Kann ich das Möbelpaspoort selbst zusammenstellen?
Ja, grundsätzlich können Sie die Daten für das Möbelpaspoort selbst sammeln und strukturieren. Die Verordnung schreibt keine verpflichtete Zwischenpartei vor: es steht nicht, dass ein Hersteller oder Importeur verpflichtet ist, eine externe Plattform einzuschalten, um den Inhalt zusammenzustellen. Was die Verordnung jedoch verlangt, ist, dass bestimmte Produktinformationen auf eine festgelegte, maschinenlesbare Weise verfügbar sind und zehn Jahre lang über einen Datenträger, üblicherweise einen QR-Code, abrufbar bleiben.
Die Frage ist also nicht so sehr, ob es erlaubt ist, sondern ob es praktisch innerhalb Ihrer Organisation machbar ist. Zusammenstellen ist mehr als das Ausfüllen von Daten in ein Formular: es geht darum, zuverlässige Informationen über Materialien, Herkunft, Reparatur und Lebensende zu sammeln, diese im richtigen Format zu strukturieren und sicherzustellen, dass diese Informationen zehn Jahre lang korrekt und abrufbar bleiben. Bei diesem letzten Punkt stoßen die meisten Unternehmen an Grenzen.
Was ‚Zusammenstellen' genau bedeutet
Das Zusammenstellen eines Produktpassoports besteht tatsächlich aus drei Teilen. Zunächst Daten sammeln: welche Materialien wurden verwendet, woher stammen sie, wie kann das Produkt repariert oder zerlegt werden. Danach die Daten in einer Form strukturieren, die den Anforderungen der Verordnung und der zugehörigen delegierten Rechtsakte entspricht. Und schließlich die Verbindung mit einem Datenträger herstellen, damit ein Benutzer oder eine Kontrollbehörde die Informationen durch Scannen des QR-Codes abrufen kann.
Die ersten beiden Schritte liegen oft schon im Bereich eines Unternehmens, das seine eigene Produktion oder seinen Import gut kennt. Unternehmen wissen in der Regel, welche Materialien sie verarbeiten und woher ihre Teile stammen. Die Herausforderung besteht im richtigen Format und in der Verfolgung von Änderungen: ein geänderter Lieferant, ein angepasstes Teil oder eine neue Reparaturfähigkeitsbewertung müssen im Pass zu finden sein, Jahre nach der ersten Fassung.
Wo die Grenze zwischen Eigenleistung und Outsourcing liegt
Diese Grenze verschiebt sich normalerweise nicht bei der Datenerfassung, sondern bei deren Verwaltung über einen Zeitraum von zehn Jahren. Wer selbst einen Pass zusammenstellt, muss auch selbst ein System einrichten, das nach Personalwechsel, Systemersatz oder Unternehmensübernahmen noch funktioniert. Eine Aufsichtsbehörde sieht nicht auf die Absicht hinter einem Pass, sondern auf die Frage, ob die Informationen zum Zeitpunkt der Kontrolle noch korrekt und zugänglich sind.
Darüber hinaus spielt eine Rolle, wie viele Produkte und Varianten ein Unternehmen führt. Für ein kleines Sortiment ist die manuelle Zusammenstellung machbar. Bei vielen Varianten, Materialien, die pro Lieferung wechseln, oder Verkauf in mehreren EU-Ländern wird die Verwaltung der Daten schnell zu einer laufenden Aufgabe statt zu einem einmaligen Projekt. An diesem Punkt entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Zusammenstellung und Aktualisierung auszulagern, während die Verantwortung für die Richtigkeit der zugrunde liegenden Daten beim Unternehmen selbst verbleibt.
Um zu bestimmen, welcher Teil des Prozesses für Ihre Situation die meiste Zeit oder das meiste Risiko mit sich bringt, hilft es, zunächst klar zu erkennen, welche Rolle Ihr Unternehmen in der Kette spielt und welche Daten dabei genau erforderlich sind. Die nach Situation ausgewählten Themen geben davon einen Überblick, damit Sie nicht in allgemeine Informationen verwickelt bleiben, sondern bei Ihrer eigenen Position in der Kette landen.
Was eine Plattform wie furnipas.eu übernimmt und nicht übernimmt
Eine Plattform, die die Zusammenstellung übernimmt, erhebt nicht selbst die Quelldaten: Diese werden vom Hersteller oder Importeur bereitgestellt. Der Mehrwert der Plattform liegt darin, diese Daten nach der erforderlichen Form zu strukturieren, sie mit einem QR-Datenträger zu verbinden und sie zehn Jahre lang verfügbar zu halten, auch wenn sich intern etwas ändert. Wie diese Schritte genau ablaufen und woher die zugrunde liegenden Informationen stammen, wird auf der Seite über erläutert, wie die Daten zu einem Passdatei werden.
Ob das Selbermachen für Ihr Unternehmen machbar ist, hängt vom Umfang Ihres Sortiments, den Veränderungen in Ihrer Lieferkette und dem Ausmaß ab, in dem Sie bereits strukturierte Produktdaten pflegen. Ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde können Ihnen bei Fragen zu Ihren spezifischen Pflichten helfen; für eine erste Einschätzung der Situation Ihres Unternehmens ist das nicht erforderlich.
Möchten Sie zunächst sehen, wie groß die Aufgabe für Ihr eigenes Sortiment ist, bevor Sie sich zwischen Selbermachen und Auslagern entscheiden? Führen Sie die kostenlose Produktprüfung mit einer Angabe in fünf Fragendurch, oder blättern Sie durch die anderen häufig gestellten Fragen zum Möbelpass um zu sehen, welcher Schritt für Sie am dringendsten ist.