Lai jums būtu produktīva sarunapar mēbeles produkta pasi ar jūsu programmatūras piegādātāju, jums galvenokārt nepieciešami apskati, nevis biezs dossier. Tas sastāv no četriem dokumentiem: pārskats par produkta datiem, kurus jūs jau fiksējat, pārskats par sistēmām, kurās šie dati atrodas, apraksts par to, kura puse jūsu ķēdē darbojas kā produkta pases piedāvātājs, un koncepcija par vienošanos, kuru vēlaties noslēgt ar piegādātāju par datu glabāšanu, piekļuvi un nodošanu. Pamatojoties uz šiem četriem dokumentiem, piegādātājs var novērtēt, kas ir tehniskiurprasīts, un jūs paši varat novērtēt, vai piedāvājums atbilst jūsu situācijai.
Detaļa, kas šajā sarunā ir visvairāk svarīga, atrodas pēdējā punktā: kas notiek, ja sakarības ar piegādātāju kādreiz beidzas. Tiklīdz saistības stājas spēkā, produkta pasporti ir jābūt pieejamiem noteiktu laiku. Furnipas.eu tam ir paredzējusi desmit gadus. Piegādātājs, kurš šodien piedāvā pievilcīgus nosacījumus, pēc pieciem vai desmit gadiem var būt pilnīgi cita puse, un tieši tāpēc vienošanās par datu nodošanas iespējamību standartā jāiekļauj dokumentos, kurus jūs gatavojat.
Dokumentu saraksts
Pirmais dokuments ir pārskats par to, ko jūs jau fiksējat: materiālu saraksti, artikulu numuri, izcelsmes dati, remontu un apkopes informācija. Tam nav jābūt jaunam dokumentam, parasti pietiek ar eksportu no jūsu esošās sistēmas. Otrais dokuments ir īss apraksts par to, no kurienes šie dati nāk: no jūsu ERP sistēmas, PIM vides vai vienkārši no tīklapas, kuru uztur iepirkumu nodaļa. Piegādātājam jāzina, vai viņam jāsadarbojas ar sistēmu vai jāatbalsta manuāla ievade.
Trešais dokuments skar lomu ķēdē. Verordājums izšķir dažādas puses, kuras var darboties kā produkta pases piedāvātājs, un tas nav viena un tā pati puse katrā uzņēmumā. Īss piezīmējums par to, kura puse jūsu organizācijā pilda šo lomu vai kura to dara jūsu vārdā, novērš, ka sarunapie piegādātāju novirzās uz jautājumiem, kurus bija jārisina iekšēji. Vairāk par šiem atšķirībām ir rakstīts nodaļā skaidrojums par lomām un jēdzieniem verordājumā.
Ceturtais dokuments ir vienošanās koncepcija: īss saraksts par to, ko vēlaties fiksēt par glabāšanas ilgumu, pieejamību un to, kas notiek pārejas laikā. Tas nedrīkst būt juridisks līgums pirmas sarunas laikā, bet piegādātājs, kurš var uzreiz diskutēt par šo tematu, norāda uz to, cik nopietni šis pakalpojuma aspekts tiek uzņemts.
Kāpēc izejas vienošanās ir galvenais fokuss
Daudziem citiem IT pakalpojumiem pāreja ir nepatīkama, bet skaidra: datus eksportēt, jauns piegādātājs importē. Produkta pasportā tas ir savādāk, jo QR kods, kas ir uz paša produkta, norāda uz fiksētu vietu. Ja šī vieta mainās bez koda pielāgošanas, datu glabātājs vairs nedarbojas produktiem, kas jau atrodas pie klienta. Tāpēc jautājiet ne tikai to, vai dati ir pārsūtāmi, bet arī to, kā esošie QR kodi paliek funkcionāli, kad pārejat uz citu piegādātāju. Par to, kā furnipas.eu pati nodrošina šo nepārtrauktību, ir izskaidrojums lapā informācija par darbības metodi un datu izcelsmi.
Kas piegādātājam no savas puses jāspēj parādīt
Otrādi, ir pamatoti prasīt piegādātājam, kā viņš pats ir kārtojis: kur dati tiek mitināti, cik ilgi pakalpojums ir garantēti piedāvāts, un kas notiek, ja uzņēmums pats pārstāj darbību vai tiek pārņemts. Tās nav juridiskas jautājumi, uz kuriem jums pašam jāatbild, bet praktiski jautājumi, kas nosaka, vai piedāvājums ir pamatots normatīvajā aktā prasītajam periodam. Vairāki no šiem jautājumiem ar īsu paskaidrojumu ir apkopoti vietnē biežāk uzdoto jautājumu lapa par piegādātājiem un mitināšanu.
Kur šī saruņa saikne
Dokumenti, kurus jūs šai sarunai gatavojat, bieži pārklājas ar to, kas jums jau ir citu pienākumu, piemēram, apstrādes līgumi saskaņā ar GDPR, ja dati par personām ir iesaistīti, vai esošie pirkuma noteikumi. Nav jautājuma par jauna sākumu, bet par esošo dokumentu izvietošanu blakus un raudzīšanos, kur ir nepieciešams papildinājums.
Vai vēlaties vispirms norādi, kas jūsu uzņēmumam ir specifiskas nozīmes, pirms uzsākat sarunu ar piegādātāju? Tad bezmaksas ātri skenējums dažos jautājumos dod pirmo virzienu, un zināšanu banka piedāvā tālākus tematus, lai mierīgi tos izlasītu.