Chiunque può generare un codice QR da solo in pochi minuti con software gratuito. Tuttavia, per il digital product passport dei mobili non si tratta del codice in sé, ma di ciò che sta dietro: il codice deve rimanere leggibile in modo durevole, deve rimandare a dati attuali e corretti, e tale rimando deve soddisfare i requisiti tecnici stabiliti dal regolamento e dagli atti delegati ad esso correlati. Tali requisiti, al momento della stesura, non sono ancora completamente definiti; l'atto delegato per i mobili è attualmente previsto nel 2028, e l'obbligo stesso intorno al 2030. Non appena il testo sarà definitivo, pubblicheremo i requisiti precisi.
Se potete creare il codice da soli, quindi, non dipende dalle vostre competenze tecniche, ma da ciò che deve continuare a esistere dietro quel codice: un dataset che rimanga accessibile, aggiornato e tracciabile per dieci anni. Questo è l'aspetto su cui la maggior parte delle aziende trova difficoltà, non la creazione dell'immagine.
Cosa deve fare esattamente il supporto di dati
Il codice QR, o un supporto di dati comparabile, è la chiave del passaporto. Appare sul mobile, sulla confezione o nella documentazione di accompagnamento, e rimanda a una pagina o a un file contenente i dati relativi a quel prodotto specifico o a quel gruppo di prodotti. Il regolamento stabilisce requisiti per i dati sottostanti: devono rimanere attuali, devono essere accessibili alle parti che ne hanno diritto, e devono essere consultabili per tutta la durata di vita del mobile. Un codice QR che dopo pochi anni rimanda a un link non funzionante non soddisfa tale scopo, indipendentemente da chi ha creato il codice.
Ciò significa che la domanda "posso farlo da solo" è in realtà due domande. La prima è tecnica: posso generare un codice QR e farlo applicare sui miei prodotti? A questa domanda si può rispondere affermativamente per quasi tutte le aziende. La seconda domanda è organizzativa: posso garantire che i dati dietro di esso rimangano corretti, aggiornati e accessibili per dieci anni, anche se la mia azienda cambia fornitore di software, trasferisce un sito web, o cessa di esistere? Questa domanda è molto più difficile da affrontare per la maggior parte delle piccole e medie imprese.
Cosa potete ragionevolmente organizzare da soli
Le aziende con un proprio reparto IT o una relazione stabile e duratura con un fornitore di software possono organizzare parte del processo da sole: la raccolta dei dati sui prodotti, la loro strutturazione e il collegamento a un database centrale. Anche la creazione del codice stesso e la sua applicazione sul prodotto o sulla confezione è fattibile da soli, con le giuste istruzioni. Chi inizia in questo modo farebbe bene a mappare in anticipo quali dati sono già disponibili e quali mancano ancora; questo quadro risparmia molto lavoro in seguito. In banca dati con spiegazioni per argomento sono indicati i punti su cui le aziende spesso incorrono in difficoltà.
Ciò che è più difficile da organizzare da soli è la continuità nel corso di un periodo di dieci anni. Un codice QR che oggi rimanda a una pagina sul vostro server deve funzionare anche se quel server viene sostituito, se la vostra azienda cambia nome, o se trasferite le attività a un successore. Ciò richiede una forma di hosting e di gestione che sia indipendente dalle operazioni commerciali quotidiane, e questo è esattamente il punto in cui molte aziende decidono di esternalizzare parte del lavoro.
Dove tracciare il confine tra svolgimento autonomo ed esternalizzazione
Il confine non risiede nella tecnica del codice QR, ma nella durata e nell'affidabilità di ciò che c'è dietro. Fare da soli è ben difendibile per la raccolta e la fornitura dei dati di origine: nessuno conosce i vostri prodotti meglio di voi stessi o del vostro fornitore. L'affidamento a terzi diventa più attraente nella misura in cui riguarda l'hosting a lungo termine, l'aggiornamento dei cambiamenti nei requisiti tecnici, e la garanzia che il codice dopo dieci anni punti ancora a informazioni valide, anche se internamente non c'è più nessuno che sa come è stato impostato allora.
Cosa aggiunge un fornitore di software o un prestatore di servizi
Un fornitore che compila e ospita il passaporto per voi, di fatto assume tre cose: la garanzia tecnica del dispositivo dati, la continuità su tutto l'arco di vita, e l'aggiornamento dei cambiamenti della normativa non appena diventa definitiva. Prima di fare questa scelta, è utile sapere quali domande potete porre a un fornitore di software e come vedete da dove provengono i dati in un tale passaporto. In questo modo, la scelta tra fare da soli e affidare a terzi rimane una valutazione consapevole piuttosto che un azzardo.
Cosa succede se il dispositivo dati non funziona correttamente
Il regolamento stesso riguarda l'obbligo di mettere a disposizione un passaporto con un dispositivo dati funzionante, non chi ospita tecnicamente il passaporto. Cosa accade se un codice QR non funziona più o rimanda a dati obsoleti, è compito dell'autorità di vigilanza competente valutare; questo articolo volutamente non fa alcuna dichiarazione al riguardo. Per la vostra situazione particolare, un legale o l'autorità di vigilanza è la parte indicata da consultare.
Fare da soli, farsi fare, o una via di mezzo
Per la maggior parte delle aziende, la strada pratica si colloca da qualche parte in mezzo: fornire i dati di prodotto da soli e mantenerli attuali, e affidare l'aspetto tecnico del dispositivo dati e l'hosting a lungo termine a una parte specializzata. Se questo è opportuno per la vostra azienda dipende dall'ampiezza del vostro assortimento, dalla vostra capacità IT interna e dal tempo che potete dedicare alla gestione in un periodo di dieci anni. Un confronto dei costi di entrambi gli approcci lo trovate presso i prezzi e cosa è incluso per questo.
Volete prima vedere come si presenta la vostra situazione prima di scegliere tra fare da soli e affidare a terzi? Con la scansione rapida gratuita di alcune domande ottenete una prima indicazione, senza che dobbiate creare un account.