Was kostet ein Produktpass für Möbel?

Die Verordnung selbst nennt keinen Betrag

Es gibt keinen Preis im Gesetz: Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt vor, was ein digitaler Produktpass enthalten muss und wie er zugänglich sein muss, regelt aber nicht, was seine Erstellung oder das Hosting kosten darf. Die Kosten für einen Produktpass für Möbel werden also nicht von Brüssel festgelegt, sondern vom Markt bestimmt: von den Anbietern, die Pässe zusammenstellen, hosten und mit einem QR-Datenträger versehen, und von der Menge an Arbeit, die dies für ein bestimmtes Sortiment mit sich bringt. Das bedeutet nicht, dass es nichts zu sagen gibt — nur dass die Antwort nicht in einer Verordnung steht, sondern in der Praxis der Dienstleistung rund um diese Verordnung.

Was das Gesetz regelt und was nicht

Artikel 9 der ESPR bestimmt, welche Informationen ein digitaler Produktpass enthalten muss, wer Zugang haben muss (Verbraucher, Behörden, Marktteilnehmer) und dass die Daten über einen Datenträger wie einen QR-Code zugänglich sein müssen. Dies ist eine inhaltliche und technische Verpflichtung, die sich an Hersteller und Importeure richtet, die ein Produkt auf den europäischen Markt bringen. Der Artikel sagt nichts über Tarife von Dienstleistern, über Hosting-Kosten, darüber, was ein QR-Code kosten darf oder wer die Rechnung bezahlt. Diese Seite der Angelegenheit — die kommerzielle Seite — liegt außerhalb des Geltungsbereichs der Verordnung und damit auch außerhalb dessen, was hier unter Berufung auf diese Verordnung beschrieben werden kann.

Ab wann die Kosten eine Rolle spielen

Für Möbel ist noch nicht festgelegt, wann ein digitaler Produktpass verpflichtend wird. Die ESPR ist die Rahmenverordnung; die eigentliche Verpflichtung für eine Produktgruppe wie Möbel entsteht erst mit einem delegierten Rechtsakt, der speziell für diese Gruppe festgelegt wird. Nach dem Arbeitsprogramm der Europäischen Kommission für 2025-2030 wird ein solcher delegierter Rechtsakt für Möbel erwartet, das Datum dafür steht aber noch nicht fest. Solange dieser Rechtsakt nicht vorliegt, gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, mit der Kosten verbunden sind — die Frage "was kostet es" ist dann noch eine Frage über eine zukünftige Verpflichtung, nicht über eine laufende. Sobald der Rechtsakt veröffentlicht wird, erscheint das Datum hier.

Welche Faktoren den endgültigen Preis bestimmen

Auch ohne einen festgestellten Betrag lässt sich durchaus etwas darüber sagen, wovon die Kosten abhängen, in der Reihenfolge, in der ein Hersteller oder Importeur damit konfrontiert wird. Erstens stellt sich die Frage, wie viele Produktgruppen und Varianten es sind: eine Möbellinie mit ein paar Materialien ist weniger Arbeit als ein Sortiment mit Dutzenden von Stoffen, Holzarten und Oberflächen, denn jeder Pass muss die richtigen Daten für diese spezifische Variante enthalten. Zweitens zählt, wie diese Daten derzeit vorliegen: Sind Materialzusammensetzung, Herkunft und Pflegeanleitung bereits digital und strukturiert dokumentiert, oder müssen sie noch aus Zeichnungen, Einkaufsdossiers und Lieferanten-E-Mails extrahiert werden. Letzteres kostet erheblich mehr Zeit als die Umstellung von Daten, die bereits in Ordnung sind. Weiter kommt es darauf an, ob der Pass einmalig zusammengestellt wird oder über die Jahre hinweg gepflegt werden muss — beispielsweise bei Änderungen in einem Produktionsprozess oder bei einem Lieferantenwechsel — und wer diese Wartung durchführt. Schließlich macht es einen Unterschied, ob ein Unternehmen dies selbst aufbaut und hostet oder ob es dies an eine Plattform auslagert, die die Zusammenstellung, das Hosting und den QR-Datenträger bereitstellt; im letzteren Fall verschiebt sich ein Teil der Kosten von internen Stunden zu einer Dienstleistung, die pro Produkt oder pro Zeitraum in Anspruch genommen wird. Für einen Unternehmer, der sich darauf vorbereiten möchte, ist es daher praktischer, zunächst die eigenen Produktdaten zu erfassen, als auf einen endgültigen Betrag zu warten — denn der Umfang dieser eigenen Arbeit ist die größte Variable.

