Għal konversazzjoni tajba mal-fornitur tas-software tiegħek dwar il-passaport tal-mobiljarju, għandek bżonn primarjament ħarsa ġenerali, mhux fajl ħoxnoq. Huwa dwar erba' elementi: ħarsa ġenerali tal-data tal-prodott li inti diġà tkun qiegħda tirreġistra, ħarsa ġenerali tas-sistemi fejn tinsab dik id-data, deskrizzjoni ta' min jaħdem bħala fornitur tal-passaport fil-katina tiegħek, u concept tal-ftehimiet li trid tagħmel mal-fornitur dwar l-hosting, l-aċċess u t-trasferiment tad-data. B'dawk l-erba' elementi, fornitur jista' jistma x'hu meħtieġ teknikament, u int stess tista' taġġudga jekk l-offerta taqbilx ma' s-sitwazzjoni tiegħek.
Id-dettall li għandu l-akbar effett f'dik il-konversazzjoni, huwa f'dak il-punt l-aħħar: x'jiġri meta r-relazzjoni mal-fornitur tittemma. Hekk kif id-deħħa tissir effettiva, passaport għandu jibqa' aċċessibbli għal perjodu itwal. Furnipas.eu tuża għal dan għaxar snin. Fornitur li oinqobx joffri offerta attrattiva illum, mhuwwa neċessarjament l-istess partito sa' ħamsa jew għaxar snin, u għal din ir-raġuni, ftehim dwar it-trasferibilità għandu jkun standardment inkluż fid-dokumenti li inti titprepara.
Il-lista tal-elementi
L-ewwel element huwa ħarsa ġenerali ta' dak li inti diġà tkun qiegħda tirreġistra: listi tal-materjali, numri ta' artikoli, data tal-oriġini, informazzjoni dwar ir-riparazzjoni u l-manutenzjoni. Dan m'għandux għalfejn ikun dokument ġdid, export msis-sistema eżistenti tiegħek ħafna drabi huwa suffiċjenti. It-tieni element huwa deskrizzjoni qasira ta' minn fejn eriċvi dik id-data: is-sistema ERP tiegħek, ambjent PIM, jew sempliċement spreadsheet li titkeep għall-għariex. Fornitur għandu jaf jekk għandu jaqbel ma' sistema jew li għandu jappoġġja dħul manwali.
It-tielet element jittratta r-rwol fil-katina. Ir-regolament jagħraf partiti differenti li jistgħu jaġixxu bħala fornituri tal-passaport, u dan mhux l-istess partito f'kull negozju. Nota qasira dwar min fil-organizzazzjoni tiegħek iżomm dik ir-rwol, jew min jagħmel dan għaliex, iwaqqa' li l-konversazzjoni mal-fornitur tintbagħat fuq mistoqsija li verament kienet kellha titħallal intern. Aktar dwar dik id-distinzjoni hemm fuq l-istħarriġ dwar ir-rwoli u l-kunċetti fir-regolament.
L-erba' element huwa concept tal-ftehimiet innifsu: lista qasira ta' dak li trid tkun tirreġistra dwar it-tul tal-hosting, id-disponibbiltà, u x'jiġri meta sseħħ passaġġ. Dan m'għandux għalfejn ikun kuntratt legal fil-mument tal-ewwel konversazzjoni, iżda fornitur li jista' jikklassifika immedjatament, jagħti indikazzjoni ta' kemm din in-naħa tas-servizz tittieħed b'serijetà.
Għaliex l-ftehim tal-ħruġ huwa l-fokus ewlieni
F'ħafna servizzi IT oħrajn, passaġġ huwa diffikat iżda ċar: esporta data, fornitur ġdid jimporta. B'passaport tal-prodott huwa differenti, għax il-kodiċi QR li jinsab fuq il-prodott nnifsu, jirreferi għal post fiss. Jekk dak il-post jinbidel mingħajr ma l-kodiċi jiġi aġġornat, id-datadrager m'aħa taħdem għal prodotti li diġà jkunu fil-familja tal-klijent. Għalhekk, tistaqsax mhux biss jekk id-data jkunu trasferibili, iżda wkoll kif il-kodiċi QR eżistenti jibqgħu jaħdmu meta tbiddel fornitur. Kif furnipas.eu stess torganizza dik il-kontinwità, hemm spjegat fuq il-paġna dwar il-metodu u l-oriġini tad-data.
X'il-fornitur bħala tulba tiegħu għandu jkun kapaċ juri
Għall-kuntrarju, huwa raġonevoli li titlob minn supplier x'inhu nnifsu rregola: fejn jiġu ostaġġati d-dejta, kif id-divrenza hija garantita għal kemm il-ħin, u x'jiġri jekk il-kumpanija nnifisha twaqqaf jew titgħadda. Dawn mhumiex mistoqsijiet legali li int nnifisek ikollek twiegħeb, iżda mistoqsijiet prattiċi li jiddeterminaw jekk offerta hija sostenibbli għat-tul tal-ħin li r-regolament imleb. Numru ta' dawn il-mistoqsijiet, bi spjegazzjoni qasira, huwa maġġmugħ fuq il-paġna dwar il-mistoqsijiet li jistaqsu ħafna dwar suppliers u hosting.
Fejn din il-konversazzjoni tonqos
Id-dokumenti li int tipprepara għal din il-konversazzjoni ħafna drabi jorbdu ma' dak li int diġà għandek għal obbligazzjonijiet oħrajn, bħal ftehim tal-ipproċessur taħt il-GDPR jekk id-dejta personali hija involuta, jew kundizzjonijiet tal-xiri eżistenti. Mhuwiex kwistjoni ta' jibdew minn żero, iżda ta' qegħdin stukk eżistenti ħdejn xulxin u naraw fejn iż-żieda hija meħtieġa.
Trid l-ewwel indikazzjoni ta' x'inhu speċifiku għal-kumpanija tiegħek qabel ma tmur fil-konversazzjoni ma' supplier? Imbagħad tagħti l-iskennjar maquin b'xejn f'ftit mistoqsija direzzjoni inizjali, u toffri l-bank ta' għarfien suġġetti oħrajn biex taqra b'mod ħinux.