Cea mai frecventă greșeală în suprapunerea dintre pașaportul mobilei și GDPR este că întreprinderile presupun că un pașaport privind un produs nu conține niciodată date cu caracter personal și, prin urmare, nu acordă atenție confidențialității. În practică, angajații completează câmpuri cu numele și numărul de telefon al unei persoane de contact pentru garanție, al unui director de proiect sau al unui instalator. Odată ce pașaportul este accesibil publicului prin codul QR, aceasta constituie o prelucrare de date cu caracter personal care trebuie să se conformeze GDPR, separat de regulamentul privind mobilele în sine.
Această greșeală nu apare din lipsă de atenție, ci dintr-o presupunere logică: pașaportul privește mobilele, nu oamenii. Din acest motiv, atunci când se transmit date, rareori se pune întrebarea dacă un câmp conține un nume de persoană, un număr de telefon direct sau o adresă de e-mail personală. Pentru un pașaport digital care poate fi consultat timp de zece ani, în mod public și la nivel mondial, această întrebare cântărește mai mult decât în cazul unei oferte sau facturi obișnuite.
De ce se întâmplă mai ușor decât credeți
Atunci când se compune un pașaport, adesea nu o singură persoană furnizează toate datele. Un reprezentant de vânzări completează specificații tehnice, un director de proiect adaugă instrucțiuni de întreținere, iar cineva din serviciul de clientență și-a pus pe ușor propriul nume și numărul 06 lângă „pentru întrebări". Niciunul dintre ei nu verifică aceasta în raport cu celelalte intrări, iar adesea nu există un moment fix în care cineva să evalueze întregul lucru înainte ca pașaportul să devină live. Astfel se creează un document care privește de fapt un dulap sau un birou, dar conține totuși date cu caracter personal vizibile pentru oricine are un smartphone.
Ce a determinat deja GDPR
GDPR a existat cu mult timp înainte de regulamentul privind mobilele și nu se schimbă prin venirea pașaportului digital de produs. Oricine prelucrează date cu caracter personal trebuie, printre altele, să indice un scop și o bază juridică și să nu distribuie date mai mult decât este necesar. A pune un nume și un număr de mobil într-un pașaport accesibil publicului este o formă de prelucrare în care aceste întrebări sunt relevante: este aceasta necesară pentru scopul pașaportului și este angajatul în cauză conștient că datele sale vor rămâne publice timp de zece ani? Autoritățile de supraveghere GDPR, în Țările de Jos Autoritatea pentru Protecția Datelor, evaluează acest tip de situații pe baza regulilor aplicabile, independent de modul în care regulamentul privind mobilele în sine este aplicat.
Cum evitați aceasta în practică
Cea mai simplă măsură este o regulă fixă: în pașaport apar doar date de contact funcționale, cum ar fi o adresă de serviciu generală sau un număr de întreprindere, niciodată numele sau numărul direct al unui singur angajat. Aceasta nu doar că evită o problemă GDPR, dar menține și pașaportul actualizat atunci când un angajat schimbă funcția sau pleacă din serviciu. O a doua măsură este un moment de control chiar înainte ca un pașaport să fie publicat, în care cineva verifică în mod explicit dacă există nume de persoane, numere de telefon private sau alte date care pot fi identificate. Atunci când mai mulți angajați furnizează date, acel moment de control este adesea singurul moment în care cineva vede întregul.
De asemenea, este util ca acest dialog să nu fie purtat doar intern, ci și cu partea care găzduiește pașaportul. Cine are acces la datele introduse, cât timp sunt păstrate și dacă este necesară un acord de prelucrare sunt întrebări care trebuie tratate în prezentarea generală a subiectelor pe situație. La furnipas.eu este elaborat modul în care datele sunt stocate și securizate; puteți citi despre acest lucru pe pagina privind confidențialitatea și protecția datelor.
Ce să faceți dacă s-a întâmplat deja
Dacă se dovedește că un pasaport conține de ceva vreme date cu caracter personal care nu ar fi trebuit să se afle acolo, primul pas este adaptarea sau ștergerea câmpului respectiv. Dacă există, în afară de aceasta, obligații de notificare sau alte măsuri necesare, depinde de situația concretă și este ceva de discutat cu un jurist sau cu Autoritatea pentru Protecția Datelor; aceasta nu este o întrebare care să poată fi răspunsă în sens general. Cu toate acestea, este recomandabil ca la o asemenea descoperire să verificați imediat dacă aceeași problemă apare în alte pasapoarte care nu au fost încă publicate, pentru a evita repetarea erorii.
Dacă societatea dvs. se confruntă cu acest risc depinde de cine furnizează ce date și cum este organizat procesul respectiv. Cu scannarea rapidă gratuită care oferă în câteva întrebări o primă indicație vedeți rapid care sunt punctele care necesită atenție, iar în colecția de întrebări frecvente găsiți mai multe informații despre modul în care pasaportul pentru mobilă se raportează la reglementările existente, cum ar fi GDPR.