Ja, maatwerkmeubels en projectinrichting vallen in beginsel onder dezelfde regels als meubels die in serie worden gemaakt. De verordening kijkt naar het type product en naar wie het op de markt brengt, niet naar de vraag of er één stuk of duizend stuks van worden gemaakt. Een op maat gemaakte balie, een bedrijfsrestaurant vol vaste zitbanken of een reeks kasten voor één specifiek kantoorpand kunnen dus net zo goed onder de definitie van meubels vallen als een stoel die in de winkel ligt.
Waar het wel om draait, is wie in die keten optreedt als de partij die verantwoordelijk is voor het paspoort. Dat is niet automatisch het installatiebedrijf dat de meubels plaatst, en ook niet automatisch de opdrachtgever die ze laat maken. Het hangt af van wie het meubel daadwerkelijk vervaardigt of onder eigen naam op de markt brengt. Voor de exacte afbakening bij eenmalige, sterk gepersonaliseerde opdrachten is de uitwerking in de nog te publiceren gedelegeerde handeling bepalend; die tekst is er nog niet.
Wat telt als 'in de handel brengen'
De verordening spreekt niet over winkels of series, maar over het moment waarop een meubel voor het eerst beschikbaar wordt gesteld op de EU-markt. Dat moment doet zich net zo goed voor bij een uniek stuk voor één klant als bij een productielijn. Een tafel die speciaal wordt ontworpen en gebouwd voor een nieuw kantoorpand, is op het moment van levering evengoed 'in de handel gebracht' als een tafel die uit een catalogus wordt besteld. De hoeveelheid of de mate van personalisatie verandert daar niets aan.
Wat wel verschilt, is de administratieve last. Bij een productielijn wordt één paspoort vaak voor een hele reeks identieke producten gebruikt. Bij maatwerk ligt het voor de hand dat ieder uniek stuk zijn eigen gegevens nodig heeft, omdat materialen, afmetingen of afwerking per opdracht kunnen verschillen. Dat maakt het proces niet principieel anders, maar wel bewerkelijker om op te zetten.
De rol van de aanbieder bij maatwerk
In de verordening wordt de partij die verantwoordelijk is voor het opstellen en beschikbaar houden van het paspoort de aanbieder genoemd. Bij standaardmeubels is dat meestal duidelijk: de fabrikant of de importeur die het product als eerste op de EU-markt zet. Bij projectinrichting kan die rol minder vanzelfsprekend liggen, vooral wanneer meerdere partijen samenwerken: een ontwerper, een meubelmaker, een installatiebedrijf en soms een tussenpersoon die het geheel coördineert.
De vraag wie in zo'n samenwerking optreedt als aanbieder, is niet iets wat wij hier kunnen invullen voor een individuele situatie. Wat wel te zeggen valt: de rol volgt uit de feitelijke handelingen, niet uit de naam op de factuur. Een installatiebedrijf dat uitsluitend monteert wat een ander heeft vervaardigd, staat anders in de keten dan een installatiebedrijf dat zelf meubels ontwerpt en laat produceren onder eigen naam. Wie dat verschil voor de eigen onderneming wil beoordelen, vindt de begrippen en de bijbehorende toelichting terug in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Wat dit betekent voor installatiebedrijven en projectinrichters
Voor bedrijven die vooral meubels plaatsen of afmonteren, is de eerste vraag niet 'moet ik een paspoort maken', maar 'welke rol vervul ik in deze specifieke opdracht'. Dat kan per project verschillen: bij de ene klus levert en monteert u wat een leverancier heeft gemaakt, bij de andere ontwerpt en bouwt u het meubel zelf. Wie dat per project wil nagaan zonder meteen een uitgebreid dossier te openen, kan met een paar vragen beantwoorden en direct een indicatie krijgen van waar de eigen situatie ongeveer staat.
Voor kantoormanagers en HR-verantwoordelijken die vooral inkopen voor eigen gebruik, ligt het net iets anders: zij zijn doorgaans geen aanbieder, maar wel de partij die straks met het paspoort van een leverancier moet kunnen werken, bijvoorbeeld bij onderhoud, verbouwing of afvoer van het meubilair. Dat is een andere positie in de keten, met andere aandachtspunten.
Wat nog niet vaststaat
De kern van de regels, namelijk dat meubels een paspoort krijgen en dat een aanbieder daarvoor verantwoordelijk is, ligt vast in de verordening. De precieze uitwerking voor grensgevallen, zoals eenmalig maatwerk, kleine oplages of samenwerkingsverbanden tussen meerdere partijen, moet nog blijken uit de gedelegeerde handeling die de Europese Commissie voorbereidt. Zolang die er niet is, is het verstandig om aannames over de eigen situatie niet te hard te maken.
Meer over hoe wij aan die informatie komen en welke bronnen wij gebruiken, leest u op de pagina waar de informatie op dit platform vandaan komt. Voor de eigen, concrete positie in een project blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt; wij kunnen de regels uitleggen, maar niet beoordelen hoe ze in een specifiek contract of samenwerkingsverband uitpakken.
Heeft u twijfel of uw bedrijf, project of samenwerkingsvorm onder deze regels valt? Doorloop de gratis quick-scan of blader door de antwoorden op vragen die andere ondernemers al stelden om te zien of uw situatie daar al bij staat.