Το πιο συνηθισμένο λάθος στη σύμπτωση μεταξύ του διαβατηρίου επίπλων και του GDPR είναι ότι οι επιχειρήσεις υποθέτουν ότι ένα διαβατήριο για ένα προϊόν δεν περιέχει ποτέ προσωπικά δεδομένα και επομένως δεν δίνουν προσοχή στην προστασία δεδομένων. Στην πράξη, οι υπάλληλοι συμπληρώνουν πεδία με το όνομα και το τηλέφωνο ενός ατόμου επικοινωνίας για την εγγύηση, ενός υπεύθυνου έργου ή ενός εγκαταστάτη. Μόλις το διαβατήριο είναι δημόσια προσβάσιμο μέσω του κωδικού QR, πρόκειται για μια επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που πρέπει να συμμορφώνεται με το GDPR, ανεξάρτητα από τον κανονισμό για τα έπιπλα.
Αυτό το λάθος δεν προκύπτει από αμέλεια αλλά από μια λογική υπόθεση: το διαβατήριο αφορά το έπιπλο, όχι τους ανθρώπους. Γι' αυτό, κατά την παροχή δεδομένων, σπάνια τίθεται το ερώτημα εάν ένα πεδίο περιέχει όνομα προσώπου, άμεσο τηλέφωνο ή προσωπικό διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για ένα ψηφιακό διαβατήριο που είναι δημόσια προσβάσιμο και ερευνήσιμο σε όλο τον κόσμο για δέκα χρόνια, αυτό το ερώτημα είναι πιο σημαντικό από ότι σε μια κοινή προσφορά ή λογαριασμό.
Γιατί αυτό συμβαίνει πιο εύκολα από ό,τι νομίζετε
Κατά τη σύνταξη ενός διαβατηρίου, συχνά δεν παρέχει ένα άτομο όλα τα δεδομένα. Ένας πωλητής συμπληρώνει τεχνικές προδιαγραφές, ένας υπεύθυνος έργου προσθέτει οδηγίες συντήρησης και κάποιος από την εξυπηρέτηση πελατών βολικά βάζει το δικό του όνομα και τον αριθμό του 06 "για ερωτήματα". Κανείς από αυτούς δεν το ελέγχει σε σχέση με τα άλλα δεδομένα και συχνά δεν υπάρχει καθοριστικό σημείο στο οποίο κάποιος να αξιολογήσει το σύνολο πριν το διαβατήριο ενεργοποιηθεί. Έτσι δημιουργείται ένα έγγραφο που αφορά στην πραγματικότητα ένα ντουλάπι ή ένα γραφείο, αλλά που περιέχει προσωπικά δεδομένα που είναι ορατά σε όλους με ένα smartphone.
Τι ορίζει ήδη το GDPR
Το GDPR υπήρχε ήδη πολύ πριν από τον κανονισμό για τα έπιπλα και δεν αλλάζει με την εμφάνιση του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος. Όποιος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πρέπει, μεταξύ άλλων, να μπορεί να προσδιορίσει έναν σκοπό και μια νομική βάση και να μην διαδίδει δεδομένα περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο. Η τοποθέτηση ενός ονόματος και ενός αριθμού κινητού σε ένα δημόσια προσβάσιμο διαβατήριο είναι μια μορφή επεξεργασίας στην οποία ισχύουν αυτά τα ερωτήματα: είναι αυτό αναγκαίο για το σκοπό του διαβατηρίου και γνωρίζει ο εμπλεκόμενος υπάλληλος ότι τα δεδομένα του θα παραμείνουν δημόσια προσβάσιμα για δέκα χρόνια; Οι εποπτικές αρχές του GDPR, στην Ολλανδία η Αρχή Προστασίας Δεδομένων, αξιολογούν τέτοιες καταστάσεις με βάση τους ισχύοντες κανόνες, ανεξάρτητα από τον τρόπο επιβολής του ίδιου του κανονισμού για τα έπιπλα.
Πώς το αποφεύγετε αυτό στην πράξη
Το απλούστερο μέτρο είναι ένας σταθερός κανόνας: το διαβατήριο περιέχει μόνο λειτουργικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως μια γενική διεύθυνση εξυπηρέτησης ή έναν αριθμό εταιρείας, ποτέ το όνομα ή τον άμεσο αριθμό ενός υπαλλήλου. Αυτό δεν προλαμβάνει μόνο ένα ερώτημα GDPR, αλλά διατηρεί επίσης το διαβατήριο ενημερωμένο όταν ένας υπάλληλος αλλάζει θέση ή αποχωρεί. Ένα δεύτερο μέτρο είναι ένα σημείο ελέγχου λίγο πριν από τη δημοσίευση ενός διαβατηρίου, κατά το οποίο κάποιος ελέγχει ρητώς εάν υπάρχουν ονόματα προσώπων, ιδιωτικά τηλέφωνα ή άλλα αναγνωρίσιμα δεδομένα. Όταν υπάρχουν πολλοί υπάλληλοι που παρέχουν δεδομένα, αυτό το σημείο ελέγχου είναι συχνά το μόνο σημείο στο οποίο κάποιος έχει μια ολοκληρωμένη εικόνα.
Είναι επίσης χρήσιμο να μην διεξάγετε αυτή τη συζήτηση μόνο εσωτερικά, αλλά και με το μέρος που φιλοξενεί το διαβατήριο. Ποιος έχει πρόσβαση στα εισηγμένα δεδομένα, πόσο καιρό διατηρούνται και εάν χρειάζεται σύμβαση επεξεργασίας, είναι ερωτήματα που ανήκουν στο περίληψη των θεμάτων ανά κατάσταση. Στο furnipas.eu έχει αναλυθεί ο τρόπος αποθήκευσης και προστασίας των δεδομένων· το διαβάζετε στο σελίδα σχετικά με την προστασία δεδομένων και την ασφάλειά τους.
Τι να κάνετε εάν έχει ήδη συμβεί
Εάν αποδειχθεί ότι ένα διαβατήριο περιέχει προσωπικά δεδομένα για μεγάλο χρονικό διάστημα που δεν θα έπρεπε να περιέχει, το πρώτο βήμα είναι να προσαρμόσετε ή να διαγράψετε το πεδίο. Το εάν υπάρχουν επιπλέον υποχρεώσεις ειδοποίησης ή άλλα μέτρα εξαρτάται από την συγκεκριμένη κατάσταση και είναι κάτι που πρέπει να συζητηθεί με έναν νομικό ή με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων· αυτό δεν είναι θέμα που μπορεί να απαντηθεί με γενικό τρόπο. Ωστόσο, είναι σκόπιμο κατά την ανακάλυψη τέτοιας περίστασης να ελέγξετε αμέσως εάν το ίδιο πρόβλημα υπάρχει σε άλλα, ακόμη μη δημοσιευμένα διαβατήρια, ώστε το σφάλμα να μην επαναληφθεί.
Το εάν η επιχείρησή σας διατρέχει αυτόν τον κίνδυνο εξαρτάται από το ποιος ποια δεδομένα προμηθεύει και πώς είναι διοργανωμένη αυτή η διαδικασία. Με τη δωρεάν γρήγορη σάρωση που σε λίγες ερωτήσεις δίνει μια πρώτη ένδειξη βλέπετε γρήγορα που υπάρχουν σημεία προσοχής, και σε τη συλλογή συχνών ερωτήσεων θα βρείτε περισσότερο πλαίσιο σχετικά με το πώς το διαβατήριο επίπλων σχετίζεται με υφιστάμενους κανόνες όπως το GDPR.