Een vast bedrag voor het verwerken van het meubelpaspoort in een inkoopcontract bestaat niet, en elke toezegging daarover zou voorbarig zijn. De kosten ontstaan uit een paar concrete keuzes: hoeveel contracten u moet aanpassen, of u met standaardinkoop of maatwerk werkt, en of u dit zelf doet of er juridische tijd voor inkoopt. Dat laatste is meestal de grootste kostenpost, niet de aanpassing van de tekst zelf.
De verordening zelf bepaalt niet wat uw contract met een leverancier moet kosten. Zij bepaalt alleen wie in de keten verantwoordelijk is voor welk deel van de informatie in het paspoort. Die verdeling moet vervolgens ergens worden vastgelegd, en dat gebeurt doorgaans in het inkoopcontract of in een bijlage daarbij. De kosten die daarmee samenhangen, zijn dus eigenlijk de kosten van juridisch werk dat u toch al periodiek doet wanneer afspraken met leveranciers veranderen.
Waar het bedrag vandaan komt
Het grootste deel van de kosten zit in de tijd die nodig is om uit te zoeken wat er precies moet worden vastgelegd, en wie dat opstelt. Bedrijven die een eigen jurist of contractmanager in dienst hebben, verwerken dit vaak binnen bestaande werkzaamheden. Bedrijven zonder die functie schakelen meestal een extern kantoor of adviseur in, en dan telt het aantal uren dat nodig is om het contract te doorlopen en aan te passen. Hoeveel dat precies kost, verschilt per kantoor en per regio, en daar doen wij geen uitspraak over.
Een tweede kostenpost is het aantal contracten dat moet worden aangepast. Een bedrijf met twee vaste leveranciers heeft een ander traject dan een bedrijf met tientallen toeleveranciers in verschillende landen. Hier is het verstandig eerst in kaart te brengen hoeveel relaties het daadwerkelijk raakt, voordat u een offerte vraagt voor het hele traject.
Wat de complexiteit bepaalt
Standaardmeubels van een vaste fabrikant vragen doorgaans minder uitwerking dan maatwerk of projectinrichting, waarbij per opdracht andere partijen betrokken zijn. Hoe de verordening daarbij kijkt naar wie welke rol vervult, kunt u nalezen in de uitleg over rollen in de keten. Die rolverdeling bepaalt namelijk mede welke afspraken in het contract thuishoren: wie levert de gegevens aan, wie is verantwoordelijk voor de juistheid ervan, en wie zorgt dat het paspoort bereikbaar blijft.
Ook het aantal landen waarin u inkoopt of verkoopt speelt mee. Werkt u met leveranciers uit meerdere EU-lidstaten, dan kan het nodig zijn om per land na te gaan of er aanvullende eisen gelden. Dat verhoogt het aantal uren, maar zegt niets over de hoogte van een eventueel tarief per uur, dat per adviseur verschilt.
Zelf uitzoeken voordat u een jurist inschakelt
Veel van de voorbereidende vragen kunt u vooraf zelf beantwoorden: welke leveranciers zijn betrokken, welke informatie zij al aanleveren, en waar de hiaten zitten. Hoe meer daarvan al op papier staat, hoe minder uren een jurist nodig heeft om het contract op te stellen of aan te passen. Met een korte scan die in vijf vragen laat zien waar u staat krijgt u een eerste indicatie van wat er in uw situatie nog ontbreekt, voordat u extern advies inwint.
Het is ook zinvol om vooraf te bepalen welk deel van het werk u bij uw softwareleverancier belegt. Wie het paspoort technisch host en bijwerkt, is een andere vraag dan wie contractueel verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens. Beide vragen horen in het contract, maar vragen niet per se dezelfde juridische tijd.
Lopende kosten versus eenmalige kosten
Naast de eenmalige kosten voor het aanpassen van het contract, is er de vraag wat het structureel kost om afspraken actueel te houden als een leverancier wijzigt of als de regels na publicatie van de gedelegeerde handeling worden aangescherpt. Dat is een apart vraagstuk, los van de eenmalige opstelkosten, en hangt samen met hoe vaak uw inkooprelaties wijzigen.
Voor de informatie die furnipas.eu zelf gratis beschikbaar stelt, en wat alleen met een abonnement wordt uitgewerkt, kunt u de opbouw van onze dienstverlening bekijken. Daar ziet u ook waar de grens ligt tussen het korte antwoord en de uitwerking per verplichting met sjablonen.
Voor de eigen situatie, inclusief de precieze inhoud van een contract, blijft het verstandig een jurist te raadplegen die de details van uw inkooprelaties kent. Op de pagina met veelgestelde vragen vindt u aanvullende achtergrond over hoe deze afspraken zich verhouden tot bestaande contractvoorwaarden.
Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van wat er in uw situatie speelt voordat u kosten maakt voor extern advies? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen in de kennisbank door; beide geven een eerste richting zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.