Para uma boa conversa com seu fornecedor de software sobre o digital product passport, você precisa principalmente de visões gerais, não de um dossiê volumoso. Trata-se de quatro documentos: uma visão geral dos dados de produtos que você já registra, uma visão geral dos sistemas onde esses dados estão armazenados, uma descrição de quem atua em sua cadeia como fornecedor do passoport, e um rascunho dos acordados que você deseja fazer com o fornecedor sobre hospedagem, acesso e transferência de dados. Com esses quatro documentos, um fornecedor pode estimar o que é necessário tecnicamente, e você mesmo pode avaliar se a oferta está alinhada com sua situação.
O detalhe que mais importa nessa conversa está no último ponto: o que acontece se o relacionamento com o fornecedor terminar um dia. Assim que a obrigação entrar em vigor, um passoport deve permanecer acessível por um período mais longo. Furnipas.eu adota dez anos para isso. Um fornecedor que faz uma oferta atraente hoje não é automaticamente a mesma parte em cinco ou dez anos, e é exatamente por isso que um acordado sobre transferibilidade deve constar como padrão nos documentos que você prepara.
A lista de documentos
O primeiro documento é uma visão geral do que você já registra: listas de materiais, números de artigos, dados de origem, informações de reparação e manutenção. Este não precisa ser um novo documento, uma exportação de seu sistema existente geralmente é suficiente. O segundo documento é uma breve descrição de onde esses dados vêm: seu sistema ERP, um ambiente PIM, ou simplesmente uma planilha mantida no departamento de compras. Um fornecedor deve saber se ele deve se conectar a um sistema ou se deve oferecer suporte para entrada manual.
O terceiro documento diz respeito à função na cadeia. A regulação distingue várias partes que podem atuar como fornecedor do passoport, e essa não é a mesma parte em todos os negócios. Uma breve nota sobre quem em sua organização cumpre esse papel, ou quem o faz em seu nome, evita que a conversa com o fornecedor se perca em uma questão que deveria ter sido respondida internamente. Mais sobre essa distinção está em a explicação sobre papéis e conceitos na regulação.
O quarto documento é o rascunho dos acordados em si: uma breve lista do que você deseja documentar sobre duração da hospedagem, disponibilidade, e o que acontece durante uma transição. Este não precisa ser um contrato legal no momento da primeira conversa, mas um fornecedor que pode participar imediatamente dessa discussão oferece uma indicação de como esse aspecto da prestação de serviços é levado a sério.
Por que o acordado de saída é o ponto central
Em muitos outros serviços de TI, uma transição é desagradável mas clara: exportar dados, novo fornecedor importa. Com um digital product passport é diferente, porque o código QR que está no próprio produto aponta para um local fixo. Se esse local mudar sem que o código seja atualizado, o carregador de dados não funcionará mais para produtos que já estão com o cliente. Portanto, não pergunte apenas se os dados são transferíveis, mas também como os códigos QR existentes continuarão funcionando se você mudar de fornecedor. Como furnipas.eu organiza essa continuidade em si, está explicado em a página sobre a metodologia e origem dos dados.
O que o fornecedor, por sua vez, deve poder demonstrar
Inversamente, é razoável pedir a um fornecedor o que ele próprio arranhou: onde os dados são alojados, por quanto tempo o serviço é garantido e o que acontece se a empresa deixar de existir ou for adquirida. Estas não são questões jurídicas que você próprio tenha de responder, mas questões práticas que determinam se uma oferta é viável durante o período que o regulamento exige. Um número destas questões, com breve explicação, está compilado em a página de perguntas frequentes sobre fornecedores e alojamento.
Onde esta conversa se enquadra
Os documentos que prepara para esta conversa frequentemente sobrepõem-se com o que já tem para outras obrigações, como contratos de processamento sob o RGPD se houver dados pessoais envolvidos, ou condições de compra existentes. Não se trata de começar do zero, mas de colocar os documentos existentes lado a lado e ver onde é necessário complementar.
Pretende primeiro uma indicação do que é especificamente relevante para a sua empresa antes de iniciar a conversa com um fornecedor? Então a quick-scan gratuita em algumas perguntas oferece uma primeira orientação, e a base de conhecimento oferece mais tópicos para ler com calma.