Worauf dies basiert: Artikel 9 ESPR

Dass die Verordnung keinen Betrag festlegt, folgt aus Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), die den Inhalt und die Zugänglichkeit des digitalen Produktpasses regelt, ohne Aussagen zu Kosten oder Tarifen zu machen. Dass die Verpflichtung für Möbel noch nicht aktiviert ist und dass eine delegierte Handlung dafür noch erlassen werden muss, folgt aus der Erläuterung der Europäischen Kommission zur Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte und dem zugehörigen Arbeitsplan.

Was zu tun ist

Wer sich jetzt schon mit diesem Thema befassen möchte, sollte am besten mit einer Bestandsaufnahme der eigenen Produktdaten beginnen: welche Materialien, Herkunft und Pflegeinformationen bereits festgelegt sind und in welcher Form. Diese Bestandsaufnahme bestimmt später den größten Teil der Kosten, unabhängig davon, welcher Anbieter oder welches Datum letztendlich gilt. Für einen konkreten Betrag ist es noch zu früh — das kommt erst in Frage, sobald der Umfang des eigenen Sortiments und der Zustand der eigenen Daten bekannt sind und sobald die delegierte Handlung für Möbel veröffentlicht worden ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt in Artikel 9 vor, dass ein Produkt mit einem digitalen Produktpass auf den Markt kommt, aber die Verordnung sagt nichts darüber aus, was dieser Pass kosten darf oder wer welchen Teil der Rechnung bezahlt. Das ist eine Entscheidung, die beim Unternehmen selbst liegt, innerhalb der Rahmenbedingungen, die die delegierte Handlung für Möbel künftig festlegt. Was derzeit jedoch gesagt werden kann, ist, woher die Kosten in der Praxis stammen und worauf sich ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern vorbereiten kann.

Daten sammeln und in Ordnung bringen

Der größte Kostenposten liegt normalerweise nicht im Pass selbst, sondern im Zusammentragen der zugrundeliegenden Daten: Materialien, Herkunft, Reparaturinformationen, Zusammensetzung von Stoffen und Beschichtungen. Für ein Unternehmen mit einigen hundert Artikelnummern und dutzenden Farb- und Stoffvarianten ist das eine erhebliche Aufgabe, besonders wenn diese Informationen derzeit noch über Einkaufsdossiers, E-Mails und die Köpfe einzelner Mitarbeiter verteilt sind. Wie dieser Prozess Schritt für Schritt angegangen werden kann, ist beschrieben auf der Vorgehensweise für den Produktpass in Phasen.

Technik: Datenträger, Hosting und Verknüpfungen

Ein Pass muss digital über einen Datenträger, üblicherweise einen QR-Code, zugänglich gemacht werden, und die zugrundeliegenden Daten müssen zehn Jahre lang irgendwo verfügbar bleiben, auch wenn ein Produkt nicht mehr verkauft wird. Das bedeutet eine Wahl zwischen Eigenentwicklung, Erweiterung eines bestehenden Systems oder Auslagerung an eine Plattform, die dies bereits für mehrere Kunden tut. Für Unternehmen, die bereits eine Produktdatenbank oder ein PIM-System nutzen, ist die Frage relevant, ob diese Basis für diese neue Anforderung geeignet gemacht werden kann, oder ob eine separate Ebene erforderlich ist; das wird ausgearbeitet auf der Seite über die Anpassung bestehender Software für den Pass.

