Het voorbereiden van medewerkers op het werken met het meubelpaspoort kost meestal geen apart trainingsbudget, maar wel tijd: tijd om uit te leggen wat er verandert in het aanleveren van productgegevens, tijd om te oefenen met een nieuw systeem, en tijd van de persoon die dit binnen uw bedrijf coördineert. Het bedrag dat daaruit volgt, verschilt sterk per bedrijf en hangt vooral af van hoeveel mensen betrokken zijn bij het samenstellen van productinformatie en hoe ver uw huidige werkwijze al staat van wat straks nodig is.
De grootste kostenpost is bijna nooit een externe cursus, maar de tijd die medewerkers niet aan hun gewone werk besteden. Bij een klein bedrijf waar één persoon de productgegevens beheert, gaat het om een paar uur uitleg en instructie. Bij grotere organisaties met meerdere afdelingen die gegevens aanleveren, zoals inkoop, productie en verkoop, loopt dat op omdat iedereen moet weten welke gegevens waar terechtkomen en waarom.
Waar het bedrag vandaan komt
De kosten van voorbereiding vallen doorgaans in drie stukken uiteen. Ten eerste de tijd die het kost om uit te leggen wat er van medewerkers wordt verwacht: wie levert welke gegevens aan, en op welk moment in het proces. Ten tweede de tijd die nodig is om te wennen aan een nieuw systeem of een aangepast werkproces, wat vaak samenvalt met het gesprek dat u toch al voert met uw softwareleverancier. Ten derde eventuele externe ondersteuning, zoals een adviseur of een cursus, die niet verplicht is maar door sommige bedrijven wel wordt ingekocht om het proces te versnellen.
Omdat de verordening zelf niets voorschrijft over training of scholing van personeel, is er geen vastgesteld bedrag of een minimum aantal uren waaraan u kunt toetsen. Wat er wel is, zijn de gegevens die uiteindelijk in het paspoort terecht moeten komen, en de vraag wie binnen uw organisatie die gegevens verzamelt en controleert. Die vraag bepaalt in de praktijk het grootste deel van de kosten.
Wat de hoogte van het bedrag bepaalt
Een aantal factoren speelt hierbij een rol. Het aantal medewerkers dat rechtstreeks met productgegevens werkt, is de eerste: hoe meer mensen betrokken zijn, hoe meer tijd de voorbereiding kost. De tweede factor is hoe gestructureerd uw gegevens nu al zijn vastgelegd. Bedrijven die al werken met een centraal systeem voor materialen, onderdelen en herkomst, hebben doorgaans minder uitleg nodig dan bedrijven waar deze informatie nog verspreid staat over mappen, mailtjes en het geheugen van één collega.
Een derde factor is de rol die uw bedrijf speelt in de keten. Een fabrikant die zelf de gegevens samenstelt, heeft een andere voorbereiding nodig dan een importeur die vooral gegevens van een leverancier moet controleren en doorgeven. Meer over dit onderscheid, en wat het voor uw organisatie kan betekenen, leest u in de kennisbank met uitleg per situatie.
Ook het moment waarop u begint telt mee. Bedrijven die vroeg starten, kunnen de voorbereiding rustig spreiden over de tijd die er nog is. De precieze verplichte datum staat overigens nog niet vast; het gaat om een gedelegeerde handeling die in het werkprogramma van de Europese Commissie wordt verwacht, met een verwachte inwerkingtreding rond 2030. Wie daarover meer wil weten, vindt de actuele stand op de pagina waar wij uitleggen waar onze informatie vandaan komt.
Hoe u een eerste inschatting krijgt
Omdat elk bedrijf een andere uitgangspositie heeft, is een vast bedrag voor de voorbereiding van personeel niet te geven. Wel kunt u in een paar minuten een indicatie krijgen van hoeveel werk er in uw specifieke situatie aankomt, door de vragen in de gratis productscan te doorlopen. Dat geeft geen juridisch advies, maar wel een concreet beeld van waar u ongeveer staat en welke stappen als eerste aan de beurt zijn.
Voor vragen over uw eigen situatie, bijvoorbeeld of bepaalde functies binnen uw bedrijf een grotere rol spelen dan andere, is een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen partij. Wilt u eerst zelf verder lezen, kijk dan bij de meest gestelde vragen over het meubelpaspoort of doe de quick-scan om te zien welke onderwerpen voor uw bedrijf relevant zijn.