Für ein digitales Produktpass für Möbel benötigen Sie in der Regel vier Arten von Dokumenten: eine Material- und Teile-Liste des Möbelstücks, Herkunftsinformationen über Rohstoffe wie Holz und Textilien, Erklärungen von Lieferanten über Stoffe, die in der EU als Stoffe der sehr hohen Besorgnis eingestuft sind, und Informationen über Reparatur, Teile und die Verarbeitung am Ende der Lebensdauer. Testberichte oder Zertifikate schließen sich an, wenn diese bereits vorhanden sind, beispielsweise für Brandschutz oder Stabilität.
Das Detail, das bei Möbeln am häufigsten vorkommt und worauf Unternehmen üblicherweise stoßen, ist die Information über Stoffe der sehr hohen Besorgnis. Es geht nicht um das Endprodukt als Ganzes, sondern um die einzelnen Teile: der Stoff des Bezugs, der Schaum des Sitzes, der Klebstoff im Plattenmaterial, die Beschichtung des Rahmens. Jedes dieser Teile kommt normalerweise von einem anderen Lieferanten, und diese Erklärung müssen Sie also pro Teil einholen. Das macht dies anders als die meisten anderen Dokumente auf der Liste, die Sie oft bereits in Ihrem eigenen Unternehmen vorhanden haben.
Der Kern der Liste
Die Grundlage eines Möbelpasses besteht aus Daten, die die meisten Hersteller bereits für Produktion oder Einkauf erfassen: eine Beschreibung des Produkts, die Materialien, aus denen es besteht, die Abmessungen und das Gewicht, sowie der Name des Herstellers oder Importeurs. Hinzu kommen Informationen über Nachhaltigkeit im praktischen Sinne: Kann das Produkt repariert werden, sind einzelne Teile nachzubestellen, und wie wird das Möbelstück nach Gebrauch am besten getrennt oder verwertet. Dies sind Dokumente, die Sie mit etwas Recherche selbst komplettieren können, da das Wissen darüber normalerweise bereits im Unternehmen vorhanden ist.
Warum Stoffe der sehr hohen Besorgnis besondere Aufmerksamkeit erfordern
Die Verordnung, auf der der Möbelpass basiert, verpflichtet zur Meldung von Stoffen, die auf der Europäischen Kandidatenliste der Stoffe der sehr hohen Besorgnis stehen, wenn diese in einer Konzentration oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts in einem Teil vorhanden sind. Für einen Hersteller, der selbst keine Chemikalien verarbeitet, aber Bezüge, Schaum, Klebstoffe und Beschichtungen einkauft, bedeutet dies, dass die Verantwortung für diese Information zu großen Teilen bei den Lieferanten liegt. Ohne eine Erklärung des Lieferanten haben Sie selbst keine Möglichkeit zu wissen, ob ein Stoff vorhanden ist. Dies ist genau der Punkt, an dem eine Dokumentenliste, die auf dem Papier vollständig aussieht, in der Praxis dennoch unvollständig ist.
Was Sie von Ihren Lieferanten fragen
Es ist üblich, Lieferanten zu bitten, eine schriftliche Erklärung pro geliefertem Teil oder Material abzugeben, in der angegeben wird, ob Stoffe der Kandidatenliste vorhanden sind und in welcher Konzentration. Größere Lieferanten haben so eine Erklärung oft bereits verfügbar, weil andere Kunden in anderen Branchen die gleiche Frage stellen. Bei kleineren Lieferanten ist dies für beide Seiten oft neu, und es kann einige Zeit dauern, bis die Erklärung vollständig ist. Es ist daher ratsam, diese Frage frühzeitig im Prozess zu stellen, nicht erst wenn der Pass zusammengestellt wird. In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen für jede Situation finden Sie mehr über das Verhältnis dieser Informationen zu anderen Regeln zu chemischen Stoffen.
Dokumente, die oft bereits vorhanden sind
Neben der Material- und Stoffinformation geht es um Dokumente, die besonders bei Projekteinrichtung und Export bereits vorhanden sind: eine Konformitätserklärung, falls diese erforderlich ist, technische Zeichnungen oder Spezifikationen, und Garantie- oder Wartungsinformationen, die bereits an Kunden abgegeben werden. Für Unternehmen, die bereits mit einer Lieferantenbewertung oder einem Qualitätssystem arbeiten, ist ein Teil dieser Dokumentation also bereits vorhanden, muss nur noch im Hinblick auf den Pass gebündelt werden.
Wenn Informationen fehlen
Die genaue Liste mit verbindlichen Daten pro Möbelproduktkategorie wird erst festgelegt, sobald die entsprechende delegierte Handlung veröffentlicht ist; derzeit ist ein Termin dafür noch nicht endgültig. Das bedeutet, dass ein Teil der Dokumentationsanforderungen jetzt schon mit angemessener Sicherheit benannt werden kann, und ein Teil sich noch verschieben kann. Für die genaue Erklärung einer Verpflichtung und für die Frage, wie Sie fehlende Informationen am besten anfordern, sind die zuständige Aufsichtsbehörde oder ein Jurist die richtige Anlaufstelle; dieser Artikel gibt nur eine Beschreibung der Verordnung im allgemeinen Sinne.
Praktisch beginnen
Ein guter erster Schritt ist eine Übersicht aller Komponenten und Materialien, die in einem Möbelstück zusammenkommen, mit dem Namen des Lieferanten dahinter. So wird auf einen Blick klar, bei wem welche Erklärung noch angefordert werden muss. Möchten Sie zunächst sehen, wie furnipas.eu die Daten des Herstellers oder Importeurs zu einem Paspoort verarbeitet, dann lesen Sie das auf der Seite über die Verarbeitung der Daten, einschließlich wie mit sensiblen Lieferanteninformationen umgegangen wird auf der Seite über den Umgang mit Daten.
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