Wartung bei Sortimentsänderungen

Ein Pass ist keine einmalige Übung. Sobald ein Stoff ausgetauscht wird, ein Lieferant wechselt oder eine Farbvariante aus der Produktion genommen wird, müssen die Daten hinter dem Pass aktualisiert werden. Bei einer Kollektion mit vielen Varianten läuft diese Wartung schnell auf, besonders wenn jede Stoff-Farbkombination als separates Produkt gilt. Wie das handhabbar zu halten ist, steht auf der Vorgehensweise für Kollektionen mit vielen Farb- und Stoffvarianten.

Interne Zeit und Verantwortung

Neben externen Kosten für Technik und Hosting kommt die Zeit der eigenen Mitarbeiter hinzu: jemand, der die Daten sammelt, prüft und aktuell hält, und der weiß, woher welche Informationen kommen. Bei einem Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist das oft keine Vollzeitfunktion, sondern eine Aufgabe, die zu einer bestehenden Rolle hinzukommt — mit dem Risiko, dass sie liegen bleibt, wenn das Tagesgeschäft Vorrang hat.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Kosten werden erst geschätzt, wenn die Deadline schon nahe ist. Weil das Datum für Möbel noch nicht feststeht, wird die Kostenfrage oft aufgeschoben bis "es sicher ist". Die Folge ist, dass die Datensammlung — die die meiste Zeit kostet — erst spät beginnt, während gerade dieser Prozess die längste Durchlaufzeit benötigt.

Nur auf die Softwarekosten geschaut, nicht auf die Datenqualität. Ein Unternehmen vergleicht Plattformen und Systeme nach Preis pro SKU, unterschätzt aber, was es kostet, Materialdaten von Lieferanten zu beschaffen, die diese Informationen selbst noch nicht strukturiert vorhalten.

Varianten nicht berücksichtigt. Ein Sofa, das in zwölf Stoffen und vier Fußfarben lieferbar ist, wird in der Kalkulation als "ein Produkt" mitgenommen, während der Datenaufwand und damit die Kosten mit der Anzahl der Kombinationen skalieren.

Wartung nicht berücksichtigt. Die einmalige Einrichtung wird kalkuliert, aber die jährliche Aktualisierung von Pässen bei Sortimentsänderungen wird vergessen, wodurch die tatsächlichen Kosten über mehrere Jahre höher ausfallen als die erste Schätzung.

Verwechslung zwischen dem, was jetzt schon nützlich ist und was erst verpflichtend wird. Einige Unternehmen warten mit allem, bis die Regeln endgültig sind, andere investieren zu früh in Systeme, die noch nicht den endgültigen Anforderungen entsprechen. Was jetzt schon ohne Risiko in Angriff genommen werden kann, ist beschrieben auf die Schritte, die bereits vorausschauend auf die endgültigen Regeln zu unternehmen sind.

Was Sie festhalten können

Eine Übersicht darüber, welche Produktdaten bereits pro Artikelnummer verfügbar sind, und welche Daten noch bei Lieferanten eingeholt werden müssen.
Eine Schätzung der Anzahl der eindeutigen Produktvarianten-Kombinationen, für die am Ende ein Produktpass erforderlich ist, als Grundlage für eine realistische Kostenschätzung.
Eine Vereinbarung darüber, wer im Unternehmen für die Aktualität der Daten verantwortlich ist, auch nach der ersten Einrichtung.
Eine Übersicht der bestehenden Software und Systeme (PIM, ERP, Produktdatenbank) und ob diese als Grundlage dienen können, oder ob eine separate Lösung erforderlich ist.
Ein Dossier, in dem festgehalten wird, welche Informationen eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle abfragen könnte, damit die Investition in Daten nicht nur auf den Produktpass selbst ausgerichtet ist; siehe welche Informationen eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle von Möbeln abfragen kann.
Ein Zeitplan, der Rechnung trägt mit der Zeit, die erforderlich ist, um Lieferanten um fehlende Daten zu bitten, unabhängig von der Frage, wann die Verpflichtung genau beginnt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.