Kan ik het meubelpaspoort zelf samenstellen?
Ja, in beginsel kunt u de gegevens voor het meubelpaspoort zelf verzamelen en structureren. De verordening schrijft geen verplichte tussenpartij voor: er staat niet dat een fabrikant of importeur verplicht is een extern platform in te schakelen om de inhoud samen te stellen. Wat de verordening wel vraagt, is dat bepaalde productinformatie op een vaste, machineleesbare manier beschikbaar komt en gedurende tien jaar bereikbaar blijft via een datadrager, meestal een QR-code.
De vraag is dus niet zozeer of het mag, maar of het praktisch haalbaar is binnen uw organisatie. Samenstellen is meer dan gegevens invullen in een formulier: het gaat om het verzamelen van betrouwbare informatie over materialen, herkomst, reparatie en einde levensduur, het structureren daarvan in het juiste formaat, en het zorgen dat die informatie tien jaar lang klopt en bereikbaar blijft. Dat laatste deel is waar de meeste bedrijven tegen grenzen aanlopen.
Wat 'samenstellen' precies inhoudt
Het samenstellen van een productpaspoort bestaat feitelijk uit drie onderdelen. Eerst de gegevens verzamelen: welke materialen zijn gebruikt, waar komen ze vandaan, hoe is het product te repareren of te demonteren. Vervolgens de gegevens structureren in een vorm die aansluit op de eisen die uit de verordening en de bijbehorende gedelegeerde handelingen volgen. En daarna de koppeling maken met een datadrager, zodat een gebruiker of toezichthouder de informatie kan opvragen door de QR-code te scannen.
De eerste twee stappen liggen vaak al binnen bereik van een bedrijf dat zijn eigen productie of import goed kent. Bedrijven weten doorgaans welke materialen ze verwerken en waar hun onderdelen vandaan komen. De uitdaging zit in het juiste formaat en in het bijhouden van wijzigingen: een gewijzigde leverancier, een aangepast onderdeel of een nieuwe repareerbaarheidsscore moet terug te vinden zijn in het paspoort, jaren na de eerste versie.
Waar de grens tussen zelf doen en uitbesteden ligt
Die grens verschuift meestal niet bij het verzamelen van de gegevens, maar bij het bijhouden ervan over een periode van tien jaar. Wie zelf een paspoort samenstelt, moet ook zelf een systeem inrichten dat na personeelswisselingen, systeemvervangingen of bedrijfsovernames nog steeds werkt. Een toezichthouder kijkt niet naar de intentie achter een paspoort, maar naar de vraag of de informatie op het moment van controle nog klopt en bereikbaar is.
Daarnaast speelt mee hoeveel producten en varianten een bedrijf voert. Voor een klein assortiment is handmatig samenstellen goed te doen. Bij veel varianten, materialen die per levering wisselen, of verkoop in meerdere EU-landen, wordt het onderhoud van de gegevens al snel een doorlopende taak in plaats van een eenmalig project. Op dat punt kiezen veel bedrijven ervoor om het samenstellen en actueel houden uit te besteden, terwijl de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de onderliggende gegevens bij het bedrijf zelf blijft liggen.
Om te bepalen welk deel van het proces voor uw situatie het meeste tijd of risico met zich meebrengt, helpt het om eerst helder te krijgen welke rol uw bedrijf in de keten speelt en welke gegevens daarbij precies vereist zijn. De onderwerpen die per situatie zijn uitgezocht geven daarvan een overzicht, zodat u niet in algemene voorlichting blijft hangen maar bij uw eigen positie in de keten terechtkomt.
Wat een platform als furnipas.eu wel en niet overneemt
Een platform dat het samenstellen overneemt, verzamelt niet zelf de brongegevens: die levert de fabrikant of importeur aan. Waar het platform waarde toevoegt, is in het structureren van die gegevens volgens de vereiste vorm, het koppelen aan een QR-datadrager en het tien jaar bereikbaar houden, ook als er intern iets verandert. Hoe die stappen precies verlopen en waar de onderliggende informatie vandaan komt, staat toegelicht op de pagina over hoe de gegevens tot een paspoort worden.
Of zelf samenstellen voor uw bedrijf haalbaar is, hangt af van de omvang van uw assortiment, de wisselingen in uw toeleveringsketen en de mate waarin u nu al gestructureerde productdata bijhoudt. Een jurist of de bevoegde toezichthouder kan u helpen bij vragen over uw specifieke verplichtingen; voor een eerste inschatting van waar uw bedrijf staat, is dat niet nodig.
Wilt u eerst zien hoe groot de opgave voor uw eigen assortiment is voordat u kiest tussen zelf doen en uitbesteden? Doe de gratis productscan met een indicatie in vijf vragen, of blader door de andere veelgestelde vragen over het meubelpaspoort om te zien welke stap voor u het meest urgent is.