Για μια καλή συνομιλία με τον προμηθευτή λογισμικού σας σχετικά με το διαβατήριο επίπλων χρειάζεστε κυρίως επισκοπήσεις, όχι ένα παχύ φάκελο. Πρόκειται για τέσσερα έγγραφα: μια επισκόπηση των στοιχείων προϊόντος που καταγράφετε ήδη, μια επισκόπηση των συστημάτων στα οποία βρίσκονται αυτά τα στοιχεία, μια περιγραφή του ποιος λειτουργεί στην αλυσίδα σας ως προμηθευτής του διαβατηρίου και ένα σχέδιο των συμφωνιών που θέλετε να κάνετε με τον προμηθευτή σχετικά με την ανάθεση, την πρόσβαση και τη μεταφορά δεδομένων. Με αυτά τα τέσσερα έγγραφα ένας προμηθευτής μπορεί να εκτιμήσει τι είναι απαραίτητο από τεχνική άποψη και εσείς μπορείτε να αξιολογήσετε αν η προσφορά ανταποκρίνεται στην κατάστασή σας.
Η λεπτομέρεια που παίζει το μεγαλύτερο ρόλο σε αυτή τη συνομιλία βρίσκεται σε αυτό το τελευταίο σημείο: τι συμβαίνει εάν η σχέση με τον προμηθευτή ποτέ τελειώσει. Μόλις η υποχρέωση τεθεί σε ισχύ, ένα διαβατήριο πρέπει να παραμένει προσβάσιμο για μια μεγαλύτερη χρονική περίοδο. Η furnipas.eu εφαρμόζει δέκα χρόνια για αυτό. Ένας προμηθευτής που κάνει σήμερα μια ελκυστική προσφορά δεν είναι αυτόματα το ίδιο μέρος σε πέντε ή δέκα χρόνια και ακριβώς για αυτό το λόγο μια συμφωνία σχετικά με τη μεταφορά πρέπει να περιλαμβάνεται τακτικά στα έγγραφα που προετοιμάζετε.
Η λίστα με τα έγγραφα
Το πρώτο έγγραφο είναι μια επισκόπηση του τι καταγράφετε ήδη: λίστες υλικών, αριθμούς άρθρων, δεδομένα προέλευσης, πληροφορίες επισκευής και συντήρησης. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι ένα νέο έγγραφο, συχνά αρκεί μια εξαγωγή από το υπάρχον σας σύστημα. Το δεύτερο έγγραφο είναι μια σύντομη περιγραφή του όπου προέρχονται αυτά τα δεδομένα: το σύστημα ERP σας, ένα περιβάλλον PIM ή απλώς ένα υπολόγιστρο που διατηρείται κατά τη δοκιμή. Ένας προμηθευτής πρέπει να ξέρει αν πρέπει να συνδεθεί με ένα σύστημα ή αν πρέπει να υποστηρίζει χειροκίνητη εισαγωγή.
Το τρίτο έγγραφο αφορά τον ρόλο στην αλυσίδα. Ο κανονισμός διακρίνει διάφορες κατηγορίες που μπορεί να λειτουργήσουν ως προμηθευτής του διαβατηρίου και δεν είναι σε κάθε επιχείρηση το ίδιο μέρος. Μια σύντομη σημείωση σχετικά με ποιος στην οργάνωσή σας εκπληρώνει αυτό το ρόλο ή ποιος το κάνει για λογαριασμό σας, αποτρέπει τη συνομιλία με τον προμηθευτή να παγωθεί σε ένα ερώτημα που στην πραγματικότητα θα έπρεπε να απαντηθεί εσωτερικά. Περισσότερα σχετικά με αυτή τη διάκριση βρίσκονται στο η εξήγηση των ρόλων και των εννοιών στον κανονισμό.
Το τέταρτο έγγραφο είναι το σχέδιο των συμφωνιών: μια σύντομη λίστα με ό,τι θέλετε να καταγράψετε σχετικά με τη διάρκεια ανάθεσης, τη διαθεσιμότητα και τι συμβαίνει κατά τη μεταβίβαση. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι ένα νομικό συμβόλαιο κατά το χρόνο της πρώτης συνομιλίας, αλλά ένας προμηθευτής που μπορεί αμέσως να συζητήσει γι' αυτό δίνει ένδειξη του πόσο σοβαρά αυτή η πτυχή της παροχής υπηρεσιών λαμβάνεται.
Γιατί η συμφωνία εξόδου αποτελεί το κέντρο βάρους
Σε πολλές άλλες IT υπηρεσίες μια μεταβίβαση είναι ενοχλητική αλλά διαφανής: εξαγωγή δεδομένων, νέος προμηθευτής εισάγει. Με ένα διαβατήριο προϊόντος είναι διαφορετικά, επειδή ο κωδικός QR που βρίσκεται στο ίδιο το προϊόν αναφέρεται σε μια σταθερή τοποθεσία. Αν αυτή η τοποθεσία αλλάξει χωρίς ο κώδικας να προσαρμοστεί, ο φορέας δεδομένων δεν λειτουργεί πλέον για προϊόντα που βρίσκονται ήδη στον πελάτη. Γι' αυτό ρωτήστε όχι μόνο αν τα δεδομένα μεταφέρονται, αλλά και πώς οι υπάρχοντες κωδικοί QR παραμένουν λειτουργικοί αν αλλάξετε προμηθευτή. Πώς το furnipas.eu ρυθμίζει αυτή τη συνέχεια, εξηγείται στο η σελίδα σχετικά με τη μέθοδο εργασίας και την προέλευση των δεδομένων.
Αυτό που ο προμηθευτής θα πρέπει με τη σειρά του να μπορεί να δείξει
Αντιστρόφως, είναι λογικό να ζητήσετε από έναν προμηθευτή τι έχει ο ίδιος διευθετήσει: πού φιλοξενούνται τα δεδομένα, για πόσο καιρό εγγυάται η παροχή της υπηρεσίας και τι συμβαίνει εάν η εταιρεία παύσει να υπάρχει ή αγοραστεί. Δεν πρόκειται για νομικές ερωτήσεις που εσείς αυτοί πρέπει να απαντήσετε, αλλά για πρακτικές ερωτήσεις που καθορίζουν εάν μια προσφορά είναι βιώσιμη για την περίοδο που απαιτεί ο κανονισμός. Ένας αριθμός από αυτές τις ερωτήσεις, με σύντομη περιγραφή, είναι συγκεντρωμένες σε τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με προμηθευτές και φιλοξενία.
Όπου συνδέεται αυτή η συζήτηση
Τα έγγραφα που προετοιμάζετε για αυτή τη συζήτηση συχνά επικαλύπτονται με αυτά που έχετε ήδη για άλλες υποχρεώσεις, όπως συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το GDPR εάν υπάρχουν προσωπικά δεδομένα, ή υφιστάμενοι όροι αγοράς. Δεν πρόκειται να ξεκινήσετε από το μηδέν, αλλά να τοποθετήσετε τα υφιστάμενα έγγραφα δίπλα-δίπλα και να δείτε πού χρειάζεται η συμπλήρωση.
Θέλετε πρώτα μια ένδειξη του τι είναι σχετικό για την επιχείρησή σας ειδικά πριν ξεκινήσετε τη συζήτηση με έναν προμηθευτή; Τότε η δωρεάν γρήγορη σάρωση σε μερικές ερωτήσεις δίνει μια πρώτη κατεύθυνση, και η τράπεζα γνώσης προσφέρει περαιτέρω θέματα για να διαβάσετε με ησυχία.