Най-често допусканата грешка при взаимното действие между паспорта на мебелите и GDPR е, че компаниите предполагат, че паспортът на продукта никога не съдържа лични данни и затова не обръщат внимание на поверителността. На практика служителите попълват полета с име и телефонен номер на контактно лице за гаранция, ръководител на проект или монтажник. Веднага щом паспортът е публично достъпен чрез QR кода, това е обработка на лични данни, която трябва да отговаря на GDPR, независимо от самата регламент за мебелите.
Тази грешка не възниква от небрежност, а от логично предположение: паспортът е за мебелите, а не за хората. Поради това при предоставянето на данни рядко се разглежда дали едно поле съдържа личното име, преки телефонни номера или личен имейл адрес. За дигитален паспорт, който е публично и световно достъпен в продължение на десет години, този въпрос е по-важен, отколкото при обикновена оферта или фактура.
Защо това се случва по-лесно, отколкото мислите
При съставянето на паспорт често не един човек предоставя всички данни. Продавач попълва технически спецификации, ръководител на проект добавя инструкции за поддръжка, а някой от отдела за работа с клиенти поставя удобно своето име и номер 06 при „за въпроси". Никой от тях не проверява това спрямо другите входове и често няма фиксиран момент, в който някой оценява цялото преди паспортът да стане активен. По този начин възниква документ, който по същество е за шкаф или бюро, но въпреки това съдържа лични данни, видими за всеки със смартфон.
Какво освен това вече беше определено от GDPR
GDPR съществуваше много време преди регламента за мебелите и не се променя поради появата на дигиталния паспорт на продукта. Всеки, който обработва лични данни, трябва да може да назове цел и правна основа и не трябва да разпространява данните повече, отколкото е необходимо. Поставянето на име и мобилен номер в публично достъпен паспорт е форма на обработка, при която тези въпроси са уместни: е ли това необходимо за целта на паспорта и е ли съответният служител съзнавал, че неговите данни ще останат публични десет години? Органите по надзор на GDPR, в Нидерландия Органът по защита на данните, оценяват такива ситуации въз основа на применимите правила, независимо от това как се прилага самият регламент за мебелите.
Как да го избегнете на практика
Най-простата мярка е фиксирано правило: в паспорта са включени само функционални контактни данни, като общ сервизен адрес или номер на компания, никога име или преки номера на един служител. Това не само предотвратява GDPR проблем, но също поддържа паспорта актуален, когато служител смени длъжност или напусне. Второ мероприятие е контролна точка непосредствено преди публикуване на паспорт, при която някой изрично проверява дали съдържа личните имена, частни телефонни номера или други идентифицируеми данни. При няколко доставчика на данни тази контролна точка често е единственият момент, в който някой вижда цялото.
Също е полезно този разговор да не се ограничи само до вътрешния обем, но и да се проведе със страната, която хостира паспорта. Кой има достъп до въведените данни, как дълго се съхраняват и дали е необходимо споразумение за обработка на данни, са въпроси, които принадлежат към преглед на темите по ситуация. На furnipas.eu е изложено как се съхраняват и защитават данните; можете да го прочетете в страницата за поверителност и защита на данните.
Какво да направите, ако вече е станало
Ако се окажe, че паспортът дълго време е съдържал лични данни, които не са трябвало да бъдат в него, първата стъпка е да коригирате или изтриете полето. Дали след това възникват задължения за докладване или други действия, зависи от конкретната ситуация и е въпрос, който трябва да обсъдите с адвокат или с Управата по защита на личните данни; това не е въпрос, който може да се отговори в общ смисъл. Все пак е разумно при такова откритие веднага да проверите дали същия проблем съществува и в други, още не публикувани паспорти, така че грешката да не се повтори.
Дали вашето предприятие е изложено на този риск, зависи от това кой какви данни доставя и как е организиран този процес. С безплатния бърз преглед, който с няколко въпроса дава първоначална индикация бързо ще видите кои са проблемните места, и в събраното описание на често задавани въпроси ще намерите по-подробна информация относно това как меблеуспапортът се съотнася към съществуващи правила като GDPR.