Każdy może wygenerować kod QR w kilka minut, używając bezpłatnego oprogramowania. W przypadku cyfrowego paszportu produktu mebli chodzi jednak nie o sam kod, ale o to, co się za nim kryje: kod musi pozostać trwale czytelny, musi wskazywać na aktualne i prawidłowe dane, a to wskazanie musi spełniać wymagania techniczne określone w rozporządzeniu i związanych z nim aktach delegowanych. W chwili pisania wymagania te nie są jeszcze w pełni opracowane; akt delegowany dotyczący mebli jest obecnie spodziewany w 2028 r., a obowiązek sam około 2030 r. Gdy tekst będzie ostateczny, opublikujemy dokładne wymagania.
Czy możesz sam utworzyć kod, zależy zatem nie od twoich umiejętności technicznych, ale od tego, co musi pozostać za tym kodem: zestaw danych dostępny, aktualny i możliwy do wyśledzenia przez dziesięć lat. To jest część, na której przeszkadzają zderzenia większości firm, a nie samo tworzenie obrazu.
Co dokładnie musi robić nośnik danych
Kod QR lub podobny nośnik danych jest kluczem do paszportu. Pojawia się na meblu, na opakowaniu lub w towarzyszącej dokumentacji i wskazuje na stronę lub plik z danymi dotyczącymi tego konkretnego produktu lub grupy produktów. Rozporządzenie stawia wymagania dotyczące tych bazowych danych: muszą pozostać aktualne, muszą być dostępne dla stron, które mają do tego prawo, i muszą być dostępne do konsultacji przez całą cykl życia mebla. Kod QR wskazujący na martwy link po kilku latach nie spełnia tego celu, niezależnie od tego, kto kod utworzył.
Oznacza to, że pytanie "czy mogę to zrobić sam" to właściwie dwa pytania. Pierwsze jest techniczne: czy mogę wygenerować kod QR i umieścić go na moich produktach? Na to pytanie można odpowiedzieć twierdząco dla prawie każdej firmy. Drugie pytanie jest organizacyjne: czy mogę zagwarantować, że dane za nim pozostaną przez dziesięć lat prawidłowe, zaktualizowane i dostępne, nawet jeśli moja firma zmieni dostawcę oprogramowania, przeprowadzi stronę internetową lub przestanie istnieć? To pytanie jest dla większości firm MŚP znacznie trudniejsze do udzielenia odpowiedzi.
Co możesz rozsądnie zorganizować sam
Firmy posiadające własny dział IT lub stabilną, długoterminową relację z dostawcą oprogramowania mogą sami zorganizować część procesu: zbieranie danych produktu, strukturyzowanie ich i łączenie z centralną bazą danych. Również tworzenie samego kodu i umieszczanie go na produkcie lub opakowaniu można dobrze zrobić samodzielnie przy odpowiednich instrukcjach. Kto z tym zaczyna, powinien z góry mapować, które dane są już dostępne i które jeszcze brakuje; ten przegląd oszczędza później wiele pracy. W bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu wskazywane są punkty, w których firmy często się zatrzymują.
Trudniej jest zorganizować samodzielnie ciągłość przez okres dziesięciu lat. Kod QR, który dziś wskazuje na stronę na twoim własnym serwerze, musi również działać, jeśli ten serwer zostanie zastąpiony, jeśli twoja firma zmieni nazwę, lub jeśli działalność przekażesz następcy. Wymaga to formy hostingu i zarządzania niezależnej od codziennej działalności firmy, i to dokładnie punkt, w którym wiele firm decyduje się część zlecić na zewnątrz.
Gdzie leży granica między zrobieniem samodzielnie a zleceniem na zewnątrz
Granica nie leży w technice kodu QR, ale w okresie czasu i niezawodności tego, co się za nim kryje. Samodzielne wykonanie jest dobrze uzasadnione dla gromadzenia i dostarczania danych źródłowych: nikt nie zna Waszych produktów lepiej niż sami Wy lub Wasz dostawca. Outsourcing staje się bardziej atrakcyjny, gdy chodzi o długoterminowy hosting, śledzenie zmian w wymaganiach technicznych i gwarancję, że kod po dziesięciu latach nadal wskazuje na ważne informacje, nawet jeśli wewnętrznie nie ma już nikogo, kto wie, jak to zostało pierwotnie skonfigurowane.
Co dodaje dostawca oprogramowania lub usługodawca
Dostawca, który zestawia dla Was pasport i je hostuje, praktycznie przejmuje trzy rzeczy: bezpieczeństwo techniczne nośnika danych, ciągłość przez cały okres obowiązywania oraz śledzenie zmian w przepisach, gdy tylko staną się ostateczne. Zanim podejmą Państwo tę decyzję, warto wiedzieć, jakie pytania możecie postawić dostawcy oprogramowania i jak widzieć, skąd pochodzą dane w takim pasporcie. W ten sposób wybór między samodzielnym wykonaniem a outsourcingiem pozostaje świadomą oceną zamiast zgadywanką.
Co się dzieje, jeśli nośnik danych nie działa prawidłowo
Sama rozporządzenie dotyczy obowiązku udostępnienia pasportu z działającym nośnikiem danych, a nie tego, kto ten pasport technicznie hostuje. Co się dzieje, jeśli kod QR nie działa lub wskazuje na nieaktualne dane, należy do właściwego organu nadzoru oceny; artykuł ten celowo się do tego nie odnosi. W odniesieniu do Waszej własnej sytuacji radcą prawnym lub organem nadzoru jest wskazana strona do konsultacji.
Samodzielnie, zlecić, czy droga pośrednia
Dla większości firm praktyczna trasa przebiega gdzieś pośrodku: samodzielnie dostarczamy i utrzymujemy dane produktu na bieżąco, a aspekt techniczny nośnika danych i długoterminowy hosting powierzamy wyspecjalizowanej stronie. To, czy ma to sens dla Waszego przedsiębiorstwa, zależy od wielkości Waszego asortymentu, wewnętrznych zdolności IT i czasu, który możecie przeznaczyć na zarządzanie przez okres dziesięciu lat. Porównanie kosztów obu tras znajdziesz u ceny i co w to jest wliczone.
Chcielibyście najpierw zobaczyć, jak wygląda Wasza własna sytuacja, zanim podejmą Państwo decyzję między samodzielnym wykonaniem a outsourcingiem? Dzięki bezpłatnej szybkiej ocenie kilku pytań otrzymacie pierwszą wskazówkę, bez konieczności zakładania konta.