ulteriori informazioni su questa distinzione si trovano in la spiegazione di ruoli e concetti del regolamento.
Il quarto elemento è la bozza degli accordi stessi: un breve elenco di quanto volete documentare in merito alla durata dell'hosting, alla disponibilità, e a cosa accade in caso di cambio di fornitore. Non è necessario che sia un contratto giuridico al momento del primo colloquio, ma un fornitore che può discuterne subito offre un'indicazione di quanto seriamente viene considerato questo aspetto della fornitura di servizi.
Perché l'accordo di uscita costituisce l'elemento centrale
In molti altri servizi IT un cambio di fornitore è sgradevole ma gestibile: esportazione dei dati, il nuovo fornitore importa. Con un passaporto di prodotto le cose stanno diversamente, perché il codice QR che si trova sul prodotto stesso fa riferimento a una posizione fissa. Se quella posizione cambia senza che il codice venga adattato, il vettore di dati non funziona più per i prodotti già presso il cliente. Chiedete quindi non solo se i dati sono trasferibili, ma anche come i codici QR esistenti continuano a funzionare se cambiate fornitore. Come furnipas.eu struttura di persona questa continuità è spiegato in la pagina sulla modalità operativa e l'origine dei dati.
Cosa il fornitore a sua volta deve poter dimostrare
Al contrario, è ragionevole chiedere a un fornitore cosa ha organizzato lui stesso: dove i dati vengono ospitati, per quanto tempo il servizio è garantito, e cosa accade se l'azienda cessa di esistere o viene acquisita. Queste non sono questioni legali che lei stesso deve affrontare, ma questioni pratiche che determinano se un'offerta è sostenibile per la durata richiesta dal regolamento. Un numero di queste domande, con brevi chiarimenti, è raccolto su la pagina delle domande frequenti su fornitori e hosting.
Dove si collega questa conversazione
I documenti che prepara per questa conversazione spesso si sovrappongono a ciò che ha già per altri obblighi, come gli accordi con i responsabili del trattamento secondo il GDPR se sono coinvolti dati personali, o le condizioni di acquisto esistenti. Non si tratta di ricominciare da zero, ma di mettere affiancati i documenti esistenti e verificare dove è necessario un supplemento.
Vuole prima un'indicazione di ciò che è specificamente rilevante per la sua azienda prima di avviare la conversazione con un fornitore? Allora la scansione rapida gratuita in poche domande fornisce una prima direzione, e la banca delle conoscenze offre ulteriori argomenti per leggere tranquillamente.