N'importe qui peut générer un code QR lui-même en quelques minutes avec un logiciel gratuit. Pour le passeport produit numérique des meubles, il ne s'agit cependant pas du code lui-même, mais de ce qui se cache derrière : le code doit rester durablement lisible, il doit renvoyer à des données actuelles et correctes, et ce renvoi doit satisfaire aux exigences techniques énoncées par le règlement et les actes délégués qui en découleront. Au moment de la rédaction, ces exigences ne sont pas encore entièrement définies ; l'acte délégué pour les meubles est actuellement attendu en 2028, et l'obligation elle-même vers 2030. Dès que le texte sera définitif, nous publierons les exigences précises.
Que vous puissiez créer le code vous-même dépend donc non pas de vos compétences techniques, mais de ce qui doit continuer à exister derrière ce code : un ensemble de données accessible, actualisé et traçable pendant dix ans. C'est la partie où la plupart des entreprises rencontrent des difficultés, non pas la création de l'image elle-même.
Ce que le support de données doit faire exactement
Le code QR, ou un support de données comparableable, est la clé du passeport. Il apparaît sur le meuble, sur l'emballage ou dans la documentation d'accompagnement, et renvoie à une page ou un fichier contenant les données relatives à ce produit spécifique ou à ce groupe de produits. Le règlement impose des exigences concernant les données sous-jacentes : elles doivent rester actuelles, elles doivent être accessibles aux parties ayant droit d'y accéder, et elles doivent pouvoir être consultées pendant toute la durée de vie du meuble. Un code QR qui renvoie à un lien mort après quelques années ne satisfait pas à cet objectif, quel que soit celui qui a créé le code.
Cela signifie que la question « puis-je le faire moi-même » en est en réalité deux. La première est technique : puis-je générer un code QR et le faire appliquer sur mes produits ? Cette question peut être répondue par l'affirmative pour pratiquement toute entreprise. La deuxième question est organisationnelle : puis-je garantir que les données derrière le code restent correctes, à jour et accessibles pendant dix ans, même si mon entreprise change de fournisseur de logiciels, si un site web est transféré, ou si l'entreprise cesse ses activités ? Cette question est beaucoup plus difficile à répondre pour la plupart des PME.
Ce que vous pouvez raisonnablement gérer vous-même
Les entreprises disposant d'un service informatique interne ou entretenant une relation stable et durable avec un fournisseur de logiciels peuvent mettre en place elles-mêmes une partie du processus : la collecte des données produit, leur structuration, et leur liaison à une base de données centrale. La création du code lui-même et son application sur le produit ou l'emballage peuvent également être bien gérées en interne avec les bonnes instructions. Quiconque commence par là serait bien avisé de cartographier au préalable les données déjà disponibles et celles manquantes ; cet aperçu économisera beaucoup de travail plus tard. Dans la base de connaissances avec explications par sujet figure à quels égards les entreprises rencontrent souvent des obstacles.
Ce qu'il est plus difficile d'organiser soi-même, c'est la continuité sur une période de dix ans. Un code QR qui renvoie aujourd'hui à une page sur votre propre serveur doit également fonctionner si ce serveur est remplacé, si votre entreprise change de nom, ou si vous transférez les activités à un successeur. Cela nécessite une forme d'hébergement et de gestion indépendante des opérations commerciales quotidiennes, et c'est précisément le point où de nombreuses entreprises décident d'externaliser une partie.
Où se situe la limite entre gérer soi-même et externaliser
La limite ne se situe pas au niveau de la technique du code QR, mais au niveau de la durée et de la fiabilité de ce qui se trouve derrière. Faire soi-même est facile à justifier pour la collecte et la fourniture des données sources : personne ne connaît vos produits mieux que vous-même ou votre fournisseur. L'externalisation devient plus attrayante lorsqu'il s'agit de l'hébergement à long terme, du suivi des modifications des exigences techniques, et de la garantie que le code pointe toujours vers des informations valides après dix ans, même s'il n'y a plus personne en interne qui sait comment tout cela a été configuré à l'époque.
Ce qu'un fournisseur de logiciels ou un prestataire ajoute
Un fournisseur qui assemble et héberge le passeport pour vous reprend dans la pratique trois choses : la sécurisation technique du support de données, la continuité sur toute la durée, et le suivi des modifications de la réglementation dès qu'elle devient définitive. Avant de prendre cette décision, il est utile de savoir quelles questions vous pouvez poser à un fournisseur de logiciels et comment vous voyez d'où proviennent les données d'un tel passeport. Le choix entre faire soi-même et externaliser reste ainsi une évaluation consciente plutôt qu'un pari.
Ce qui se passe si le support de données ne fonctionne pas correctement
Le règlement lui-même porte sur l'obligation de mettre à disposition un passeport avec un support de données fonctionnant, et non sur qui héberge techniquement ce passeport. Ce qui se passe si un code QR ne fonctionne plus ou pointe vers des données obsolètes est du ressort de l'autorité de contrôle compétente ; cet article s'abstient délibérément de prendre position à ce sujet. Pour votre situation particulière, un juriste ou l'autorité de contrôle est la partie indiquée à consulter.
Faire soi-même, faire faire, ou une solution intermédiaire
Pour la plupart des entreprises, la route pratique se situe quelque part entre les deux : fournir vous-même les données produit et les maintenir à jour, et confier l'aspect technique du support de données et l'hébergement à long terme à une partie spécialisée. Que cela soit judicieux pour votre entreprise dépend de l'envergure de votre gamme, de votre capacité informatique interne et du temps que vous pouvez libérer pour la gestion sur une période de dix ans. Vous trouverez une comparaison des coûts des deux approches dans les prix et ce qui y est inclus.
Voulez-vous d'abord voir à quoi ressemble votre situation avant de choisir entre faire soi-même et externaliser ? Avec le diagnostic rapide gratuit de quelques questions vous obtiendrez une première indication, sans avoir à créer de compte.