Quelles sont les obligations d'un distributeur ou d'un commerçant de meubles ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce que l'on attend de vous

Un distributeur ou commerçant est dans la plupart des cas la partie qui revend des meubles sans les avoir fabriqués eux-mêmes ou importés d'un pays en dehors de l'UE — pensez au commerce de gros, à la chaîne de magasins ou à l'aménageur qui achète auprès d'un fabricant ou d'un importateur au sein de l'UE. L'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) impose à ces parties, dans les articles 30 et 31, un certain nombre d'obligations qui sont plus légères que celles du fabricant ou de l'importateur, mais qui ne sont pas facultatives. Celui qui hésite quant au rôle exact dans lequel son propre entreprise s'inscrit en consulte davantage sur qui est responsable de la fiche technique du meuble ?.

Vérifier que la fiche technique est présente

Avant qu'un meuble ne soit mis sur le marché, on attend du distributeur ou commerçant qu'il vérifie la présence d'une fiche technique numérique et que le support de données QR correspondant soit apposé ou joint au produit. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie généralement que le service d'achat ajoute un point de contrôle au processus d'achat existant : à la réception d'une nouvelle collection, on vérifie que la fiche technique correspond à l'article, pas seulement qu'il y ait quelque chose de joint.

Vérifier que l'étiquetage obligatoire et le marquage de conformité sont présents

En plus de la fiche technique elle-même, ces parties doivent vérifier que les marquages et mentions obligatoires qui correspondent au produit sont présents. Ce n'est pas une évaluation du contenu de l'exactitude des données, mais un contrôle de visibilité : est-ce présent, et est-ce lisible.

Ne pas livrer si quelque chose d'apparent manque

Lorsqu'un distributeur ou commerçant a des raisons de penser qu'un produit n'est pas conforme aux exigences, on attend que le produit ne soit pas mis sur le marché jusqu'à ce que ce soit en ordre. Cela touche directement la planification : une livraison qui est retenue à la dernière minute parce qu'une fiche technique manque a des conséquences pour la planification d'un magasin ou d'un projet. Les entreprises qui vendent elles-mêmes sous leur propre marque se voient d'ailleurs attribuer un rôle différent — c'est développé sur je vends des meubles sous ma propre marque — quelles obligations ai-je ?.

Informer l'autorité de surveillance en cas de risque

Si un distributeur ou commerçant soupçonne qu'un produit n'est pas conforme, on attend que l'acteur du marché pertinent et l'autorité de surveillance en soient informés. Cela nécessite un point de contact interne : quelqu'un au sein de l'entreprise qui sait à qui signaler cela et comment, plutôt que la notification ne reste bloquée quelque part entre l'achat et le service à la clientèle.

Coopérer avec l'autorité de surveillance

À la demande d'une autorité de surveillance, on attend du distributeur ou commerçant qu'il coopère, notamment en fournissant les informations et la documentation pertinentes. Pour une entreprise de taille moyenne, cela signifie qu'il doit être clair où se trouve cette documentation et qui peut la fournir — souvent elle se trouve en fait chez le fabricant ou l'importateur, et la question est alors à quelle vitesse celui-ci peut être consulté.

Transmettre les informations dans la chaîne

Lorsqu'un distributeur ou commerçant revend lui-même aussi en tant que partie intermédiaire — par exemple à un autre commerçant ou à une place de marché — on attend que les informations pertinentes sur le produit soient transmises. Lors de la vente par le biais d'une plateforme, cela joue un rôle particulier, qui est expliqué plus avant sur que signifie la fiche technique si je vends des meubles via une place de marché en ligne ?.

Où ça pose problème dans la pratique

Une première situation est la collection qui arrive via plusieurs intermédiaires, où personne ne sait plus vraiment qui est le fabricant ou l'importateur d'origine. La fiche technique manque, et le distributeur qui se trouve en dernier dans la chaîne est d'abord interpellé sans qu'il soit clair où la responsabilité des données sources incombe.

Une deuxième situation est l'hypothèse selon laquelle « le fournisseur l'aura bien arrangé ». Il n'y a pas de contrôle actif pour vérifier que le passeport et le support de données QR sont présents, de sorte qu'un passeport manquant n'est remarqué que lors d'un contrôle ou d'une plainte, plutôt qu'à la réception des marchandises.

Une troisième situation survient lors d'adaptations propres à un produit acheté, par exemple le remplacement d'une pièce ou l'adaptation de l'revêtement pour un client projet. Ceci peut modifier le rôle de l'entreprise en passant de distributeur à fabricant, avec un ensemble très différent d'obligations — voir Je deviens fabricant si je fais adapter ou bonifier un meuble existant ?.

Une quatrième situation est celle du fabricant situé en dehors de l'UE et pour lequel l'importateur dans la chaîne n'est pas clairement désigné. Le distributeur suppose alors que « quelqu'un d'autre » a déjà fait établir le passeport, alors qu'en réalité cela doit encore être fait — cela se présente souvent lors de Mon fabricant est situé en dehors de l'Union européenne — qui règle alors le passeport produit ?.

Une cinquième situation est la confusion concernant les données erronées : un distributeur qui transmet le passeport inchangé ne pense pas être lui-même responsable si le contenu n'est pas correct. Qui en est responsable est plus nuancé qu'on ne le pense — voir qui est responsable en cas de données incorrectes d'un fournisseur dans le passeport.

Ce que vous pouvez documenter

• Un point de contrôle fixe dans le processus d'approvisionnement où il est enregistré si le passeport produit et le support de données QR par article ont été contrôlés à la réception.
• Un accord interne sur la personne au sein de l'entreprise qui signale un soupçon de non-conformité, et à qui — y compris les coordonnées de l'autorité de contrôle compétente.
• Un aperçu par fournisseur ou fabricant de qui est le point de contact pour la documentation, de sorte qu'en cas de demande d'une autorité de contrôle, la source des données sous-jacentes soit rapidement claire.
• Une liste d'accords avec les fournisseurs sur le moment où le passeport est livré — avant la livraison, pas après.
• Un journal des livraisons qui ont été retenues ou retardées en raison d'un passeport manquant ou incomplet, avec le traitement définitif.
• Lors de la revente à d'autres parties : une méthode de travail fixe pour transmettre les données du passeport, de sorte que celles-ci ne soient pas perdues entre les maillons de la chaîne.

Pour les entreprises qui ne sont pas encore sûres d'être elles-mêmes désignées comme distributeur, importateur ou fabricant, c'est souvent la première question à répondre avant que l'une de ces accords puisse être utilement documentée — voir Suis-je importateur ou fabricant selon l'ESPR ?.