Cualquiera puede generar un código QR en unos minutos con software gratuito. Sin embargo, para el pasaporte digital de productos de muebles, no se trata de la propia codificación, sino de lo que hay detrás: el código debe seguir siendo legible de forma duradera, debe hacer referencia a datos actuales y correctos, y esa referencia debe cumplir los requisitos técnicos establecidos por la verordening y los actos delegados correspondientes. En el momento de la redacción, estos requisitos aún no están completamente desarrollados; se espera que el acto delegado para muebles se produzca en 2028, y la obligación en torno a 2030. Una vez que el texto sea definitivo, publicaremos los requisitos precisos.
Que usted pueda crear el código depende, por lo tanto, no de sus habilidades técnicas, sino de lo que debe seguir existiendo detrás de ese código: un conjunto de datos que sea accesible, actualizado y rastreable durante diez años. Este es el aspecto en el que la mayoría de las empresas se encuentran con dificultades, no en la creación de la imagen.
Qué debe hacer exactamente el soporte de datos
El código QR, o un soporte de datos comparable, es la clave de acceso al pasaporte. Aparece en el mueble, en el embalaje o en la documentación adjunta, y hace referencia a una página o archivo con los datos sobre ese producto específico o grupo de productos. La verordening establece requisitos para esos datos subyacentes: deben mantenerse actualizados, deben ser accesibles para las partes que tengan derecho a ellos, y deben poder consultarse durante toda la vida útil del mueble. Un código QR que apunte a un enlace inactivo después de unos años no cumple con ese propósito, independientemente de quién haya creado el código.
Esto significa que la pregunta "¿puedo hacerlo yo mismo?" es en realidad dos preguntas. La primera es técnica: ¿puedo generar un código QR y hacer que se coloque en mis productos? Esta pregunta puede responderse afirmativamente para casi cualquier empresa. La segunda pregunta es organizativa: ¿puedo garantizar que los datos detrás del código permanezcan correctos, actualizados y accesibles durante diez años, incluso si mi empresa cambia de proveedor de software, traslada un sitio web, o deja de existir? Esta pregunta es mucho más difícil de responder para la mayoría de las empresas de pequeño y mediano tamaño.
Lo que puede organizar razonablemente usted mismo
Las empresas con su propio departamento de TI o una relación estable y a largo plazo con un proveedor de software pueden organizar parte del proceso ellas mismas: la recopilación de datos de productos, su estructuración y vinculación a una base de datos central. La creación del código en sí y su colocación en el producto o embalaje también se puede hacer bien por cuenta propia con las instrucciones adecuadas. Quien comience con esto haría bien en identificar de antemano qué datos ya están disponibles y cuáles faltan; esta descripción general ahorra mucho trabajo más adelante. En la banco de conocimientos con explicaciones por tema se indica en qué puntos las empresas suelen tener dificultades.
Lo que es más difícil de organizar por cuenta propia es la continuidad durante un período de diez años. Un código QR que hoy apunta a una página en su propio servidor también debe funcionar si ese servidor se ha reemplazado, si su empresa ha cambiado de nombre o si ha transferido las actividades a un sucesor. Esto requiere una forma de hosting y gestión que sea independiente de las operaciones comerciales diarias, y ese es precisamente el punto en el que muchas empresas deciden externalizar parte del trabajo.
Dónde está la línea entre hacer uno mismo y externalizar
El límite no está en la técnica del código QR, sino en la duración y la confiabilidad de lo que hay detrás. Hacerlo uno mismo se puede justificar bien para la recopilación y suministro de los datos brutos: nadie conoce sus productos mejor que usted mismo o su proveedor. Externalizar se vuelve más atractivo en la medida en que se trata del alojamiento a largo plazo, el mantenimiento de los cambios en los requisitos técnicos, y la garantía de que el código siga apuntando a información válida después de diez años, incluso si internamente ya no hay nadie que sepa cómo se configuró en su momento.
Lo que añade un proveedor de software o un prestador de servicios
Un proveedor que compila y aloja el pasaporte para usted se hace cargo, en la práctica, de tres cosas: la garantía técnica del soporte de datos, la continuidad durante toda la vida útil, y el mantenimiento de los cambios en la regulación una vez que se finalice. Antes de tomar esa decisión, es útil saber qué preguntas puede hacer a un proveedor de software y cómo ve de dónde proceden los datos en ese pasaporte. De esta manera, la elección entre hacerlo uno mismo y externalizar sigue siendo una ponderación consciente en lugar de un juego de azar.
Qué sucede si el soporte de datos no funciona correctamente
El reglamento en sí trata sobre la obligación de poner a disposición un pasaporte con un soporte de datos funcional, no sobre quién aloja técnicamente ese pasaporte. Lo que sucede si un código QR ya no funciona o apunta a datos obsoletos, le corresponde al órgano competente de vigilancia evaluarlo; este artículo deliberadamente no hace ninguna declaración sobre esto. Para su situación específica, un abogado o la autoridad de vigilancia son las partes indicadas a consultar.
Hacerlo uno mismo, encargarlo, o un término medio
Para la mayoría de las empresas, la ruta práctica se encuentra en algún lugar entre medias: suministrar los datos del producto usted mismo y mantenerlos actualizados, y encargar la parte técnica del soporte de datos y el alojamiento a largo plazo a una parte especializada. Si eso es sensato para su empresa depende del volumen de su surtido, su capacidad de TI interna y el tiempo que pueda dedicar a la gestión durante un período de diez años. Una comparación de los costes de ambas rutas la encuentra precios y lo que está incluido para ello.
¿Desea ver primero cómo se ve su propia situación antes de elegir entre hacerlo uno mismo y externalizar? Con el análisis rápido gratuito de unas pocas preguntas obtiene una primera indicación, sin necesidad de crear una cuenta.