Pour mener une bonne conversation avec votre fournisseur de logiciel sur le passeport meuble, vous avez surtout besoin d'aperçus, pas d'un dossier volumineux. Il s'agit de quatre documents : un aperçu des données produit que vous consignez déjà, un aperçu des systèmes dans lesquels se trouvent ces données, une description de qui intervient dans votre chaîne en tant qu'offreur du passeport, et un projet des accords que vous souhaitez conclure avec le fournisseur concernant l'hébergement, l'accès et le transfert des données. Avec ces quatre documents, un fournisseur peut évaluer ce qui est techniquement nécessaire, et vous pouvez vous-même juger si l'offre correspond à votre situation.
Le détail qui joue le rôle le plus important dans cette conversation se trouve dans ce dernier point : ce qui se passe si la relation avec le fournisseur prend fin un jour. Une fois que l'obligation entre en vigueur, un passeport doit rester accessible pendant une période plus longue. Furnipas.eu applique dix ans à cet effet. Un fournisseur qui fait une offre attrayante aujourd'hui n'est pas automatiquement la même partie dans cinq ou dix ans, et c'est précisément pour cette raison qu'un accord sur la transférabilité doit faire partie des documents que vous préparez de manière standard.
La liste des documents
Le premier document est un aperçu de ce que vous consignez déjà : listes de matériaux, numéros d'article, données d'origine, informations de réparation et d'entretien. Ce ne doit pas nécessairement être un nouveau document ; un export de votre système existant suffit souvent. Le deuxième document est une brève description d'où proviennent ces données : votre système ERP, un environnement PIM, ou simplement une feuille de calcul tenue à jour lors des achats. Un fournisseur doit savoir s'il doit se connecter à un système ou s'il doit supporter l'entrée manuelle.
Le troisième document concerne le rôle dans la chaîne. Le règlement distingue différentes parties qui peuvent intervenir en tant qu'offreur du passeport, et ce n'est pas la même partie dans chaque entreprise. Une brève note sur qui remplit ce rôle dans votre organisation, ou qui le fait en votre nom, évite que la conversation avec le fournisseur ne s'enlise sur une question qui aurait vraiment dû recevoir une réponse en interne. Pour plus d'informations sur cette distinction, voir l'explication des rôles et des termes du règlement.
Le quatrième document est le projet des accords eux-mêmes : une brève liste de ce que vous souhaitez consigner concernant la durée d'hébergement, la disponibilité, et ce qui se passe en cas de changement de prestataire. Il n'est pas nécessaire que ce soit un contrat juridique au moment de la première conversation, mais un fournisseur qui peut en discuter immédiatement donne une indication de la façon dont ce côté de la prestation de services est pris au sérieux.
Pourquoi l'accord de sortie est l'élément central
Avec de nombreux autres services informatiques, un changement de prestataire est gênant mais gérable : exporter les données, le nouveau fournisseur importe. Avec un passeport produit, c'est différent, parce que le code QR qui se trouve sur le produit lui-même renvoie à un emplacement fixe. Si cet emplacement change sans que le code soit adapté, le support de données ne fonctionne plus pour les produits qui sont déjà chez le client. Demandez donc non seulement si les données sont transférables, mais aussi comment les codes QR existants continuent de fonctionner si vous changez de fournisseur. Comment furnipas.eu organise elle-même cette continuité est expliqué sur la page sur la méthode de travail et la provenance des données.
Ce que le fournisseur doit pouvoir montrer de son côté
Inversement, il est raisonnable de demander à un fournisseur ce qu'il a lui-même organisé : où les données sont hébergées, pendant combien de temps le service est garanti, et ce qui se passe si l'entreprise cesse ses activités ou est reprise. Ce ne sont pas des questions juridiques auxquelles vous devez répondre vous-même, mais des questions pratiques qui déterminent si une offre est viable pour la durée que le règlement exige. Un certain nombre de ces questions, avec de brèves explications, sont rassemblées sur la page des questions fréquemment posées sur les fournisseurs et l'hébergement.
Ce à quoi cette conversation se rattache
Les documents que vous préparez pour cette conversation chevauchent souvent ce que vous avez déjà pour d'autres obligations, telles que les contrats de traitement en vertu du RGPD s'il y a des données personnelles en jeu, ou les conditions d'achat existantes. Il ne s'agit pas de recommencer à zéro, mais de placer les documents existants côte à côte et de voir où un complément est nécessaire.
Voulez-vous d'abord une indication de ce qui est pertinent pour votre entreprise spécifiquement avant d'engager la conversation avec un fournisseur ? Alors l'analyse rapide gratuite en quelques questions donne une première orientation, et la base de connaissances offre d'autres sujets à lire tranquillement.