La préparation des collaborateurs au travail avec le passeport meuble ne nécessite généralement pas de budget de formation distinct, mais bien du temps : le temps d'expliquer ce qui change dans la fourniture des données produit, le temps de pratiquer un nouveau système, et le temps de la personne qui en assure la coordination au sein de votre entreprise. Le montant qui en découle varie considérablement d'une entreprise à l'autre et dépend surtout du nombre de personnes impliquées dans la compilation des informations produit et de la distance entre votre méthode actuelle et ce qui sera nécessaire à l'avenir.
Le plus gros poste de dépense n'est presque jamais une formation externe, mais le temps que les collaborateurs ne consacrent pas à leur travail habituel. Dans une petite entreprise où une seule personne gère les données produit, il s'agit de quelques heures d'explication et d'instruction. Dans les organisations plus grandes avec plusieurs départements qui fournissent des données, comme l'approvisionnement, la production et la vente, cela augmente parce que tout le monde doit savoir quelles données vont où et pourquoi.
D'où vient le montant
Les frais de préparation se divisent généralement en trois parties. Premièrement, le temps nécessaire pour expliquer ce qui est attendu des collaborateurs : qui fournit quelles données et à quel moment du processus. Deuxièmement, le temps nécessaire pour s'adapter à un nouveau système ou à un processus modifié, ce qui coïncide souvent avec la discussion que vous menez de toute façon avec votre fournisseur de logiciels. Troisièmement, un soutien externe éventuel, comme un consultant ou une formation, qui n'est pas obligatoire mais que certaines entreprises font appel pour accélérer le processus.
Puisque le règlement lui-même ne prescrit rien concernant la formation ou la qualification du personnel, il n'existe pas de montant établi ni un nombre minimum d'heures auquel vous pouvez vous référer. Ce qui existe, en revanche, ce sont les données qui doivent finalement figurer dans le passeport, et la question de savoir qui au sein de votre organisation recueille et vérifie ces données. Cette question détermine en pratique la majeure partie des coûts.
Ce qui détermine le montant
Un certain nombre de facteurs jouent un rôle à cet égard. Le nombre de collaborateurs qui travaillent directement avec les données produit est le premier : plus il y a de personnes impliquées, plus la préparation coûte de temps. Le deuxième facteur est le degré de structuration actuelle de vos données. Les entreprises qui travaillent déjà avec un système centralisé pour les matériaux, les pièces et l'origine ont généralement besoin de moins d'explications que les entreprises où cette information est encore dispersée dans des dossiers, des e-mails et la mémoire d'un collègue.
Un troisième facteur est le rôle que votre entreprise joue dans la chaîne. Un fabricant qui compile lui-même les données a besoin d'une préparation différente d'un importateur qui doit principalement vérifier et transmettre les données d'un fournisseur. En savoir plus sur cette distinction et ce que cela peut signifier pour votre organisation dans la base de connaissances avec explications par situation.
Le moment auquel vous commencez compte également. Les entreprises qui commencent tôt peuvent étaler confortablement la préparation sur le temps qui reste. La date obligatoire précise n'est pas encore fixée ; il s'agit d'un acte délégué qui devrait figurer au programme de travail de la Commission européenne, avec une entrée en vigueur prévue autour de 2030. Ceux qui souhaitent en savoir plus à ce sujet trouveront la situation actuelle sur la page où nous expliquons d'où vient notre information.
Comment obtenir une première estimation
Puisque chaque entreprise a une situation de départ différente, il n'est pas possible de donner un montant fixe pour la préparation du personnel. Néanmoins, vous pouvez obtenir en quelques minutes une indication du volume de travail dans votre situation particulière, en répondant aux questions dans l'analyse produit gratuite .
Pour toute question concernant votre situation particulière, par exemple si certaines fonctions au sein de votre entreprise jouent un rôle plus important que d'autres, un juriste ou l'autorité de surveillance compétente est le partenaire approprié. Si vous souhaitez d'abord continuer à lire par vous-même, consultez les questions les plus fréquemment posées sur le passeport meuble ou effectuez le quick-scan pour voir quels sujets sont pertinents pour votre entreprise.