Visizplatītākā kļūda mēbeles pases un GDPR savstarpējā darbībā ir tā, ka uzņēmumi pieņem, ka pase par produktu nekad nesatur personīgos datus un tāpēc nepievērš uzmanību privātumam. Praksē darbinieki ieraksta laukos garantijas kontaktpersonas, projekta vadītāja vai instalētāja vārdu un tālruņa numuru. Tiklīdz pase ir publiski pieejama, izmantojot QR kodu, tā ir personīgo datu apstrāde, kas ir jāatbilst GDPR, neatkarīgi no pašas mēbeles regulējuma.
Šī kļūda rodas ne no neuzmanības, bet no loģiskas pieņēmuma: pase ir par mēbeli, nevis par cilvēkiem. Tāpēc, iesniegdami datus, reti tiek apsvērti jautājumi par to, vai lauks satur personas vārdu, tiešu tālruņa numuru vai personīgu e-pasta adresi. Ciparu pasportam, kas desmit gadus ir publiski un pasaulē pieejams, šis jautājums ir svarīgāks nekā parastajam piedāvājumam vai rēķinam.
Kāpēc tas notiek vieglāk, nekā jūs domājat
Pases apkopošanas laikā bieži ne viens cilvēks nesne sniedz visus datus. Pārdošanas darbinieks ieraksta tehniskos parametrus, projekta vadītājs pievieno apkopes norādījumus, un kāds no klientu servisa komandas vienkāršības labad pievieno savu vārdu un 06 numuru „jautājumiem―. Neviens no viņiem to nepārbauda pret citu ievadi, un bieži vien nav noteikta brīža, kad kāds novērtētu visu pirms pases publicēšanas. Tā rodas dokuments, kas faktiski ir par skapi vai galdu, taču tomēr satur personīgos datus, kas ir redzami ikvienam ar viedtālruni.
Ko GDPR jau noteica
GDPR pastāvēja jau ilgu laiku pirms mēbeles regulējuma un nemainās mēbeles regulējuma pieņemšanas dēļ. Kurš apstrādā personīgos datus, tas var norādīt mērķi un tiesisko pamatu, un nedrīkst izplatīt datus plašāk nekā nepieciešams. Vārda un mobilo numura publicēšana atvērtā pases pieejamības dokumentā ir apstrādes forma, kurā šie jautājumi ir nozīmīgi: vai tas ir nepieciešams pases mērķim un vai attiecīgais darbinieks ir informēts, ka viņa dati desmit gadus publiski pieejami? GDPR uzraudzības iestādes, Nīderlandē Iestāde personīgo datu aizsardzībai, novērtē šādas situācijas, pamatojoties uz spēkā esošajiem noteikumiem, neatkarīgi no tā, kā tiek piemērots pats mēbeles regulējums.
Kā to praktiski novērst
Vienkāršākais pasākums ir fiksēts noteikums: pasē ir tikai funkcionālie kontaktdati, piemēram, vispārīga servisa adrese vai uzņēmuma numurs, nekad viena darbinieka vārds vai tiešais numurs. Tas ne tikai novērš GDPR problēmu, tas pases saglabā aktualitāti, kad darbinieks pāriet uz citu amatu vai izstājas no darba. Otrais pasākums ir kontroles punkts tieši pirms pases publicēšanas, kad kāds skaidri pārbauda, vai tajā ir personas vārdi, privāti tālruņa numuri vai citi identificējami dati. Ja datus sniedz vairāki darbinieki, šis kontroles punkts ir bieži vienīgais moments, kad kāds redz pilnu ainu.
Ir arī lietderīgi šo sarunu vadīt ne tikai iekšēji, bet arī ar pusi, kas pasportua pārvaldīšanu. Kurš piekļūst ierakstītajiem datiem, cik ilgi tie tiek saglabāti un vai ir nepieciešams datu apstrādes nolīgums, ir jautājumi, kas der uz tēmu pārskats katrai situācijai―. Furnipas.eu ir izstrādāts, kā dati tiek saglabāti un aizsargāti; to var lasīt uz lapas par privātumu un datu drošību.
―. Kas jādara, ja tas jau ir noticis
Ja izrādās, ka pase jau ilgstoši satur personas datus, kas tur nebūtu jābūt, pirmais solis ir pielāgot vai dzēst laukumu. Vai papildus tam pastāv paziņošanas pienākumi vai citi soļi, ir atkarīgs no konkrētās situācijas un tas ir jāapspriež ar jurista vai Personīgo datu pārvaldības iestādi; tas nav jautājums, uz kuru var atbildēt vispārējā nozīmē. Tomēr, atklājot šādu problēmu, ir ieteicams nekavējoties pārbaudīt, vai tāda pati problēma pastāv citos vēl nepublicētos pases dokumentos, lai kļūda netiktu atkārtota.
Tas, vai jūsu uzņēmums saskare ar šo risku, ir atkarīgs no tā, kurš kādus datus sniedz un kā šis process ir organizēts. Ar bezmaksas ātro skenēšanu, kas ar dažiem jautājumiem sniedz sākotnēju norādi jūs ātri redzēsit, kur atrodas uzmanības punkti, un bieži uzdoto jautājumu kolektājā atradīsit plašāku fonu par to, kā mebeļu pase attiecas uz spēkā esošajiem noteikumiem, piemēram, GDPR.