Co to jest cyfrowy paszport produktu dla mebli?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Cyfrowy paszport produktu to, zgodnie z artykułem 9 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781), zbiór danych produktu, który można pobrać za pośrednictwem nośnika danych (zazwyczaj kodu QR) i który pozostaje powiązany z tym pojedynczym produktem przez całą jego żywotność. W przypadku mebli oznacza to konkretnie, że wkrótce przy szafie, krześle lub biurku będzie znajdować się kod, za którym kryją się informacje o materiałach, pochodzeniu, naprawie i recyklingu. Artykuł 10 rozporządzenia ESPR opisuje, jakim wymogom muszą spełniać te dane i sposób, w jaki są dostępne. To, co dla firmy meblowej oznacza w praktyce, dzieli się na kilka odrębnych obowiązków.

Udostępnienie paszportu dla każdego produktu

Obowiązek nie polega na umieszczeniu jednorazowo pliku PDF na stronie internetowej, ale na tym, aby dla każdego produktu (lub modelu produktu, w zależności od tego, jak przyszłe przepisy to określą) istniał paszport, który można pobrać za pośrednictwem nośnika danych. Dla firmy od 10 do 100 pracowników oznacza to inny sposób pracy niż obecne informacje o produkcie na fakturze lub w katalogu: paszport musi być wyszukiwalny i aktualny dla każdej dostarczonej jednostki lub każdej partii, nie tylko przy pierwszej sprzedaży, ale tak długo, jak meble są w użyciu. Które dokładnie meble będą podlegać temu obowiązkowi, jest opisane na stronie dotyczącej które produkty z branży meblarskiej podlegają ESPR.

Umieszczenie nośnika danych na produkcie lub przy nim

Artykuł 9 wymaga fizycznego lub cyfrowego nośnika — w praktyce kodu QR — który umieszcza się na samym produkcie, na opakowaniu lub w dołączonej dokumentacji. Dla firmy produkcyjnej oznacza to zmianę w procesie produkcyjnym lub w logistyce: musi nastąpić moment, w którym kod zostanie powiązany z konkretnym egzemplarzem i umieszczony w trwały sposób, również w przypadku mebli, które są używane przez wiele lat lub zmieniają właściciela.

Utrzymywanie aktualności danych

Paszport nie jest migawką. Artykuł 10 określa wymogi dotyczące dostępności danych przez całą żywotność produktu, co oznacza, że informacje, które się zmieniają — na przykład dotyczące usługi naprawczej, producenta zmieniającego nazwę lub części, które nie są już dostępne — muszą być aktualizowane. Dla firmy o ograniczonej wielkości jest to często obowiązek, który najbardziej obciąża organizację: nie chodzi o działanie jednorazowe, ale o proces. Jak często dokładnie muszą być aktualizowane, wyjaśniono na stronie dotyczącej jak aktualne muszą być dane w paszporcie produktu.

Regulowanie dostępu dla różnych stron

Nie każdy, kto skanuje kod QR, powinien widzieć te same informacje. Konsument, recyklier i inspektor rynku mają inne potrzeby informacyjne, a artykuł 10 przewiduje dostęp warstwowy. Dla firmy oznacza to konieczność rozważenia, które dane są dostępne publicznie, a które pozostają chronione, na przykład dla organów nadzoru lub stron trzecich w łańcuchu wartości. To rozróżnienie zostało opracowane na stronie dotyczącej kto może przeglądać które dane z paszportu produktu.

Gdzie pada w praktyce

Paszport jest tworzony jednorazowo przy wprowadzeniu nowego modelu mebla, ale nie jest aktualizowany, gdy zmieni się dostawca części lub gdy produkt zostanie dalej rozwijany. Kod QR wskazuje wówczas na nieaktualne informacje, co sprawia, że paszport staje się praktycznie bezużyteczny w momencie, gdy ktoś go rzeczywiście potrzebuje — na przykład przy naprawie wiele lat później.

Innym powtarzającym się problemem jest to, że firmy zakładają, że prace na zamówienie lub aranżacja projektowa nie podlegają tej regulacji, bez tego zweryfikowania. Czy i jak obowiązek paszportu ma zastosowanie do mebli na zamówienie, to pytanie, na które nie można automatycznie odpowiedzieć "nie"; wyjaśnienie tego znajduje się na stronie dotyczącej meble na zamówienie i aranżacja projektowa.

Czasami zakłada się również, że wszystkie dane produktu, które znajdują się w paszporcie, muszą być również publicznie widoczne. Prowadzi to do ostrożności producentów przed współpracą, obawiając się, że poufne informacje konkurencyjne na temat materiałów lub dostawców staną się jawne. To założenie nie jest oczywiste i jest omawiane na stronie poświęconej danym poufnym dla przedsiębiorstwa i paszportowi produktu.

Czwarta sytuacja: przedsiębiorstwa czekają z przygotowaniami do oficjalnego wejścia w życie obowiązku, ponieważ termin nie jest jeszcze ustalony. To zrozumiały, ale ryzykowny wybór, ponieważ wdrożenie działającego procesu paszportu — zbieranie danych, powiązanie ich z produktami, utrzymywanie aktualności — wymaga więcej czasu niż okres między publikacją aktu delegowanego a faktyczną datą wejścia w życie.

Wreszcie coś się psuje, gdy przedsiębiorstwa zajmujące się meblami wbudowanymi (na przykład kuchnie lub szafy wnękowe) zakładają, że przepisy dotyczące produktów budowlanych automatycznie mają pierwszeństwo przed ESPR, bez weryfikacji. To rozróżnienie nie zawsze jest tak jednoznaczne, jak się wydaje, i zostanie bliżej wyjaśnione na stronie poświęconej meblom wbudowanym i pytaniu, czy ma zastosowanie rozporządzenie w sprawie wyrobów budowlanych, czy ESPR.

Co można rejestrować

• Przegląd dla każdej linii produktowej, które dane są już dostępne (materiały, pochodzenie, skład) i które jeszcze należy zebrać.
• Wewnętrzna umowa dotycząca tego, kto jest odpowiedzialny za aktualizowanie danych paszportu w przypadku zmiany dostawcy, części lub procesu.
• Ustalona procedura montażu nośnika danych w procesie produkcji, w tym moment, w którym kod zostaje powiązany z konkretnym egzemplarzem lub partią.
• Klasyfikacja danych ze względu na to, kto może je zobaczyć, aby rozróżnienie między informacją publiczną a chronioną nie było określane ad hoc.
• Dokumentacja dotycząca tego, które grupy produktów w ramach własnego asortymentu podlegają przyszłej regulacji, w tym uzasadnienie tego — istotne dla osób, które chcą sprawdzić, czy paszport produktu dotyczy ich mebli.