Dažniausiai daroma klaida, kai meublės pasas ir BDAR susikerta, yra ta, kad įmonės mano, jog pasas apie produktą niekada neturi asmeninių duomenų ir todėl neskoda dėmesio privatumui. Praktikoje darbuotojai užpildo laukus garantijos kontaktinio asmens vardu ir telefono numeriu, projekto vadovo arba montuotojo. Kai tik pasas per QR kodą tampa viešai prieinama, tai yra asmeninių duomenų tvarkymas, kuris turi atitikti BDAR reikalavimus, nepaisant pačios meublės direktyvos.
Ši klaida atsiranda ne dėl neatsargumo, o dėl loginio prielaidos: pasas yra apie baldą, o ne apie žmones. Todėl duomenų pateikimo metu retai kyla klausimas, ar lauke yra asmens vardas, tiesioginis telefono numeris ar asmeninis el. pašto adresas. Kai skaitmeninį pasą galima viešai ir pasauliniu mastu peržiūrėti dešimt metų, šis klausimas yra svarbesnis nei paprastoje pasiūloje ar sąskaitoje faktūroje.
Kodėl tai lengviau nutinka, nei manote
Sudarant pasą, paprastai ne vienas asmuo pateikia visus duomenis. Pardavimo darbuotojas užpildo techninius specifikacijas, projekto vadovas prideda priežiūros instrukcijas, o klientų paslaugų darbuotojas patogumo dėlei prideda savo vardą ir 06 numerį „klausimams spręsti‟. Nei vienas iš jų to neverifikuoja pagal kitą įvestį, ir dažnai nėra fiksuoto momento, kada kas nors visa tai peržiūri prieš pradedant naudoti pasą. Taip susidaro dokumentas, kuris iš tikrųjų yra apie spintą ar biuro stalą, tačiau vis tiek turi asmeninių duomenų, kurie su išmaniuoju telefonu matomi kiekvienam.
Ką be to jau nustatė BDAR
BDAR egzistavo gerokai prieš Baldų reglamentą ir nesikeičia atsiradus skaitmeniniam produkto pasui. Kas apdoroja asmeninę informaciją, turi galėti nurodyti tikslą ir teisinį pagrindą, ir negali skleisti duomenų plačiau nei reikalinga. Vardą ir mobilųjį numerį viešai pasiekiamame pase dėti yra apdorojimo forma, kurioje kyla šie klausimai: ar tai būtina paso tikslui, ir ar susijęs darbuotojas žino, kad jo duomenys dešimt metų liks viešai prieinami? BDAR priežiūros institucijos, Nyderlanduose tai Asmeninės informacijos institucija, vertina tokias situacijas pagal galiojančias taisykles, nepaisant to, kaip pats Baldų reglamentas yra įgyvendinamas.
Kaip praktikoje to išvengti
Paprasčiausia priemonė yra fiksuota taisyklė: pase gali būti tik funkciniai kontaktiniai duomenys, pavyzdžiui, bendras paslaugų adresas arba įmonės numeris, niekada vieno darbuotojo vardas ar tiesioginis numeris. Tai neužkerta kelio tik BDAR klausimui, bet ir pasą pasiliko aktualų, kai darbuotojas keičia pareigybę arba nutraukia darbą. Antroji priemonė yra kontrolės taškas netrukus prieš pasą publikuojant, kai kas nors aiškiai patikrina, ar jame yra asmenvarčiai, privačūs telefoniniai numeriai ar kiti identifikuojami duomenys. Kai dalyviauja keli teikiantys darbuotojai, tas kontrolės taškas dažnai yra vienintelis momentas, kai kas nors supranta visuomenę.
Taip pat verta šį pokalbį vesti ne tik viduje, bet ir su puse, kurie talpina pasą. Kas turi prieigą prie įvestų duomenų, kiek laiko jie laikomi ir ar reikalinga apdorotojai sutartis, yra klausimai, kurie priklauso duomenų tvarkymo temos apžvalgai pagal situaciją. Furnipas.eu sistemoje išsamiai aprašyta, kaip duomenys saugomi ir apsaugomi; tai galite perskaityti puslapyje apie privatumą ir duomenų apsaugą.
Ką daryti, jei tai jau įvyko
Jei paaiškėja, kad pasportas jau ilgą laiką yra sudarytas iš asmeninių duomenų, kurie neturėjo jame būti, pirmasis žingsnis yra pakoreguoti arba panaikinti lauką. Ar be to galioja pranešimo pareigos arba kiti veiksmai, priklauso nuo konkrečios situacijos ir yra klausimai, kuriuos reikėtų aptarti su juriste ar su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija; tai nėra klausimas, į kurį galima atsakyti bendrai. Tačiau būtina, kai nustatoma tokia klaida, iš kart patikrinti, ar ta pati problema neegzistuoja kituose, dar nepublikuotuose pasportuose, kad klaida nebūtų pakartota.
Ar jūsų įmonė susiduria su šiuo riziką, priklauso nuo to, kas pateikia kokius duomenis ir kaip yra sutvarkytą tas procesas. Su nemokama greita apžvalga, kuri per porą klausimų suteikia pirmąją nuorodą, greitai matysite, kokie yra svarbūs punktai, ir dažniausiai užduodamų klausimų rinkinyje rasite daugiau informacijos apie tai, kaip baldų pasportas susijęs su galiojančiais teisės aktais, pvz., BDAR.