Einen QR-Code selbst zu generieren kann jeder in wenigen Minuten mit kostenloser Software. Für das digitale Produktpaspoort von Möbeln geht es jedoch nicht um den Code selbst, sondern um das, was dahintersteckt: Der Code muss dauerhaft lesbar bleiben, muss auf aktuelle und korrekte Daten verweisen, und dieser Verweis muss die technischen Anforderungen erfüllen, die die Verordnung und die zugehörigen delegierten Rechtsakte stellen. Diese Anforderungen sind zum Zeitpunkt des Schreibens noch nicht vollständig ausgearbeitet; der delegierte Rechtsakt für Möbel wird derzeit für 2028 erwartet, und die Verpflichtung selbst etwa 2030. Sobald der Text endgültig ist, veröffentlichen wir die genauen Anforderungen.
Ob Sie den Code selbst erstellen können, hängt also nicht von Ihren technischen Fähigkeiten ab, sondern davon, was hinter diesem Code bestehen bleiben muss: ein Datensatz, der zehn Jahre lang erreichbar, aktuell und nachverfolgbar ist. Das ist der Teil, bei dem die meisten Unternehmen auf Schwierigkeiten stoßen, nicht die Erstellung des Bildes.
Was der Datenträger genau leisten muss
Der QR-Code oder ein vergleichbarer Datenträger ist der Schlüssel zum Paspoort. Er erscheint auf dem Möbel, auf der Verpackung oder in der begleitenden Dokumentation und verweist auf eine Seite oder Datei mit Daten über dieses spezifische Produkt oder diese Produktgruppe. Die Verordnung stellt Anforderungen an diese zugrunde liegenden Daten: Sie müssen aktuell bleiben, sie müssen für die Parteien, die Zugang haben, zugänglich sein, und sie müssen während der gesamten Lebensdauer des Möbels abrufbar sein. Ein QR-Code, der nach ein paar Jahren auf einen toten Link verweist, erfüllt diesen Zweck nicht, unabhängig davon, wer den Code erstellt hat.
Das bedeutet, dass die Frage "kann ich das selbst tun" eigentlich zwei Fragen sind. Die erste ist technisch: kann ich einen QR-Code generieren und auf meinen Produkten anbringen lassen? Diese Frage ist für nahezu jedes Unternehmen mit ja zu beantworten. Die zweite Frage ist organisatorisch: kann ich garantieren, dass die dahinter liegenden Daten zehn Jahre lang korrekt, aktualisiert und erreichbar bleiben, auch wenn mein Unternehmen den Softwarelieferanten wechselt, eine Website umzieht oder aufhört zu existieren? Diese Frage ist für die meisten KMU-Unternehmen erheblich schwieriger zu beantworten.
Was Sie redlicherweis selbst regeln können
Unternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung oder einer stabilen, langfristigen Beziehung zu einem Softwarelieferanten können einen Teil des Prozesses selbst organisieren: das Sammeln der Produktdaten, deren Strukturierung und die Verknüpfung mit einer zentralen Datenbank. Auch das Erstellen des Codes selbst und dessen Anbringung auf dem Produkt oder der Verpackung ist mit den richtigen Anweisungen gut selbst zu tun. Wer damit beginnt, sollte vorher kartieren, welche Daten bereits verfügbar sind und welche noch fehlen; diese Übersicht spart später viel Arbeit. In der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema werden die Punkte aufgezeigt, an denen Unternehmen dabei oft ins Stocken geraten.
Was schwieriger ist, ist selbst zu organisieren, ist die Kontinuität über einen Zeitraum von zehn Jahren. Ein QR-Code, der heute auf eine Seite auf Ihrem eigenen Server verweist, muss auch noch funktionieren, wenn dieser Server ersetzt wurde, wenn Ihr Unternehmen seinen Namen ändert oder wenn Sie die Aktivitäten an einen Nachfolger übertragen. Das erfordert eine Form des Hosting und der Verwaltung, die unabhängig von dem täglichen Geschäftsbetrieb ist, und genau an diesem Punkt entscheiden sich viele Unternehmen, einen Teil auszulagern.
Wo die Grenze zwischen Eigenleistung und Outsourcing liegt
Die Grenze liegt nicht bei der Technik des QR-Codes, sondern bei der Dauer und der Zuverlässigkeit dessen, was dahinter steht. Selbst machen ist gut zu vertreten für die Erfassung und Bereitstellung der Rohdaten: Niemand kennt Ihre Produkte besser als Sie selbst oder Ihr Lieferant. Outsourcing wird attraktiver, je mehr es um das langfristige Hosting, die Verfolgung von Änderungen in den technischen Anforderungen und die Gewährleistung geht, dass der Code nach zehn Jahren immer noch auf gültige Informationen verweist, auch wenn intern niemand mehr weiß, wie es damals eingerichtet wurde.
Was ein Softwareanbieter oder Dienstleister hinzufügt
Ein Anbieter, der das Paspoort für Sie zusammenstellt und hostet, übernimmt in der Praxis drei Dinge: die technische Sicherung des Datenträgers, die Kontinuität über die gesamte Laufzeit und die Verfolgung von Änderungen der Vorschriften, sobald diese endgültig werden. Bevor Sie diese Entscheidung treffen, ist es sinnvoll zu wissen, welche Fragen Sie einem Softwareanbieter stellen können und wie Sie sehen, woher die Daten in einem solchen Paspoort kommen. Auf diese Weise bleibt die Wahl zwischen Selbermachen und Outsourcing eine bewusste Abwägung statt ein Risiko.
Was passiert, wenn der Datenträger nicht richtig funktioniert
Die Verordnung selbst befasst sich mit der Verpflichtung, ein Paspoort mit einem funktionierenden Datenträger bereitzustellen, nicht damit, wer dieses Paspoort technisch hostet. Was geschieht, wenn ein QR-Code nicht mehr funktioniert oder auf veraltete Daten verweist, muss die zuständige Behörde bewerten; dieser Artikel macht dazu bewusst keine Aussage. Für Ihre eigene Situation ist ein Jurist oder die zuständige Behörde die richtige Anlaufstelle.
Selbermachen, machen lassen oder einen Mittelweg
Für die meisten Unternehmen liegt die praktische Route irgendwo dazwischen: Produktdaten selbst bereitstellen und aktuell halten und die technische Seite des Datenträgers und das langfristige Hosting bei einem spezialisierten Partner delegieren. Ob das für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von der Größe Ihres Sortiments, Ihrer internen IT-Kapazität und der Zeit ab, die Sie für die Verwaltung über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbringen können. Ein Vergleich der Kosten beider Optionen finden Sie unter Preise und was darin enthalten ist.
Möchten Sie erst sehen, wie Ihre Situation aussieht, bevor Sie sich zwischen Selbermachen und Outsourcing entscheiden? Mit dem kostenlosen Quick-Scan aus ein paar Fragen erhalten Sie einen ersten Hinweis, ohne dass Sie dafür ein Konto erstellen müssen.